分析人事档案管理信息化建设

杨沫

摘 要：随着我国经济水平显著提高和人事制度改革的不断深化，人事档案的利用率和管理工作的强度也快速提升；与此同时，在信息网络技术不断普及的挑战和冲击下，传统的纸质化人事档案管理系统已经越来越难以满足时代的需求，而人事档案管理的信息化建设也随之取得了良好的发展；因此，本文从人事档案管理信息化建设的意义出发，深入分析发展信息化道路的制约因素及相应的解决对策，从而为提高现代化人事档案管理水平贡献出一份力量。

关键词：人事档案管理；信息化建设；制约因素；建设对策

在单位中，人事的档案的管理水平代表着这个单位的整体的发展水平。目前，人事档案的管理工作还是十分的繁琐，工作起来并不是十分容易。采用系统化的管理措施可以大大提高工作的效率，而随着信息时代的发展，运用信息化建设来管理人事档案，可以实现将人员的档案信息进行分类、提取和重新整理，使档案的管理更加系统，更加可以保证工作的效率以及人事档案信息的完整性。

1 人事档案管理信息化建设的制约因素分析

在档案管理信息化建设中往往存在着诸多制约因素，以下将针对现阶段我国人事档案管理信息化建设的主要制约因素进行分析和探讨：

1.1 人事档案管理信息化建设发展不均

由于资金等因素的制约和限制，许多企业或地区的人事档案信息化建设工作几乎为零，甚至许多企业或地区由于初期认识不足而忽略了人事档案管理部门人才的培养和发展工作，从而导致档案管理部门不仅出现人员不足的现象，甚至有些地区档案管理部门的生存和发展都受到严重的制约，而这些因素也导致其档案信息化建设水平相对落后，而难以与其他地区或企业形成良好的对接，从而制约档案管理信息化建设工作的开展。

1.2 缺乏复合型的档案管理人才

高素质的档案管理人才是实现人事档案管理信息化的基础，当前的人事档案管理人员综合素质不强，无法满足新时期对复合型档案管理人才的要求，在实施档案管理信息化的过程中遇到了很大的阻碍。传统的人事档案管理对管理人员的要求较低，工作难度较小，相关工作很容易就能完成，在档案管理模式向信息化方向转换的时候，很多档案管理人员对信息技术掌握不够全面，计算机知识匮乏，不能熟练运用网络程序，人事档案管理信息化的实现难度较大。

1.3 重视力度不足

很多企业领导没有意识到人事档案管理对企业发展的重要性，认为档案信息没有实质性的作用，没有将其作为企业的日常管理工作，在认识档案管理信息化建设中没有提供足够的资金支持，对档案管理人才的培养和引进重视力度不足，导致人事档案信息化建设缺乏足够的资金和人才支持，相关工作无法顺利开展。企业员工在人事档案管理信息化建设中存在思想误区，认为管理工作由档案部门和管理人员完成即可，对管理工作不够重视，没有积极的参与到人事档案管理信息化建设中，阻碍了档案管理信息化建设的进程。

1.4 人事档案信息安全防护力度不足

人事档案内容具有机密性特点，在人事档案管理信息化建设过程中必须做好档案的保密工作，但是当前的人事档案信息安全防护力度不足，难以做好档案信息的保护工作，对档案管理信息化的建设造成很大影响。由于人事档案管理的网络系统不够完善，在对档案信息进行网络传输、共享过程中，很容易受到病毒、黑客的入侵，对人事档案信息的安全性造成很大威胁，市场竞争中窃取竞争对手机密的事屡见不鲜。

2 人事档案管理发展信息化建设对策

2.1 加强信息化建设的投资力度

档案管理信息化建设的基础在于软硬件设施的建设，而这些设施的建设离不开资金的支持，因此，相关部门应当充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义，并加大信息化建设的投资力度，从而让档案管理系统能够得到良好的发展，进而为企业和地区的发展带来长久的利益和支持。

2.2 加强对档案管理人员的培训

人事档案管理时需要由综合素质较高的专业人员完成的，提高档案管理人员的综合素质是做好人事档案管理信息化建设的一项必要措施。企业应该对档案管理人员进行专业的培训，使其在学习过程中掌握更多的计算机技术，熟悉档案管理信息化系统的操作流程，最大化的发挥网络技术在档案管理信息化建设中的作用。对档案管理人員的业务能力进行定期考核，使档案管理人员认识到自己的不足，通过学习不断提高自己的综合素质，做好人事档案信息化管理信息化建设。

2.3 重视人事档案的利用

人事档案信息化建设主要包括以下几个部分：人事信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在信息收集和统计过程中应对工作人员按照工作性质进行分类，并按照姓氏和编号分类，然后依据人事部门和组织部门在人员入职、培养和工作中的具体表现建立个人电子档案，主要包括学历、社会关系、业务能力和奖惩情况等。便于在后期的工作人员职称评定和升迁中进行比对、同时在离退休人员办理手续的过程中也能提供全面详尽的信息。

2.4 采用信息化管理手段，提高档案管理的效率

信息化管理和人事档案相结合，是管理工作的大势所趋，要求人事档案工作要运用新的科技手段，提高工作的效能，实现信息化技术促进人事档案管理方式的彻底转变。国外先进的国家已经基本实现了人事档案的信息化建设，信息化程度很高，我国的三级甲等企业已经全面普及了计算机辅助管理档案，正在进一步向乡镇地区扩大。

2.5 实现人事档案管理的信息化、科学化、现代化

为了顺应信息化时代的发展，企业档案管理部门应该建立电子档案，力求人事档案管理工作的科学合理，并用现代化的手段进行管理，提高档案信息的真实度，通过现代化信息采集的设备，建立企业人事档案数据库，并及时的升级和更新，使人事档案管理的信息呈动态化的趋势，保障档案信息不过时，增强信息的可信度，便于随时检索和查询，只有做到档案信息的规范化和科学化管理，才能提高人事档案管理的工作水准，服务于企业的中心工作。

2.6 完善档案信息化管理的安全系统

一方面，人事档案管理部门应当加强对档案信息安全的重视程度，加强系统操作人员的监管和教育以及操作权限的控制，从而防止内部档案信息发生泄漏；另一方面，档案管理部门还应当加强档案安全系统的建设，并对电子档案信息进行有效的加密和备份工作，从而有效杜绝档案信息发生泄漏的情况。

3 结语

总而言之，人事档案管理信息化对单位的工作有了很大的帮助，它不仅提高了工作人员的工作效率，还保证了人事档案信息的安全性。人事档案管理信息化建设的路途还很漫长，只有做到在设备方面不断地进行投入、提高工作人员的水平以及建设相关的管理机制，才能够使得人事档案管理信息化建设得到保证。各单位应该紧跟时代的发展，早日建设成信息化的人事档案管理机制。

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