探讨基层单位文件档案管理现代化路径

姜文兰

摘 要：档案管理是基层单位工作中一项十分重要的工作，其档案详细记录了单位所有工作活动和工作内容，以及一些基本、重要的信息，良好的档案管理工作将会为单位以后工作的迅速开展、信息的查找提供诸多便利。但是，我国基层单位文件档案管理工作发展一般，存在一些问题。文章探讨分析了现如今基层单位文件档案管理存在的问题，阐述了如今单位文件档案管理现代化发展的趋势，旨在为基层单位文件档案管理提供科学合理的解决建议和路径。

关键词：基层单位；文件档案；管理现代化

随着互联网信息技术高速发展，信息、文件和档案的处理方式呈现出科学化、现代化、信息化等特征，传统的文件档案管理模式已经无法适应时代发展的潮流和要求了，信息技术的发展促使办公文化发生了天翻地覆的发展，我国大部分地区都在不同程度上实现了无纸化办公、电子办公，基层单位走文件档案管理现代化道路已经是大势所趋。无纸化的档案管理方式对于基层单位简化工作流程、提高工作效率、节省资金的意义是十分明显的。因此，基层单位研究如何实现无纸化的文件档案管理，对其来说，意义重大。

1 基层单位档案管理工作存在的问题

1.1 缺乏健全的档案管理制度

从目前的情况看，基层单位在文件档案管理方面，缺乏健全的档案管理制度。具体来说，一方面，档案管理工作比较随意，管理工作缺乏统一的标准；另一方面，档案管理人员在进行档案整理时，没有明确的方向和目标，对于档案的搜集、整理和后期维护缺乏关键制度作为支撑。这些问题都反映出基层单位档案管理制度的漏洞，没有健全的档案管理制度，会使工作人员因循守旧、不思创新，长此以往，会导致档案管理工作的效率和质量降低。

1.2 档案检索系统不健全

档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。

1.3 利用效率低

文件档案管理工作能够帮助基层单位回望过去、规划未来，进而有利于基层单位开展相关工作。因而，无论是从经济视角还是从社会视角，基层单位的文件档案管理对基层单位发展都有一定的积极意义。但是，在过去的相当长的时间里，基层单位档案的利用效率很低，没有得到充分利用，在档案整理工作完成后，有些档案基本上不会再被翻阅，纯粹是为了整理而整理，沒有有效发挥档案管理的重要作用。

1.4 缺少专业的档案管理人才

目前，许多基层单位对档案管理工作都不是很重视，因而也不会引进专业人才来管理档案。有很多档案管理人员都是从其他部门临时调过来的，在年龄和学历上都不占优势，导致档案管理人员的专业素质很低，不能很好地完成档案管理工作。

2 基层单位文件档案管理的现代化路径探索

文件档案的现代化管理，也就是将一些现代化的技术手段、管理方法以及理论运用到基层单位的文件档案管理中，进而促进形成健全、高效的档案管理制度，促进文件档案管理的系统化、自动化、信息化。

2.1 健全档案管理制度和检索系统

进一步改善基层单位档案管理工作环境，健全基层单位档案管理人员岗位责任制度、保密制度及档案查阅制度等，从而不断提升基层单位档案管理工作的效率和质量。检索对于档案后期应用的重要性不言而喻，要想使档案管理工作实现现代化，基层单位就需要健全档案检索系统，使档案检索系统更加规范化和专业化。具体来说，首先，基层单位要借助现代化的信息技术，建立电子化的检索目录，并通过对检索条件进行相应设置，来完善档案检索系统。其次，检索系统要使用最流行的关键词法，检索者可以根据自己的需求，在检索系统中输入相应的关键词，然后检索系统就可以将相关的文献呈现出来，从而可以提高档案管理的效率。

2.2 提高档案管理人员的专业素质

目前，国家一直在强调档案工作的重要性，而且也付诸了行动，加强了对基层单位的档案检查力度。对此，基层单位也开始重视档案管理工作，为达到主管部门的标准要求，档案管理部门要重点提高档案管理人员的专业素质，这是改变档案管理现状的根本之策。那么，如何才能提高档案管理人员的专业素质呢？首先，基层单位要安排专门的人员负责档案工作，这样可以保证档案管理的统一性，避免人员混乱造成的档案管理混乱；其次，基层单位可以定期组织档案工作人员参加相关的专业培训，提升工作人员的专业素质和档案管理能力；再次，基层单位还可以引进一些专业技术人才，促进档案管理的系统化、规范化。

2.3 利用电子设备进行档案保存

与纸质版的档案保存相比，电子档案拥有诸多优势，一方面电子档案便于长期保存，不会像纸质档案那样随着时间而慢慢腐蚀；另一方面电子档案便于检索，在检索时只需输入关键词就能够方便快捷地获取所需资料。首先，基层单位要重视档案的电子化保存，多使用现代化的电子设备进行档案的相关工作，促进基层单位文件档案管理的现代化；其次，基层单位要逐渐由纸质档案管理向电子档案管理过渡，最终要用电子档案管理取代纸质档案管理，提高档案管理工作的效率。

2.4 建立和完善文件档案管理的网络体系

随着信息技术的快速发展，现代社会将全面迈进信息化时代，基层单位应该抓住这一契机，由传统的纸质档案管理方式向现代化的档案管理方式转变，紧跟时代发展的步伐，进一步满足自身的需求。因此，基层单位需要建立和完善文件档案管理的网络体系。首先，基层单位应该以自身的长远发展为导向，建立适当范围的局域网，不仅可以有效保护单位的信息资源，还能够方便单位内部人员利用信息，提高文件档案管理的利用率；其次，基层单位要及时完善文件档案管理的网络体系，定期更新关键技术，使网络体系更加稳定。

3 结语

总之，现代化的管理方法和管理手段，对于基层单位的文件档案管理具有十分重要的作用。基层单位一定要充分重视档案管理工作，通过摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，引进一批专业的文件档案管理人才，建立适当范围的局域网，促进基层单位实现档案管理的现代化，进而促进基层单位的健康发展。

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