事业单位档案信息资源共享存在问题及解决对策

王桂莲 吉林省四平市结核病医院

对于事业单位来说，做好事业单位档案信息管理工作一方面是为了提升工作效率，另外一方面是为了在提升工作效率的同时，以科学合理的档案管理方式促进事业单位的其他工作能够进一步发展，从而提升单位整体的经济效益与社会价值。为此，事业单位应将档案信息化建设作为未来单位发展的主要工作，从而最大化的提升工作效率，同时也通过信息资源共享简化了工作流程，降低了工作成本。从目前的实际情况来看，虽然各个单位都在积极推进档案信息资源共享，但仍然存在着较多的问题，这些问题在影响工作效率的同时，也制约着单位的未来发展。

一、事业单位档案信息化建设的重要意义

（一）事业单位档案资料永久性保存。传统的档案保存方式通常是将纸质档案分门别类的摆放在固定位置，以便人们随时查阅。但在实际的工作过程中，由于纸质档案的自身特点，不仅易受到天气等外界环境因素的影响，同时也有极大的可能因为纸张受潮等原因使得档案受到损坏，字迹模糊与纸张破损都是常见的传统档案保存问题。若是推进事业单位档案信息化建设工作，就能够将纸质档案转化为电子信息数据，并能够将其储存在数据盘或是数据库中，不仅便于保存与查找，同时还能够随时备份大大减少了资源空间的占用率，使得档案资料能够在这一条件下得到永久性的保存。

（二）方便单位对档案信息进行管理。由于档案的数据量并不是一成不变的，随着单位的规模发展与工作类型的增多，档案的数据量也会随着增大。在这种情况下再用传统意义上的档案管理方式已经不能够满足实际的工作需求，因此应将纸质档案转化为电子信息数据，并按照一定的顺序将其排列在数据库中。或是增添一个搜索模块，通过搜索关键字或者信息类型就能够快速查到对应信息。这种查找档案的方式大大提升了工作效率，不仅不会影响到其他资料，同时还大大简化了档案管理流程，提升了管理效果。

二、事业单位档案信息化建设中出现的问题

（一）匹配性较差。无纸化办公是信息时代下各个单位需要追求的主要工作目标，这也对应了档案信息化建设的推进过程。当下已经有越来越多的事业单位开始利用信息平台对档案管理的相关工作执行实际的操作动作，在提升了工作效率的同时也降低了人工资源的浪费。但由于信息平台的自身限制性，有一部分的档案并不能完全符合信息平台的要求，因此这一部分资料依然需要手动查找，软件与信息数据的匹配性较差。再加上部分档案资料具有一定的机密性，但却因为平台的构建和信息的上传使得工作人员无论什么样的权限都能够随意查看资料，这就有可能造成数据丢失或是文件共享状态被破坏的情况。

（二）平台更新速度缓慢。由于越来越多的事业单位发觉了档案信息化建设的重要性，因此逐渐在推进档案信息化建设工作，对应的信息管理系统与平台也开始投入了使用。但大多数的人对于档案信息化建设的关注不够，日常的工作中也会由于不愿意接触新鲜事物而很少用到信息平台与系统，这种情况下产生的结果就是平台与系统长期得不到维护，从而导致信息平台的更新速度非常缓慢。平台更新速度慢也就意味着大部分的档案资料依旧是传统类型的纸质信息，从而也就失去了信息平台的建设作用，平台没有实际意义导致工作人员不去应用平台，陷入了一个恶性循环。

（三）档案信息化建设缺乏足够的安全性。部分档案资料需要保密，将其上传到信息库中若是没有对应的保护措施很容易因为信息共享使得资料泄露。但由于事业单位对于机密档案的信息化建设没有一个对应的管理制度，在安全得不到保证的情况下很容易出现黑客入侵盗取资料的情况，不利于事业单位的可持续发展。

三、事业单位档案信息化建设问题的解决对策

（一）增强匹配性并完善档案信息化建设的标准。针对平台软件与实际的部分档案信息资料不匹配的问题，首先需要列出资料的类型，再与技术部门进行协商以保证每一个软件都能够针对资料的所有类型进行优化，以提高平台软件的应用实效性。同时，应根据事业单位档案资料的实际情况完善信息化建设的标准，在传统的档案信息相关管理办法的基础上对其进行改进与完善，这样才能保证标准符合现今的档案信息化建设工作流程，从而提高单位的整体工作效率。

（二）增加技术投入加快平台的更新速度。由于人们对信息化建设系统与平台的关注度与使用频率不高，使得平台更新速度缓慢。事业单位要加大技术投入，专门拨出部分资金用以档案信息化建设工作，将纸质档案完全转化为电子信息数据，并要求员工认真学习相关知识以提高平台的使用率。这样才能够从根本上提高平台的实效性，为单位的持续发展打下坚实的基础。

（三）建立保密制度，提高平台的安全性。档案信息共享平台应针对机密文件建立保密管理制度，并分配给人们不同的权限以保证资料不被泄露。同时，针对目前平台防范外界攻击的措施不够的问题，也应抽调专业的技术人员建立专业的防火墙防御系统以防范外界攻击，从而提高单位的信息私密性。

结语：综上所述，想要推进事业单位信息资源共享工作，不仅要建立对应的管理制度，还要加大技术投入，并完善更多的工作细节，这样才能充分发挥出平台建设与应用的重要意义。随着档案信息工作的逐步推进，相信事业单位在当下的信息时代下能够不断提高工作效率，从而实现经济效益与社会价值同时增长的重要目标。