高校采购项目化管理平台的设计与实现

陈娜萍　王双喜

[摘           要]  采购项目化管理平台是一个多部门充分参与的开放性大系统，平台整合项目立项、采购计划申报、 采购执行、合同签署、验收、资金支付、档案管理、评价反馈以及数据分析统计等功能，通过平台将采购涉及的各部门之间的业务流程打通，实现数字化采购资源共享，节约采购成本的同时，提高采购效率和监督力度。

[关    键   词]  高校采购;项目化管理;平台设计

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2019）36-0001-03

随着国家和政府对高校投入的不断增加以及高校自身建设投入的不断加大，高校采购活动越来越频繁，采购规模也随之增大。高校采购项目的特点是品种多、采购形式多样，部分大型设备量少价高，采购过程繁杂，而高校采购管理模式往往达不到学校的管理要求。以厦门地区高校为例，目前这些高校的采购管理工作模式主要是依托办公平台的部分表单辅助手工模式，即在项目立项、采购申请、合同审批、资产验收等环节通过各自独立的OA工作流程工作，辅助人工管理加纸质保存材料。这种管理模式在管理过程中经常会因为某些因素而影响采购工作效率。主要存在以下问题：（1）使用纸质材料的方式进行采购过程的信息记录，这些信息不易保存，容易丢失，不利于查找，很大程度上降低了招标采购管理工作的效率;（2）采购工作往往涉及学校中的多个部门，不论是独立运作的OA工作流程还是手工管理模式，部门之间的信息沟通很不流畅，无法实现数据共享，甚至有时还会产生错漏，影响招标采购工作的完成质量;（3）不能及时、有效地进行监督，容易滋生腐败。

目前，国内许多高校已经搭建了采购管理系统，并通过在系统上不断扩展功能和优化流程，实现学校采购工作的管理目标。但是因为各高校所处地域、发展阶段、发展规模以及管理要求不同，在采购管理工作流程细节方面存在差异，至今没有一套普遍适用的高校采购管理系统。随着计算机技术的不断发展，将计算机网络系统引入采购管理中，建构一套具有较高起点、适应新需求、体现高校办学特色的采购管理系统，可以有效地提高采购工作的质量和效率，实现全程监督。

一、平台设计的总体思路

高校采购项目化管理平台是一个集使用部门、财务部门、采购部门、验收部门、监督部门等多部门充分参与的开放性大系统，业务环节涉及立项审批、采购计划申报、采购执行、合同签署、验收、支付、归档、评价反馈、数据分析统计、监督检查等。由此可见，本项目是一个综合复杂的采购平台，在设计时应坚持“统一规划、统一标准、联合建设、分步实施、资源共享”的指导思想[1]，并遵循以下几个原则：（1）提高监督部门在采购过程中的全程监督地位，强化监督力度。（2）提高系统的信息安全性，强化系统入侵防范和信息安全。（3）采购事务处理采用工作流控制方式，并可撤销实现回退操作，动态建立系统事务处理的工作日志。（4）系统支持多角色创建和权限定义，进行严格的权限功能管理。（5）数据创建确保独立性、唯一性和继承性，采购业务数据支持采购计划、采购任务、采购项目、采购合同的多对多关系。

根据流程图进行系统的总体设计，并把系统分成以下十大模块：工作台、项目管理、采购管理、合同管理、验收管理、支付管理、档案管理、评价管理、报表管理、监督管理。

二、平台模块功能概述

高校采購项目化管理平台的基本需求：通过平台，用户可以随时了解所提交采购项目的状态及相关操作人员，查看审批状态及结果，及时了解项目的进程，与相关人员联系、沟通，实现采购流程的透明化，提高工作效率，方便全程监督。

各业务部门根据本部门的工作重点和工作任务提出立项申请，经相应审批环节后确定预算项目。财务部门根据下达的预算计划，将所有预算项目基础信息导入平台;使用部门经办人在前期充分调研和论证的基础上，按照预算项目提交采购计划申请，填写采购计划清单后，进入审批环节，按照预先设定的工作流程和条件，提交相关部门相应人员进行在线审批处理;之后进入项目执行环节，根据采购项目品类和预算金额分别进入部门自行采购流程或者统一招标采购流程执行采购;采购结果确认后，进入合同、验收、支付等环节，完成采购。

（一）工作台

智能的工作助理，功能包括各种提醒和预警，辅助用户更加条理、科学地分配时间，安排和推进工作。每种角色都有单独的工作台功能组件，用户登录系统后只能看到和使用自己的角色对应的工作台。

（二）项目管理

该模块实现从立项申请、立项论证、上会决策、项目变更的全过程管控。根据不同业务类型、不同预算金额设定不同的审批流程。

（三）采购管理

实现从采购计划申报、采购申请及审批、采购执行（确定采购方式与代理机构、招标文件审核、采购结果确定）的全过程管控。根据不同业务类型、不同金额设定不同的审批流程，同步关联项目管理的相关信息。

（四）合同管理

采购结果确认后，由使用部门经办人根据招投标文件和学校合同范本，起草合同初稿，区分不同合同类型，按照设定的合同审批流程，由不同部门层层把关合同审批管理流程。

（五）验收管理

关联合同管理模块。合同签订后，供应商按合同条款发货，使用部门收到货物按合同供货清单清点无误并完成测试后，由使用部门经办人在该模块中选择需要验收的相应合同，提交验收申请，区分不同合同金额和合同类别，按照不同的验收流程执行。

（六）支付管理

衔接合同管理和验收管理模块。采购合同签订后，按照合同约定的付款方式，在本模块的结算栏登记付款的金额和时间、付款方式、付款次数等重要信息，其中最后一笔付款与验收管理模块关联。等到实际报销时财务人员审核系统上登记的信息和报销提供的报销单、票据等的一致性后方可办理付款。

（七）档案管理

本模块将整个项目的阶段标志性文档，根据采购流程顺序，按标准格式进行归档。采购经办人在档案管理模块中选定已验收的项目，并勾选需要提交归档的资料。归档过程按照“系统沉淀—手工录入—审核—进入档案库”的流程进行。采购档案信息库建立后，支持按項目、时间、业务部门、中标单位等方式查询。采购档案支持按时间、按项目导出Excel表格[2]。

（八）评价管理

该模块包括供应商评价、采购代理机构评价、采购项目质量评价等。采购项目完成后，使用部门经办人填写供应商评价表、采购代理机构评价表和采购项目质量评价表;采购经办人填写采购代理机构评价表。还可以考虑增加相关职能部门对采购项目的使用率及使用效益进行评价。

（九）报表管理

该模块包含各种报表的查询、导出、打印等功能。为了满足不同的需求，可以通过自定义报表选项，制作表格所需内容形成自定义表格。

（十）监督管理

系统专门为纪检、监察、审计等监督部门提供监督模块，监督人员登录后可以随时抽查采购各环节的执行情况，由此加大监督力度，扩大监督范围，更有效地规避风险[3]。

三、主要功能模块的设计与实现

（一）项目管理模块

学校各业务部门根据本部门的工作重点和工作任务，在对项目的必要性、可行性、预期效益实施的能力与条件进行可行性论证的基础上提出立项申请，依据项目属性报归口管理部门进行初审、排序，汇总至财务部门。财务部门组织校内外专家进行立项论证，结合专家意见并根据年度预算安排向学校领导提出立项建议。预算项目经党委会或校长办公会审定后，根据经费渠道不同，由财务部门报经费主管部门审批。财务部门按照预算批复结果导入预算项目信息。预算批复后，因实际情况变化，使用部门提出预算变更，原则上要经过原论证专家小组同意后报财务部门审核，最终由学校领导会议研究确定方能变更。

（二）采购管理模块

1.采购计划阶段

使用部门根据预算下达情况，选择一个预算项目，填写采购计划清单，采购计划经部门领导及经费审批人批准后，10万元（含）以上的项目还要使用部门分管校领导审批;采购部门经办人提取需审批的采购计划，查看采购计划清单，若采购计划清单不符合要求，则审批不通过，采购计划退回至提交部门重新申请;若符合要求，采购部门根据当年政府采购目录及限额标准，确定采购项目和组织形式（政府分散采购、政府大宗采购、自行委托招标、部门自行采购），经采购部门领导审批后，进入采购执行阶段。（见图1）

2.采购执行阶段

按照采购项目，使用部门经办人上传需求文件（非标准大宗货物上传采购说明）和《采购项目论证意见表》，签署廉洁承诺书，如需要采用政府规定之外或者学校采购办法规定之外的采购方式，需事先经过特殊采购方式审批后方可执行下一步采购程序。

政府分散采购、自行委托招标和校内自主招标均属于采购部门统一招标采购，其中政府分散采购提示由使用部门经办人到福建省政府采购网上公开信息系统办理，由采购经办人根据系统时间节点填报代理机构信息、采购方式，上传标书、公告情况、中标结果等;属于自行委托招标项目，由采购经办人随机抽取代理机构，选择合适的采购方式，上传标书、公告情况、中标结果等，在招标文件确认和采购结果确认环节需要相关审批步骤;属于大宗货物政府采购，由采购经办人填写主管部门报批情况和送货时间，通知使用部门经办人处理;属于部门自行采购项目，由使用部门办理，其中1万元（含）以上需上传《部门自行采购评审报告》和报价材料。（见文末图2）

（三）合同管理模块

采购结果确认后，由使用部门经办人根据招投标文件和学校合同范本，起草合同初稿，发起合同审批流程。属于部门自行采购项目，经使用部门负责人、采购经办人、使用部门分管校领导审批后，通知办公室印章管理员，合同签订后，系统自动形成合同编号，使用部门经办人上传合同扫描件存档;属于统一招标采购项目，经采购经办人、使用部门负责人、采购部门负责人、财务与资产管理处审核。其中100万元以下合同，由采购部门分管校领导审批签订;100万元（含）以上合同，由学院法律顾问审核后，交由采购部门分管校领导和法定代表人审批后，通知办公室印章管理员，合同签订后，系统自动形成合同编号，使用部门经办人上传合同扫描件存档。

（四）验收管理模块

1.合同金额≤10万元的，使用部门自行验收

使用部门经办人发起验收申请，转至使用部门资产管理员，由其组织使用部门负责人和经办人进行验收。验收完成后，由使用部门资产管理员填写验收意见，经使用部门负责人和使用部门经办人会签后，系统自动发至验收主管部门和采购部门备案。

2.合同金额>10万元的，由验收主管部门组织验收

使用部门经办人发起验收申请，验收申请转至使用部门资产管理员，确认后交验收主管部门。验收主管部门组织相关人员进行验收。验收完成后，由验收主管部门填写验收意见，使用部门经办人、使用部门资产管理员、使用部门负责人、相关专业技术人员会签后系统存档备案。

四、结语

综上所述，信息化系统的开发建立涵盖学校采购项目建设全过程、全流程控制的采购一体化管理平台，通过系统设置业务流转步骤、审批权限、控制标准、工作规范、风险防范等内容，完善整个项目建设的管理流程。结合内控建设风险点控制，通过系统设置风险防火墙，自动监控预警，对项目建设实行综合评估，对实施进度、完工情况实时统计分析，有利于进一步提高采购业务的工作效率，真正体现高校采购工作的公开、公平、公正。在平台建设过程中我们还要注重对采购业务的进一步优化和探索，不断完善高校的采购管理工作，为高等教育的发展提供有力的支撑。

参考文献：

[1]伍劲宇.高校采购管理系统的建设与实践[J].实验室研究与探索，2012，31（8）：429-431.

[2]熊子奇.高校采购信息管理系统的设计与实现[J].劳动保障世界，2015（15）：42-43.

[3]王宇一.基于工作流的采购管理系统的设计与实现[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2018（4）：23-28.

◎编辑 冯永霞