成本费用报销工作的思考

江雪娇 中国电子科技集团公司第三十八研究所

序言

随着单位业务的发展，经济形势的复杂多变，业务量的增多，管理要求的提高，大数据、人工智能的发展，成本费用报销工作已不再是过去按部就班地往既定科目中套科目了，核算报销作为所有财务数据的第一入口，已经显得日趋重要，对会计人员也提出了更高的要求，新形势下，费用报销工作应跳出传统核算会计的要求，本文将从单位的内部控制、业财融合等方面谈谈如何做好新形势下的费用报销工作。

随着单位业务规模的扩大，费用报销工作作为单位的财务基础工作，显得日趋重要。会计的职能是反映和监督，成本费用核算是企业综合全面的管理活动，记录第一手财务数据，规范费用报销是财务工作的基础，是会计信息及财务数据的原始出口，新的政策形势下费用报销工作对会计人员提出了较高的要求。

一、成本费用报销工作的问题

（一）发票开具问题

对发票的审核是报销工作中的重头戏，这里面涉及到如何取得真实合法的票据，根据《中华人民共和国发票管理办法》的相关规定，填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。这是对单位所有人员共同的要求。报销人取得发票应经过初审、真伪查验，会计人员应当仔细检查发票的合法合规性，关注其形式、基本内容、真伪查验等信息是否符合单位制度。

在实务工作中，报销人取得的发票经常会出现发票抬头开具不正确、销售方信息不完整、未开具发票明细、发票日期与业务日期不符、应当开具专用发票而未开具等各项错误，给报销工作带来了一系列问题。

（二）对报销凭据的审核

会计人员在审核经济业务完毕、生成凭证时，应当确认审批流程是否齐全，是否满足“手续完善、票据规范、附件齐全”的要求，附件张数是否正确、凭证日期是否反应经济业务的日期、报销人签字、附件签字及其他信息是否清晰、真实，结合单位的档案管理的要求，信息记录应当真实完整，如此种种要求均构成会计基础工作的重要内容。

报销附件是报销的依据，也是审计检查的重点内容，附件应当符合相应的管理要求，如请购单、验收单、合同等，均当执行相应的内部控制。对于报销附件的签字和盖章应当齐全，能够真实完整反映经济业务。

（三）对经济业务的审核

会计信息质量强调“实质重于形式”，会计人员除了应当对成本费用报销的形式要件进行审核外，更应注重对经济业务的实质审核。透过票据审查业务的真实性、合理性、规范性，如费用发生地是否是业务发生地，费用发生的日期是否是实际业务日期，费用报销人是否是本人，票据能否充分证明费用发生是与工作有关，是否存在上下舞弊窜通，相互签字的情形，关键地方的审核标记是否明显是非真实签字，有无存在变通方法越过关键部门或领导审批的情形。

（四）对票据粘贴、填制的要求

实务中，票据粘贴五花八门，常有火车票上日期、票价金额或日期等重要信息被粘住，无法查看。票据粘贴是否整齐，对于大写不一的票，应当整齐有序粘贴，报销人应当保持报销单整洁，齐整，报销金额大小写要一致，信息填制要规范。对不严谨、不合要求的单据，财务人员应当退回整改。

二、成本费用报销问题的解决对策

（一）加强发票审核工作

发票是财务收支的法定凭证，是各项审计检查、税务稽查的重点，鉴于业务部门通常是取得发票的第一人，而报销要求的严格和复杂导致了业务部门对财务部门积怨增多。对此，单位的纪检审计部门应当及时向全单位全员宣贯中央有关“八项规定”、“六项禁令”等政策，财务部门应当对业务部门进行发票相关知识的培训。

首先关注发票的票样是否符合要求，即发票抬头是否正确，开具日期是否是业务发生日期、发票的销售方信息是否齐全、发票内容是否详实，是否开具明细，例如，是否用简单笼统开个“图书”、“办公用品”等科目。规格型号、单位、单价、数量为空从而让会计人员无法鉴别其真实有效性，达到鱼目混珠的目的。

取得发票销售方应当加盖销售方发票专用章，取得收据应当加盖销售方财务章，并且与销售方名称一致。

其次关注发票的真伪，可通过手工鉴别、电话查询、税务局网站查验等方法来查看所开具发票是否是真实发票，以确保国家税收资金。笔者了解到，部分单位已经开发推广了“发票智能稽核系统”，使用手机扫一扫或扫描枪即可连接国家税务总局发票查验网站，大大提高了发票查验的效率。

再次，对于某些特殊发票有特别要求，增值税发票有几种情形必须要备注，差额开票功能开具的发票必须要有备注、提供建筑劳务发票、运输服务开具发票、预付卡业务、保险公司代收车船税、保险公司代保险代理人汇总开代理发票等情形。此外，根据各单位政策，某些特殊情形也需要备注，例如，因为发票信息错误而导致发票重开的，新开具发票日期和原业务日期不一致的，要备注说明，为了更加清楚地说明整个事项。

综上所述，财务部主管税务工作的岗位应对报销岗位的会计适时进行发票和税法相关政策的培训宣贯，便于在实操层面的员工及时了解政策动向，而费用报销会计应及时向业务人员传达与发票取得、报销相应的政策和制度。

（二）加强管理控制

在大数据时代，单一靠手工记账的时代已经过去，对于大量经常性的业务，稽核会计需要借助信息化手段提高自身的工作效率，而财务信息化建设也非凭财务部一己之力可以完成，需要全单位各个部门的支持。信息化软件中需要设置相应的内部控制，财务人员应识别判断软件流程的设置是否符合单位的授权审批相关制度、费用报销制度，是否能够反映业务的实际情况,单位应该定期进行信息化软件的内部控制运行评价，会计人员对于业务前端人员提交的报销业务流程进行相应的会计处理，该操作应能够对业务人员可见，方便信息的互流沟通。

（三）注重融合业务前端

成本费用报销不单只是财务部门单个部的工作，更需要有业务前端的支持配合。业务人员是取得票据的第一人，应加强对财务政策的学习了解，而财务人员作为票据稽核和经济业务的审核人，应充分学习了解业务发生的实质，将会计职能从事后记录转变为事前控制，充分深入地了解业务是单位体质增效、防范财务风险的必然要求。财务人员应当了解经济业务的实质，从而对会计科目、税额、现金流量、部门以及其他辅助核算项目等会计信息做出正确地判断。

（四）加强部门监管

稽核人员应摒弃传统观念，认为只要有领导签字，该项费用便可以报销。新的经济形势下，电子审批流程早已取代了人工签字，会计人员处理的是电子审批流和纸质费用单据，我们需要关注这些信息是否能真实、合理地反映业务。财务部一支笔的现象被弱化减轻了财务部的部分工作，另一方面，也增加了相应的风险。单位相应的报销制度应综合考虑这些变化带来的影响，并予以明确业务部门和财务部门在费用报销中的责任，各自履行相应的权限。对于特殊事项或符合“三重一大”范围的重大项目支出，应注意其是否有相应的审批手续，加强各个部门的监管。

三、关于做好成本费用核算工作的建议

成本费用报销工作是一项细致、严谨、繁琐的工作，需要长期的耐心，如何才能做好成本费用报销工作，笔者基于自身工作经验总结出以下几点。

（一）对费用报销进行预算管控

预算管控即对申请人的费用报销计划是否符合相应的预算要求做出审核，费用报销即是一个预算执行的过程。对于日常费用支出，会计人员应注意比对其是否符合相应的部门经费预算，对于超预算支出或预算外支出，是否履行相应的特别审批手续。

（二）加强信息化建设

成本费用报销工作既是每个单位的是一项综合管理的工作，也是会计基础工作中的重要工作。它要求稽核会计应掌握多方面全方位的知识，关注授权审批制度、发票管理等报销制度，正确判断经济业务的性质，同时要熟悉本单位的内部控制规范。在信息化时代，对于大规模的企事业单位，财务成本费用报销工作已由会计控制转为管理控制，财务人员和业务人员应认真学习单位的内部控制制度，了解单位的组织机构流程、授权审批流程，学习单位的报销制度和管理规章制度，切实防范财务风险，提高工作效率，发挥财务部门的经济管控职能。

（三）加强企业内部控制建设

企业的内部控制包括单位层面和业务层面的控制，良好的内部控制是防范企业风险的有效手段，定期检查内控设计及运行的有效性，识别出报销工作中存在的风险点，检查这些风险点的控制设计是否有效设计和运行，发挥其对经济活动的制衡性作用。

（四）优化费用报销流程

费用报销流程应当与企业的组织结构、职责分工相匹配，现今社会大部分单位对报销采用了网报流程。笔者所在单位由员工提交网报申请，将票据影像上传至报销系统，根据费用性质，该流程会走向相应部门由其归口管理部门的领导进行电子审批，审批结束之后流向财务部，费用会计此时会根据员工提交的网报流程进行制单、稽核、付款，同时对部门秘书集中提交过来的纸质单据进行形式审查。电子流程作为标准流程可以自动计算汇总、记录，方便控制、查询，报销人不用见到领导当面审批，只需提交网报流程和将纸质单据交给秘书，在异地也能收到报销款，大大提高了工作效率。因此，优化费用报销流程可以提高成本费用报销工作质量。

（五）会计人员自身的提高

会计人员完成费用稽核工作之外，应该注意定期检查、总结，结合集团公司或检查机关对单位的要求，回过头来看自己做过的工作是否存在错误。根据国家政策和形势变化，适时调整修订相应的报销制度。

会计报销人员应实行定期轮岗制度，报销人员可从财务分析的角度看自己做过的账、生成的财务信息是否满足企业管理的需要，对会计信息加以分析、判断，从不同岗位间从而提高自身的创造性和主动性，提升岗位技能。