新时期档案利用和服务工作的探讨

2019-02-10于柏云

现代企业文化·理论版 2019年32期

于柏云

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-097-02

摘要首先阐述了档案利用服务工作创新的必要性，然后论述了档案利用服务工作中的漏洞及当前档案信息资源使用存在的弊端，最后总结了新时期档案利用服务工作创新的对策。

关键词档案利用服务档案信息化

档案事业在社会经济及人们生活中有着非常重要的地位，是社会发展过程中不可缺少的重要組成部分。在档案管理工作中，档案工作者要重视档案的开发和利用，推动档案事业的发展，并以此作为自身神圣的职责和使命。在新的历史发展时期，法制化建设逐渐完善，人们的法律意识逐步得到提高，人们逐渐认识到档案服务的重要性和必要性。在社会经济发展过程中，档案管理部门要紧跟时代发展的步伐，认真完成时代赋予的各种使命，准确把握档案工作的重点和关键所在，不断拓宽服务的渠道和范围，满足社会发展的需求，为社会发展和人们工作生活需要提供及时而有效的服务，不断提高自身服务质量和水平，为此对在新时期如何更好的开展档案服务工作进行分析和探讨。

一、档案利用服务工作创新的必要性

（一）档案利用服务工作的创新是信息社会发展的客观要求

近年来，随着社会的发展进步，信息技术及网络技术迅速普及，我国各行各业在服务中开始向着信息化数字化方向发展。在社会信息化发展过程中又使得各种文件档案的产生，使得档案的应用和管理方式发展巨大的变化。

（二）档案利用服务工作的创新，是推动档案事业和档案信息化建设的必然要求

随着我国信息时代的来临，档案逐渐向着信息存储发展，并在需要时进行信息调取加以利用，档案的信息服务变得越来越突出。

（三）档案利用服务工作的创新，是提高档案部门社会影响的重要手段

尽管随着我国改革开放的发展社会获得了巨大的进步，但是人的意识却没有同步发展和转变。人们的意识还需要更新和转变，在档案方面表现为很多人还是以为档案是非常神秘的。因此，人们对档案的认识还不是很到位，在档案使用方面缺乏必要的认识，将档案部门看成神秘的部门。

二、档案利用服务工作中的漏洞

（一）档案部门比较封闭

自我国设立档案部门，进行档案管理，档案部门的管理工作就非常严密，档案管理部门一直处于封闭管理的形式，在服务方面都是被动服务，缺乏主动服务意识。同时，档案部门的工作方式也较为落后和传统，其工作的内容也较为固定，主要集中在四个方面，也就是进行档案的接收，对档案进行编目立卷，对档案进行入库上架和，供使用者提供查阅调卷等。？？？？（二）馆藏结构单一

在档案资料收集中，非常重视文书、科技和专业方面的收集，在名人、专利、实物和声像方面的收集却很少，有些档案部门甚至在这些方面的收集却几乎为零，这些局限性的存在使得档案利用时会产生较大的局限性。

（三）档案管理的技术手段比较落后

另外，档案接收方面主要以纸质档案为主，而现在数据化电子化的新型载体档案越来越多。如果档案服务部门还停留在传统业务方面很显然就会被时代所淘汰，会使得档案管理在新时期无法获得进步与创新。另外，从当前来说，档案管理工作方式还主要以手工操作为主，因此其管理效率比较低。

三、当前档案信息资源使用存在的弊端

尽管人们已经意识到档案的价值且档案信息资源越来越多，但由于各种因素的限制，使得当前的档案的利用率还不是很高。当前面临的主要困难是在档案管理方面还较为落后，传统管理模式还没有被创新和变革。实际上，当前很多档案馆（室）都是一种被动服务的工作方式，在自身工作宣传方面做的也不是很到位。表现在档案管理部门和使用者之间无法进行有效的交流沟通，表现出档案管理者整理和收集管理着大量的档案信息资源，但是信息的需求者却不知或者无法利用到。因此，档案管理更多的倾向了资料及信息的收集和整理，但是却对使用者的利用缺乏必要的关注，使得多数档案被置之高阁而无法发挥应有的利用价值。另外，从档案内容的使用来看，有的使用者仅仅是参考其中的具体信息，但有的则需要挖掘其中的深层次的内涵，但档案管理部门却无法满足这一方面的需要，也就是档案管理的编研部门无法真正发挥其设置的作用，其档案信息资源开发利用还需要进行创新和深度发展。另外，因为档案管理方面缺乏必要的信息化、网络化建设，使用者无法进行方便、快捷的使用，也使得档案的利用率受到抑制。

虽然我们无法对档案利用效益进行精准计算，但却不能否定档案信息利用中客观存在的利用效益。档案利用效益，概况来说有以下几个特点：一是具有多维性的特点。档案信息资源在利用中应重视其信息共享能力的开发，这是档案信息利用多维性存在的主要原因，尤其是档案信息资源的共享性与物质产品所具有的多用途不同，其多方面的效益是可以并存的、同时实现的，而物质产品的用途却不能同时实现和并存。二是具有间接性的特点。档案信息资源的价值是间接发挥作用的，是一种有着间接性的效益。三是具有长效性的特点。进行档案的保持其目标是为了后期的应用，所以档案只要处于保存期内，就觉得了其价值具有长期的有效性，其价值的发挥也是长期的。

四、新时期档案利用服务工作创新的对策

（一）加强基础建设，提高服务利用手段

首先，要积极推动档案的信息化建设。随着社会信息技术的快速普及和应用，人们在档案查阅速度及方式、借阅方式和速度方面有了更高的要求，因此档案管理部分要与时俱进，提高技术含量，通过应用最新的信息技术手段满足受众的需求；其次，档案工作者要提高工作积极性和主动性，做好档案的收集和宣传工作，提高馆藏量，增强服务意识，提高和全社会利用和档案的意识，推动档案产生更大的价值；再次，积极推动学术交流，学习先进的管理和工作经验，改进工作方式，积极开展科研工作，在档案技术的关键性技术方面要争取多研究出新成果、新技术，推动档案工作的不断发展。

（二）努力创新，提高档案利用和服务水平

进行档案服务创新，提高档案利用价值，是践行“三个代表”重要思想的重要体现，可以满足党和政府各项工作开展的需求，满足广大人民群众在档案管理方面的需求，通过不断创新档案服务的手段及内容，拓展档案服务的渠道和方式，可以为廣大人人民群众利用档案功能提供更好的服务，提升档案管理工作的价值与内涵，促进档案信息的社会化与现代化。

1.在创新中做好档案收集整理工作

在档案管理工作中收集档案是最基础的工作，当前档案馆出现各种不均衡现象，如文书方面的档案资料较多，但经济、科技方面的档案资料却较为匮乏；历史方面的资料较多，但当前的最新的文件却较为区分；纸质的档案占绝大部分，而相应的声像、实物方面的档案则占极少部分，这与社会历史的发展极其不相适应，尤其是近年来社会的影像资料增加较大，传统的资料形式已经无法满足社会对档案的查询和使用需求。因此，继续进行馆藏资源的充实、完善和提升，加强档案资料的广泛收集，加大对一些新兴领域档案资料的收集，尤其是声像、实物等需要特种载体方面的档案资料。要加强档案资料的整理工作，加强馆藏档案信息资源的抢救和整理，提高档案整理工作质量。

2.不断推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案利用创造条件

在信息化技术普及应用的今天，档案管理也逐渐实现档案管理的数字化，在馆藏目录查询方面建立专门的系统，同时建设不同类别的全文数据库、多媒体数据库等，逐步打造信息化、数据化、网络化的现代电子档案信息服务模式，加强对文本、视频、声频等方面数字档案的收集和管理工作，对时代发展过程中发生的各种重大事件及纪念活动、社会热点新闻等设立专门的档案宣传专栏，建立专门的数据库；另外，积极利用大众传播媒介提高档案服务功能，尤其是创新传统出版档案史册等方式，适应档案社会化的发展需求，拓展档案服务的范围。通过新兴的技术手段及工具对广大群众进行档案信息的宣传活动，变被动档案服务为积极服务服务，加强“积极开发，主动服务”，从而为社会提供更加迅速、更高质量的档案信息服务，提高档案工作的综合性服务能力，适应时代发展的需求。

（三）提高档案人员素质

1.加强档案干部队伍建设

同时要加大队伍素质提高力度，定期开展业务人员的培训和教育工作，开展相应的思想政治教育和宣传工作，帮助档案管理人员树立正确的世界观、人生观，激发其工作热情，使其乐于热爱本工作，在工作岗位乐于奉献、勤恳工作。

2.要提高档案管理人员的综合服务能力

档案人员一方面要在思想方面具有较高的敬业精神，同时也要具备过硬的业务技能，具备较强的管理能力及服务意识。随着社会科技的发展进步，出现了很多新型载体的档案及管理手段和方式，因此要求档案人员要积极面对，敢于创新，善于创新办法、新思路，掌握更多的档案、各种载体档案的管理方法，加强业务创新，提高工作能力。

3.档案人才培养

在人才队伍方面要制定相关的政策，采取有力的措施，使得档案人才可以引得进来、留得下来，做好人才队伍建设，确保档案管理工作有一个坚实的人才队伍给予支撑。

4.提高工作人员素质，强化服务意识，正确认识收集与服务的关系，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来

要转变传统档案服务的被动模式，积极进行上门服务，提供主动服务，以热情的服务态度，主动、负责的服务精神，做好档案服务工作，拓展服务范围，适应服务市场发展的需求，为广大档案利用者提供及时、快速、有效、先进的档案信息。

参考文献：

[1]王巍巍.探析网络视域下高校档案利用服务模式[J].档案时空，2018（08）.

[2]李芳.微信在高校档案利用服务中的应用[J].南方农机，2018（16）.