事业单位档案管理工作的优化路径

王勇男

摘 要：档案管理工作的优化创新，是我国事业单位管理效率和管理水平提高的重要保障。事业单位要根据当前管理中存在的问题，从制度、管理方式、人员素质等方面采取积极措施，打造更为规范、科学、现代化的管理体系，充分发挥档案管理工作在事业单位管理中的作用，实现企业的创新与发展。基于此，本文就对事业单位档案管理工作的优化路径进行分析探究。

关键词：事业单位；档案管理工作；优化路径

随着时代的飞速发展，以往管理档案的工作方式已经满足不了当前社会的发展需求。所以，管理档案的人员也应该紧跟时代的发展步伐，清晰地了解目前社会对管理档案提出的要求，对传统的管理方式进行创新，以促进对事业单位的档案进行更有效的管理。档案管理工作是事业单位发展中的重要环节，发挥着关键性的作用，也是科学规范决策、任用选拔人才、落实上级政策的主要依据。社会的进步与经济的发展，尤其是服务型政府的提出，档案管理工作的作用愈加凸显，直接关系到事业单位的长足发展。现阶段，事业单位在档案管理工作方面还存在诸多问题，如粗放式的管理方式和落后的设施设备等，严重制约着档案管理工作的开展，所以优化事业单位的档案管理工作至关重要。

1 事业单位档案管理工作概述

档案管理工作的内容包括相关资料和经营活动情况的存档和记录，使企业能对相关资料进行快速查阅。随着社会经济的快速发展，档案管理工作的重要性不断凸显，逐渐成为事业单位经营的重点关注方向。然而我国许多事业单位在实际发展中无法充分意识到档案管理工作的意义，對其工作加以忽视，致使其相对滞后，所以要积极优化和发展档案管理工作的信息化进程。通常事业单位档案管理工作优化的必要性可从如下几点进行分析：

1.1 合理配置档案资源

事业单位在实际发展过程中，可以利用网络环境和网络技术的优势，加快档案资源的数字化及网络化，合理配置与科学管理信息资源，最大化利用资源。电子信息档案的构建在档案管理及使用中具有积极意义，可以快速提取和查询信息，或者是远距离操作，实现资源的共享。

1.2 满足时代的发展需要

在信息化社会背景下，传统的档案管理介质与路径有所变化，人工的管理方式已经无法满足时代发展需求，所以事业单位的档案管理也要实现信息化发展，更好地满足时代发展要求。

2 事业单位档案管理工作中存在的主要问题

随着我国事业单位管理模式及服务模式的不断创新，档案管理工作已经取得了显著发展，但是其在制度、管理方式、人员素质等方面还是存在一定的问题，具体来说主要表现为：首先，管理制度不规范。当前绝大多数事业单位已经建立了档案管理制度，但是在实际工作中却在档案搜集、整理、归纳、借阅、归档等方面缺乏规范性，导致档案丢失、破损等现象比比皆是，严重影响了档案信息的后续使用。其次，档案管理方式落后。当前我国事业单位档案信息量日渐庞大，然而很多管理部门却仍遵循账目记录的方式，导致大量信息无法有效快速存入档案库，同时由于缺乏信息化档案管理设备，在一定程度上也影响了档案的查找与查阅效率。第三，档案管理人员专业素养较低。当前很多事业单位档案管理人员大都缺乏档案管理专业学习背景，导致其在建档、档案管理、归档等方面的专业技能与事业单位管理需要存在严重的矛盾。同时部分管理人员缺乏必要的信息素养，无法充分利用网络及信息管理平台提升工作效率。

3 事业单位档案管理工作的优化路径

事业单位的档案管理工作主要是对档案信息的搜集、整理和归纳而为单位提供信息服务的工作，是衡量管理水平与业绩最重要尺度之一。档案管理的优化创新对我国事业单位深入发展具有非常重要的意义：首先，事业单位档案管理工作优化创新通过对相关人员的培训与系统教育，可以极大提高其管理技巧，提升事业单位档案管理的效率。其次，档案管理工作优化创新可帮助事业单位实行网络信息化管理，让单位能获得更准确及时的数据档案，提升事业单位系统化、科学化及网络化管理水平。最后，事业单位通过对档案管理人员和手段的优化，有利于单位及时发现及解决管理过程中出现的相关问题，在理论与实践上完善档案管理体制，推进事业单位管理的体制化建设进程。其优化路径大致如下：

3.1 注重档案管理工作

为了提高事业单位档案管理的水平，必须要充分认识到档案管理工作的重要性。领导者应该意识到档案管理工作不是可有可无的，实施科学的决策，正确选拔人才，积极开展各项工作，继而保证档案管理工作的有序实施。所以事业单位的管理者应该注重档案管理工作，将其放在重要日程上，大力支持档案管理工作，主动关心和关注档案管理人员，增强人员的主动性和积极性，为档案管理工作创设良好的环境。除此之外，事业单位可以根据本单位的特点，构建面向档案管理人员的考核机制，使其认识到档案管理的作用，并以国家档案管理各项标准体系为依据，在实践中进行落实，实现档案的标准化、规范化管理。

3.2 强化档案管理信息化建设

事业单位要想实现档案管理的信息化建设，必须要加快推进馆藏档案的数字化及网络化进程，充分利用网络和计算机等资源，将传统的档案资源转为电子化的档案资源，促进档案管理的信息化发展。当然事业单位也可以借助科学先进的管理软件，合理规划电子文件，一体化管理档案资源的浏览、提取、存储、搜集等环节。此外，档案管理信息化的关键性内容就是利用计算机等网络介质及设备，向整个社会共享事业单位的档案资源，或者是借助互联网技术远程控制档案资源，全面共享档案资源，实现档案管理的信息化。

3.3 完善档案管理制度

要想完善事业单位的档案管理制度，必须要做到以下几点：1）严格按照档案管理制度的要求执行，将制约领导和员工的双向约束性加以发挥，这是因为单位领导的行为与事业单位档案管理制度的顺利实施具有直接的关联，且员工是档案管理制度的主要实施者。2）事业单位应该始终坚持档案管理制度实施的科学性及严肃性，以可操作性强、使用方便等为目标，将档案管理制度的规范性、指导性加以体现。3）事业单位构建规章制度时，应该将本单位的特点加以彰显，与档案管理工作的实际相符，体现出科学性、合理性。

3.4 加强人员的专业培训

档案管理人员开展工作时，必须要从事业单位的发展背景出发，同步应用现代优化档案管理方式与传统档案管理方式，增强人员的业务素质及专业素质；同时事业单位要构建切实可行的反馈机制，积极采纳和听取工作人员的意见，充分调动人员的工作创造性和积极性，促进档案管理工作质量及标准的提升。如档案管理工作中采用轮岗管理的方式，让档案管理人员全面了解各岗位的职责及内容，对自身管理职责加以明确，采用科学的管理方案，提高档案管理工作的有效性、科学性。

4 结语

综上所述，事业单位的档案管理工作属于一项系统而复杂的工程，涉及较强的专业性及较多的内容，在实际工作中存在诸多问题，严重制约着事业单位的发展。所以事业单位应该立足实际，重视档案管理工作，强化档案管理信息化建设，积极完善档案管理制度，加强人员的专业培训。这样才能合理使用和保管事业单位的档案资料，优化档案管理工作，保证档案管理的标准化与科学性，实现事业单位各项工作的有序进行，推动事业单位的发展。

参考文献

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