对中职学校人事档案信息化建设的思考

袁欣

[摘           要]  对中职学校人事档案管理工作实施信息化的建设是目前中职学校在管理工作过程中所必须要完成的管理任务。虽然现在很多中职学校已经对人事档案管理工作落实了信息化管理，但是在落实过程中仍然存在着许多的问题，要想让档案管理工作得到顺利进行，首先就需要对中职学校人事档案信息化管理过程中所存在的问题进行针对性的改善，只有这样才能让中职学校人事档案信息化的管理工作得到顺利开展。从目前中职学校在人事档案信息化管理过程中的现状为出发点，深入探究中职学校人事档案信息化管理策略，构建一个高质量的中职学校人事档案资料信息库。

[关    键   词]  中职学校;人事档案;信息化建设

[中图分类号]  G717                    [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2019）36-0282-02

中职学校人事档案管理工作主要包括收集学校教师和学生的工作信息及身份信息，并对这些信息进行分类管理。中职教育的飞速发展，给中职学校人事档案管理的工作也带来了新的挑战。为了保证人事档案管理工作的质量，学校首先就需要对人事档案管理工作提起充分的重视，并对档案管理工作人员提出更高的工作要求，而人事档案管理工作人员为了更好地适应教育飞速发展所带来的工作强度，也需要自觉地监督自己跟上社会发展的脚步，不断地提升自身的工作水平。信息化的发展在中职学校人事档案管理过程中起着至关重要的作用，合理将信息技术融入中职学校人事档案管理工作中。不仅能够让中职学校更好地适应社会的发展，还能有效地减轻人事档案管理工作人员的工作压力，提高中职人事档案管理工作质量。所以，在日常档案管理工作过程中学校和人事档案管理工作人员对信息化的使用一定要充分地重视，合理有效地将信息技术落实到日常工作中，以保证中职人事档案管理工作的高效开展。

一、中职学校人事档案管理工作的重要意义

中职学校人事档案管理记录了在校职工的个人信息基本工作经历以及在学校教育中的种种表现是中职学校对中职教师进行综合测评的重要依据。对于学生而言他们在中职学校的人事档案则是他们今后步入社会的重要凭证，对于学生继续学习或是就业都具有极其重要的作用。而对于学校而言中职人事档案管理是学校高效开展教育、科研和制定教学制度等多方面都具有极其重要的作用。面对人事档案管理对于学生、教师、学校的重要意义，在日常人事档案管理工作过程中学校一定要重视人事档案管理工作，对人事档案管理工作人员的工作质量提出更高的要求，以不断提升人事档案管理工作人员的工作素质，以保证中职学校人事档案管理工作的质量。

二、目前中職人事档案管理的现状

纸质的管理方式是中职人事档案管理过程中一种最基本的管理方法。但是随着中职教育的不断发展，人事档案管理的内容也越来越繁重，分类相对也比较复杂。传统的纸质化管理已经没办法适应目前中职学校的飞速发展。而纸质化的管理还非常容易造成人事档案资料的丢失、毁损和被改动的情况，很难保证人事档案管理资料的安全性和准确性。信息技术在中职人事档案管理工作中的广泛应用，有效地改善了传统人事档案管理中的不足。但是，在中职人事档案信息化管理推行过程中仍然存在着一些阻碍性的因素影响到中职人事档案管理工作的高效开展，要想让中职学校人事档案管理信息化建设得到更顺利的进行，首先就需要对目前所存在的阻碍中职人事档案管理信息化建设的因素进行针对性的解决，以保证信息化管理能够在中职人事档案管理过程中得到有效的落实。其中主要的阻碍因素包括以下几个方面：

（一）部分学校对人事档案信息化管理认识程度不够

虽然信息化的人事档案管理会从一定程度上提高中职人事档案管理工作效率，但是人事档案信息化管理仍然是一项比较繁琐的工作。有一部分学校片面地认为实施信息化管理就化简了人事档案管理工作的内容，于是便选择减少信息化档案管理的工作人员，这就出现了在中职人事档案管理工作过程中一人承担多项工作任务的状况，虽然信息化管理化简了人事档案管理的工作内容，但是对待档案管理工作人员的工作压力却并没有减轻。因为档案管理工作人员不仅需要完成档案管理工作，还需要学习相应的信息化管理技术，如果学校盲目地进行档案管理工作人员的裁剪，就很容易增加档案管理工作人员的工作负担。同时出于人事档案管理的安全性和规范性考虑，一人多职的人事档案管理工作现象，很难明确档案管理工作人员的责任，这样在档案管理工作中就极其容易出现一些徇私舞弊的不良现象，从而导致人事档案管理的有效性得不到保证。

（二）学校对人事档案管理不够

很多中职学校把更多的注意力放在了教学上，而忽略了对人事档案管理工作质量的优化，实施人事档案信息化管理也仅仅是为了适应时代的发展，并没有严格的监督人事档案管理工作人员实施人事档案信息化工作的质量，这也就导致中职人事档案信息化管理建设仅仅是走了表面的形式，并没有让人事档案信息化管理建设发挥出更大的作用，得到更高效的落实，从而在一定程度上影响到中职学校人事档案管理资料库的高效建成。

（三）人事档案管理工作人员自身的工作态度不够端正

在中职学校人事档案信息化建设的初始阶段，对于人事档案信息管理人员来说的确是一项巨大的挑战。在初始阶段可能会给他们带来比以往更多的工作压力，但是只要能够坚持下去顺利地度过磨合阶段，档案管理工作人员就会收获到信息化所带来的便利条件。但是很多人事档案信息管理人员却在初始阶段就产生了退却心理，从心底里对信息化档案管理产生了排斥心理，从而严重阻碍了中职学校人事档案信息化建设的顺利进行。

三、中职学校人事档案信息化管理建设策略

（一）制定完善的人事档案信息化管理制度

要想让信息化管理在中职人事档案管理过程中得到有效的落实，首先中职学校需要对人事档案信息化管理建设提起充分的重视，建设制定完善的人事档案信息化管理制度。有效性、安全性和真实性是中职学校人事档案管理过程中最重要的三个因素。所以中职学校在进行人事档案信息化管理过程中就可以这三个因素为出发点制定有效的信息化管理制度。例如，在日常人事档案信息化管理过程中，为了保证每一个人事档案管理工作人员的工作态度，学校在进行人事档案信息化管理过程中就可以明确每一个工作人员的工作职责，如制定好由哪位工作人员负责人事档案资料信息化的输入、哪位工作人员负责人事档案资料的分类、哪位工作人员负责人事档案资料的存储管理等。然后再针对每一个工作人员制定相应的管理制度将工作任务明确到每个人的身上，这样不仅能够明确每一个工作人员的工作责任，保证人事档案管理的有效性、安全性和真实性，还能够真正意义上实现运用人事档案信息化管理减轻人事档案管理工作人员工作压力的目的。除此以外，在运用信息化进行管理过程中学校也需要制定相应的管理制度，以保证信息化管理的价值得到最大程度的发挥。如在日常人事档案信息管理过程中，人事档案资料一旦输入成功并成功进行分类以后不可随意进行变更，如出现必须修改的情况需要书面向学校领导进行申请得到批准以后方可进行修改。管理制度的完善还需要依据每个学校的日常工作流程进行相应的调整，通过完善信息化管理制度，不仅能够让信息化管理在中职人事档案管理过程中得到有效落实，还能够规范人事档案信息化建设过程中的细节，进而让信息化管理的价值得到最大程度的发挥。

（二）注重对人事档案管理工作人员的工作质量进行考核

在中职学校教学过程中高效实施人事档案信息化建设过程中，学校除了需要引进信息化设备与技术以外，还需要督促人事档案管理工作人员将这些信息化设备与技术落实到人事档案管理工作中。所以在中职学校日常管理工作开展过程中，就需要注重对人事档案管理工作人员进行工作质量的考核，调动人事档案管理工作人员进行信息化技术学习和探究的积极性，以此有效地加快中职人事档案信息化建设目标的高效完成。例如，在实施人事档案信息化管理后，中职学校就可以定期组织人事档案管理人员开展人事档案管理工作信息化竞赛。对于在竞赛中表现出色的工作人员学校可以予以相应的激励，以鼓励他们在今后的工作过程中能够不断督促自己进行信息化技术的学习。而对于竞赛中表现相对较差的工作人员，学校则可以针对他们对信息化技术的掌握情況进行针对性地指导，让他们能够明确地知道自己在人事档案信息化管理过程中都存在着哪些不足，以方便他们在今后的工作过程中进行有效地改善。通过加强对人事档案管理工作人员的工作质量进行考核，可以让人事档案管理工作人员的工作态度得到有效端正，同时也能够让信息化管理在人事档案管理工作中得到有效落实，以保证中职学校人事档案管理信息化工作的顺利进行。

（三）组织人事档案管理人员进行有效的信息化培训

在中职学校人事档案信息化管理过程中，要想让人事档案管理工作人员的工作态度得到有效端正，除了需要学校加强管理以外，还需要让人事档案管理工作人员深刻认识到信息化管理对待人事档案管理工作的重要意义。所以在日常管理工作中学校就需要为人事档案管理工作人员提供更多学习的机会，积极地组织他们进行人事档案信息化管理的培训，让他们能够更深刻地感受到信息技术的重要价值。例如，在中职学校人事档案信息化管理过程中，很多学校都会采取创建人事档案信息管理的系统进行人事档案管理工作的优化，方便日常进行人事档案资料的存储和查看。但是在前期操作过程中由于工作人员不熟悉系统就会觉得信息化管理过于复杂麻烦，而产生抵触的心理，面对这样的情况学校就需要及时组织档案管理人员进行系统培训，或者是寻找专业的系统操作人员进行实时指导，及时有效地解决人事档案管理工作人员在人事档案信息化管理工作中的困扰，帮助他们快速适应人事档案信息管理化的工作模式，端正他们的学习态度，以此推动中职学校人事档案信息化建设的不断前进。

四、结语

总而言之，在中职学校人事档案管理工作中实施人事档案信息化建设是时代发展的必然趋势。所以，中职学校就必须对阻碍中职学校人事档案管理工作中落实信息化管理所存在的干扰因素进行针对性的解决与改善，以保证中职学校人事档案信息化建设得到顺利开展，提高中职学校人事档案管理工作质量，为中职学校更好地适应时代发展所带来的挑战增添坚固的力量。

参考文献：

[1]邵婧，齐鸿雁.关于新形势下高校档案信息化建设的思考[J].长江丛刊，2015（19）：98-100.

[2]孟淑娟.关于加强中职学校档案信息化建设工作的思考[J].决策与信息旬刊，2016（6）：266.

[3]黄震.中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2018，297（16）：72.

◎编辑 司 楠