档案管理系统与OA系统之间的无缝链接

孔玲玲

摘 要：目前各企事业单位的档案大部分都是纸质版，虽然部分实现了电子文件挂接，但是距离真正实现文档一体化管理还有一定的差距。高速发展的信息技术给社会发展带来了深刻的影响，也带动了档案信息资源利用服务的更高需求。各级档案部门不断适应信息社会发展形势，大力推进档案信息化建设，采用信息技术资源改造传统的档案管理方法与手段，开放档案信息资源，提供高效快捷的档案利用服务。

关键词：档案管理系统；OA系统；无缝链接

目前，由于OA系统的出现而导致双轨制的情形，现已逐步向单轨制运行方式过渡，即取消纸质文件，仅以电子文件的方式在办公系统中进行。现在对OA系统中电子文件的主流管理方式大都采用的是OA系统和档案管理系统二者相结合的方式，将两者做无缝衔接，从而达到文档一体化的管理水平。“无缝链接”一词，最早是信息技术中的概念，是指在充分掌握系统的浅层协议和接口范围的基础上，开发出与之完全兼容的产品，是一种逻辑意义上的非物理意义上的“无缝”概念。本文所称的“无缝链接”是指从OA系统生成的电子文件能够按照档案管理要求自动转换到档案管理系统的数据库中，从而实现二者之间的有效衔接。本人根据实践工作中的发现的一些问题，认为要想实现物理意义上的无缝链接，应该从以下几个方面考虑：

1 OA系统与档案管理系统登录账号应该是一致的

日常工作中，我们经常会看到许多单位办公自动化系统和档案管理系统都有各自的登录界面，有着不同的用户名和密码，因为用户的权限是不一样的。笔者认为应该统一，虽然接口双方的系统都有各自的数据库用户权限表，但是档案管理系统作为OA办公自动化系统的子系统，权限表必须与其保持一致，可以采用档案系统里的权限表同步复制的方式拷贝办公自动化力的权限表，这样就可以完成账号机制的一致性。由于档案系统相对独立，可以在档案系统设置用户具体的权限，从而达到账号变更同步，一次性进入的要求。OA系统的账号变化以后，相应的档案系统的账号也要变化，从而保证从OA系统授权以后，无需在档案系统的账号里再重复登录。例如，某单位将档案管理系统登录界面嵌入在OA系统中，只输入一次口令，无需再重复登录，从入口把关做好衔接。

2 电子文件的网上收集应该通过一个接口顺利地导入到档案管理系统中

文件生命周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程，电子公文的质量将直接决定后一个阶段档案的质量，这就要求使两个相互独立的，但又在不少具体环节上互相关联的两个系统，从组织制定和具体工作程序真正交融在一起，实现二者平滑结合。当前国内的办公自动化系统和档案管理系统基本上为各自单独开发，没有统一的标准，这两个系统之间是相互独立的。所以，一个可以快捷准确地将现有的办公自动化系统中的相关数据转入到档案管理系统中的接口是必要的。通过这样一个接口，用户可以方便、快捷、准确地将办公自动化系统中的数据传输到档案管理系统中。

OA系统里流转完毕后的数据必定存在于一个表中，档案管理系统文件也有一个表，因此，确定好两个系统表之间的对应关系，即对应好字段关系，例如年度、文号、题名、责任者、正文内容、保管期限、案卷号、部门、附件等，便可以将OA系统里的相关数据以事件驱动或实时拷贝的方式转入到档案系统。接口系统需要达到这样的目标：

1）OA系统流转完毕后的公文数据要能够完整地转入到档案管理系统中，对号入座导放到不同的档案类型及相应的数据位置上，实现文档一体化系统的一次输入，多次使用的功能。2）相应的正文完整地转入到档案管理系统中。所有的OA系统中的应归档文件的每一条具有上述数据内容的记录，都应按照上述的排列次序由OA系统自动生成TXT格式归档数据文件。然后通过档案管理系统软件提供的系统维护的文本转入功能。3）确保接口过程中以及接口完毕后访问档案系统的安全性。

3 在电子文件的整理归档中要保证纸质文件与电子文件两者的无缝衔接

随着《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》的颁布实施，如何实现对纸质文件和电子文件的“无缝链接”日益成为人们所关注的问题。将电子文件与纸质文件以各自不同特点共同发挥作用。纸质文档档案管理应跟踪电子档案管理模式走新的思路，并做到：

1）电子文件与纸质文件共用一个档号。同一种文件归档，不论有多少种载体类型，档号只有一个；2）计算机按照文件字号来排列，次序井然，系统中自动生成档号；3）归档的电子文件自动生成归档章，归档章内容也自动生成并打出。发文是打印在归档的那一份上面，收文时打印在收文处理单上。

4 逻辑归档转化为物理归档时间上的无缝链接

一般来说，办公自动化为提高效率，不适合长期存放已经办理完毕的电子文件，而且从利用确保归档电子公文的真实、完整、有效，以及建设停留在OA系统上的安全方面的风险来讲，应规定文件在办理完毕后实时归档。办公自动化系统中设置的归档环节，大多是逻辑概念上的归档，将电子公文进行标记，与未归档文件同存于一个服务器上。在归档时间上不能做到衔接，给电子公文的归档管理带来很多实际的问题。有些企业由于OA服务器与档案管理服务器不在一个网段上，档案员实时归档操作时经常造成电脑死机，甚至引起OA系统服务器的速度缓慢，因此，只好采取由OA系统设计人员定期集中归档的方法。为保证电子文件的基本信息完整，准确，及时地轉换到档案管理系统，应采取实时归档的方式，文本人员任何时候都可以实时在线归档。

5 网上提供利用的无缝链接

电子文件的网上归档和利用，全文目录级的“文档一体化”管理。这些都需要在OA系统中通过档案管理系统来实现。OA系统产生的电子文件被档案管理系统直接接收，档案管理系统对接收了的电子文件完成了归档业务的规范，标准化整理后，可以通过OA系统提供网上利用。不管是在OA系统的平台上还是在档案管理系统的平台上，都可以实现电子文件的相互传递和共享。一套灵活的档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一要求，档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一，档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能做到档案信息化的网络应用。

6 档案人员全过程跟踪的无缝链接

对电子文件从设计、产生到永久保存或销毁的整个生命周期必须进行全程管理，由系统监控和自动跟踪记录针对文件的一切操作。必要时赋予档案人员全过程跟踪的权限，档案管理员在自己的系统或者平台上，监控电子文件的形成、运转、归档状况，对出现的问题及时处理、查缺补漏，方便文件及时归档。以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件运行的有效性和法律依据，确保各项管理措施及时、准确、到位。

实施电子公文连续的、不间断地全过程监控管理，使电子公文按照符合档案管理要求的规范顺利地移交到档案管理系统的数据库中，保证公文从文书部门到档案部门的数据流畅、完整，实现文件、档案一体化管理。由于档案管理系统开发商水平参差不齐，两个系统之间的接口也没有相应的标准，导致两个系统之间的连接出现问题，这就为数据移交造成了障碍。因此，应尽快建立电子文件管理功能需求的通用性规范。在统一的需求框架下，通过规范电子文件管理系统的功能需求，凸显其保证电子文件证据作用的必要性。

参考文献

[1]杜鹃.我国办公自动化系统文件管理功能的缺失与建议[J].档案学研究，2012（03）：69.

[2]张海洋.从档案管理的角度看“无纸化办公”[N].中国档案报，2016，6-8（03）.