刍议招标代理公司招投标档案管理对策与建议

潘静艳

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-125-01

摘 要 伴随着改革开放的不断深入，我国的社会经济迎来了高速的发展，在这个过程当中，在不同领域当中都进行了招投标工作，形成了大量的招投标档案，需要我们进行集中和专业的管理。本文是针对当前招标代理公司招投标档案管理的现状进行分析，并且试着提出相应的对策和建议，期望能够提供一些有效的帮助。

关键词 招标代理公司 招投标档案 档案管理工作

《招标投标法》是我们在招投标过程中主要指导，在各种领域的招投标过程中，也都进行着践行和应用，随之而来的是大量的招投标档案，如何管理好这些档案就成为了当下较为重要的问题。所以，我们应当明确招投标档案管理工作的重要意义，并且从当下招投标档案管理的现状进行分析，找出科学、合理的档案管理对策与建议，来帮助招标代理公司构建良性的循环体系。

一、招投标档案管理的重要意义

（一）凭证意义

通俗来讲，招投标档案就是企业在招投标的准备以及正式实施过程中的工作记录，有着十分重要的凭证作用。我们常说“口说无凭”，只有真正的白纸黑字的证明才能够令人信服，而招投标档案就是这样的重要凭证，能够将企业内部以及和业主之间的责任进行划分，并且明确双方的权益，避免出现一些不必要的争论，在纠纷发生时也有着相应的依据。招投标档案具有着无法被替代的凭证意义，也具有着一定的权威性。

（二）参考意义

招投标档案往往并不是单独的一份档案，而是在实际的建设过程中形成的一系列档案，具有着相互关联的特性，往往牵一发而动全身。如若缺失相关的招投标档案进行参考，那么整个项目环节的进行就会缺少章法，甚至于产生无法挽回的损失。如若招标代理公司在平时的工作当中，对招投标档案的管理加以重视，那么随着工作当中的不断积累，招投标档案就会更加的完善，并且在以后的工作以及同类招标项目运作过程中发挥出无法估量的作用。综上所述，招投标档案的管理是招标代理公司必不可少的工作部分，具有着无可替代的参考意义，帮助整个公司更好的运行和发展。

二、招投标档案管理工作现状

（一）档案管理人员能力不足

档案管理人员是招标代理公司招投标档案管理工作的主导者，也決定着整个工作过程中的质量和效率，但是令人担忧的是，大部分的企业招投标档案管理人员的专业能力并不是很充足。有很多的招投标档案管理人员，本身并不是档案管理专业出身，往往是第一次接触到相关的工作，甚至于有很多的公司会使用其他的文员来进行兼职，这些相关人员在工作的过程中，缺少应有的主动意识和专业能力，所以就会导致招投标档案管理的质量和水平下降，甚至于发生档案遗失的情况，严重损害公司的利益。

（二）缺少档案管理意识

招标代理公司在经营运作的过程中，相比于招投标档案的管理工作，往往更加的注重企业的经济效益，从短期来看，招投标档案管理并不能够带来大量的经济利润，所以有很大一部分企业没有明确的认识到招投标档案管理工作的重要性，所以在实际的工作当中就较为的忽视，招投标档案管理工作得不到相关的资源支撑，我们工作的开展也就会受到一定的限制，长此以往就会影响公司的运营和发展。

三、招标代理公司招投标档案管理对策与建议

（一）提升工作人员的专业能力

正如我们前面所提到的，工作人员是招标代理公司招投标档案管理工作过程中的主导者，所以工作人员的专业能力水平就在很大一定程度上决定着我们的工作质量和效率，招标代理公司想要更好的开展招投标档案管理工作，就应当注重对工作人员进行严格的筛选和培训。在聘用工作人员的过程当中，应当尽量选择那些有过相关工作经验，并且学习过相关专业知识的人员，这些人员在接触到工作的过程中，就能够很快的熟悉工作内容，并且提升我们的工作质量和效率。对于一些没有相关经验和能力的工作人员，我们应当积极的进行岗前培训，让他们在上岗之前对工作的流程以及工作相关的业务知识有一个基础的了解。

（二）增强对招投标档案管理工作的支持

招标代理公司管理者在经营管理的过程中，应当学会从长远的角度来进行观察，发现招投标档案管理工作的重要意义和作用，明确相关的凭证和参考意义，在平时的工作当中重视招投标档案管理工作，把招投标档案管理工作放到正式的部门工作日程当中，并且应当经常对工作内容进行监督和检查，让相关人员在工作过程中也将招投标档案管理工作重视起来。

（三）完善信息录入和检索

我们在进行招投标档案的录入过程中，应当针对每一份招投标档案来设置一个基本信息表，并且将档案当中的关键词进行录入（委托单位、中标单位、金额等），以及形成专业的目录，这样我们在进行招投标档案的管理和检索过程中，就能够更加快速的找到目标，提升我们的工作效率。

四、结语

招投标档案管理工作是招标代理公司当中的主要工作内容，具有着重要的凭证和参考意义，我们在进行招投标档案管理工作的过程中，应当注重提升工作人员的专业能力水平、增强公司对招投标档案管理工作的支持以及完善信息录入和检索，从而提升我们的工作质量和效率，帮助公司更好的运行和发展。

参考文献：

[1]吴莹.招标代理公司招投标档案管理对策与建议[J].兰台世界，2019，S1：83-84.

[2]邱玲.企业招投标档案管理的现状分析及规范管理的对策[J].甘肃科技，2013，2911：90-91+125.