试论机关档案室的库房管理工作

文明

摘 要：从当前的档案室的库房管理工作情况以及存在的问题入手，结合自身的工作实践经验，提出了有效应对机关档案室的库房管理工作的各种对策，希望对于今后提升档案室库房管理水平有所帮助。

关键词：机关档案室；库房管理；制度建设；档案质量

通过档案保护技术，能有效科学管理档案文件，以满足档案的安全性、完整性要求，尽可能实现档案寿命的延长。在进行档案保护工作过程中，开展库房管理工作则是最为基本且重要的内容。机关档案室库房则是档案信息化、利用档案进行工作的源头，也是进行档案保管的主要场所。所以，开展机关档案室库房管理工作具有重要意义，这里结合自身经验，重点就机关档案室的库房管理工作的要点分析如下。

1 科学且严格的管理制度对于库房管理尤为重要

在开展具体的档案室库房管理工作实践中，应该避免粗放式的管理模式，以及大而空的管理制度内容，结合实际情况，提出档案库房工作量化和质量标准中统一化的衡量尺度问题，进一步从质量要求入手，提出切实可行的管理条例制度。并结合实际来细化相关的制度内容，以保障操作程序和方法的规划、科学的要求，实现档案接收进库到提供利用的流程进一步完善，有效提升库房管理质量，这样也是相关档案人员的工作基础所参照的标准，能有助于实现规范化管理机关档案室库房。在进行机关档案室管理的工作中，应该从实际出发，落实好各方面的规章制度，应严格按照制度来进行库房相应的管理工作，避免出现违章行为以及不负责的管理工作，这样才能进一步提升机关档案室的库房管理水平。

2 提升接收進库的归档档案质量

如果存在着进库档案质量的问题，直接会造成档案寿命的影响，必将会使得库房原有档案的安全性大打折扣，造成档案保管后续一系列问题，使得保护工作难度以及成本的增加。在这样情况下，就应该要求档案人员应该主动参与，从源头予以充分重视，积极开展归档档案进库前的质量监督工作，保证有效提升立卷部门的档案保护意识，避免出现不符合质量要求的档案情况，杜绝案卷质量监控缺位问题。

重视相关的立卷工作，并采取及时跟进的措施，实现规格统一的归档文件的要求，重视归档文件的质量。具体的立卷操作中，应坚持工作室内环境的清洁，避免在地上直接放置归档文件，杜绝出现尘灰严重的情况。如果在此方面不重视，则会造成档案室的资料受到不同程度的损害，会造成档案质量大受影响，并符合相关的规范管理要求。

对于档案室来说，应从实际出发严格落实好相应的年度接收计划工作，并结合接受流程来重点开展相关的质量检查工作，按照各方面要求实现符合进库质量的文件进行计划接收入库的安排。只有通过合理化的进度工作安排，方可有效开展后续的工作，才能进一步实现预期的归档档案质量提升的需求。

在进行归档档案进库前，一定要重视相关的杀虫、消毒、除尘等措施，避免在库房中存在霉菌污染、虫害问题等。在符合要求的基础上，方可以进行入库上架操作。通过上述措施，能有效降低档案管理成本，提升档案的安全性。上述措施则是能够有效保证提升归档档案质量的必要条件，能进一步加强进库的归档档案质量的提升。

3 抓好库房管理， 给档案一个舒适的家

3.1 配备保管设施

为了尽量延长档案的寿命，应非常重视档案保护环境的问题。其中，档案库房与装具则是实现档案安全性的基本物质基础。对于机关档案室来说，则应该保证具有尽量宽敞的独立性多功能档案库房，实现库房、阅览以及办公的相互独立。避免库房选址在平房或者一楼，这是从防水防潮角度考虑。档案库房应考虑到较好的密封性、门窗坚固，具有较好防霉、防火、防盗的措施，可以采用无酸档案盒、金属箱柜。通过相应的物理措施，能有效加强档案资料的保管的安全性要求，能符合机关档案室的各项规章要求，从而为实现高效、安全的库房管理提供必要的基础。

3.2 控制库房温温度和湿度

在进行档案存放管理工作中，应保证库房具有抑制虫霉繁殖生长的功能，通过将先进的温度、湿度自动控制系统安装在库房内，能够结合库房要求实现全天候的自动调节，保证实现不适合害虫、霉菌生长的恒温、恒湿的环境。对于机关档案室来说，应该从自身的实际情况出发，因地制宜，尽量利用先进的设备以及技术措施来进行库房管理工作。首先，应该从多方面争取领导的重视，保证具有较为充足的资金来安装相应的除湿机、空调机来保证环境的温度、湿度的要求。同时，还应加强人员的相应检查维护工作，并能根据要求记录每日的湿度、温度以及其他情况。通过物理通风方法来实现通风换气的定期化，实现空气清新的要求，特别助于库房的湿度、温度的变化情况，加强相关的设备的日常维护和监测。在信息化时代背景下，应该充分借助于信息技术优势，加强库房温温度和湿度的控制工作，以便进一步实现机关档案室的库房管理工作。

3.3 防火、防光、防尘、防有害气体

为了保证库房门窗的密闭性，应进行相应的防水、防光窗帘配置，同时，注意利用有效措施来实现防潮、防光、防尘以及防止有害气体进入室内。

库房应该保证卫生清洁，要求工作人员进行相关的更衣和换鞋，避免用水直接冲洗地面，保障在接收、整理、利用、编研等过程中，爱护档案资料，避免存在不清洁的操作，采用专用浆糊进行修补，尽量减少人为损失。

通过选择厚密的窗帘遮挡强光，特别是杜绝将受潮的档案进行直接的暴晒处理，相反，应该进行阴凉通风处晾干处理。还应重视光线和有害气体的管理工作，认识到紫外线对电子文件的破坏力的重要性，做好相关的电子文件信息的保存工作。

将消防栓、灭火器配置在档案房中，并有效开展定期检查。杜绝在库房吸烟。定期开展档案的质量、数量的安全检查活动，必然存在霉变、鼠咬以及虫蛀等方面的问题，切实加强档案的防护措施工作，进一步提升档案库房的安全性。针对利用率不高的档案，应该避免太长检查周期，加强相关的巡查工作，尽量确保档案的各方面的安全。

最后，档案人员应该加强档案库房的保密防盗相关工作，没有经过允许的相关人员杜绝进入库房，并严格相应的清点和登记制度。

4 全面提升档案管理人员的责任意识和综合素质

对于机关档案室库房管理来说，其具有较强的实践性、操作性，要求相关工作人员不仅具有较强的操作水平，还应具备高度负责任的态度，并能重视实际应用的操作性要求。考虑到基层单位由于受到人员数量的限制，一般都是由办公室负责档案室工作，仅配置兼职档案人员。在这样的情况下，相关人员的工作任务比较繁重，自然难以悉心研究相关的档案保护技术，部分工作人员的档案保护意识单薄，难以开展切实有效的活动。为进一步提升档案保护工作，相关基层单位应加强相关档案人员的教育与培训工作，通过学历进修、短期培训等方式，不断实现档案管理人员的综合整体素质的提升。

5 结语

综上所述，在开展库房管理工作的实践中，其具有较强的实践性和操作性的特点，这要求广大档案管理人员应重视平时的日常工作，善于观察、积极思考，做好工作记录，并能及时进行总结分析，实现档案管理理念的及时更新，从本单位的实际情况出发，选择最后的管理模式，切实落实好各项的机关档案室库房管理工作，满足延长档案寿命的最终要求。

参考文献

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