信息化时代下档案工作的相关思考

王震亚，杨忠清

（1.中国电子科技集团公司第二十八研究所，南京210000；2.南京航空航天大学，南京210000）

1 引言

当前信息化时代，档案的信息化工作已势在必行，其中包括档案数字化以及数字档案馆、档案管理系统等各方面的建设，档案员正面临着很多未知的挑战。

2 档案工作的现状

2.1 档案数据的安全性不够

档案的不可再生性给档案信息化提出了很高的要求，如何保证档案数据的安全是档案信息化要攻克的一大难点。2014年，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中进一步强调要建立健全确保档案安全保密的档案安全体系。随着社会的发展，档案工作面临的内外部环境逐渐复杂，危及档案安全的因素日益增多。比如，不可避免的老旧档案的霉变，自然灾害的破坏，人为的损坏和丢失，甚至档案遭到调包和信息泄密。同时，电子档案日益增多，档案可能会因为服务器系统的瘫痪、黑客的攻击或磁盘的消磁等因素遭到损失。

2.2 档案信息化的技术支撑有限

档案信息化的过程中，需要购买相关机器、系统和软件，用以档案数字化、档案信息系统等工作的组建。虽然设备已配备齐全，但在工作中总碰到进行不下去的难题，如数字化过程中服务器、磁盘阵列的布局等，都是需要专业人员提供技术上的支持，不然仅仅档案员自身很难去解决这么多计算机技术方面的问题。但现实企业中，档案部门只要一遇到技术问题，就要依靠其他部门的帮助，导致信息化工作效率低下。

2.3 档案工作者数量少，素质有待提高

目前，很多企业档案部门人力短缺，但编制却已满额，特别是数字化整理过程中明显人手不够。档案信息化工作是一个庞大的系统工程，需要大批的档案信息化技术人才，但档案部门的社会地位和条件有限，和别的部门相比难以引进信息化技术人才。另外，绝大部分企业的档案部门忽视人才的培养，缺少普遍且规范的信息化技术培训制度，也没有针对现有档案员的继续教育培训机制，在岗人员计算机技术水平有限，年纪大的老档案员更加缺乏基础的计算机知识，制约了档案信息化的发展。

2.4 领导对档案信息化建设重视程度不高

因档案部门在一个单位中的地位较低，大部分企业忽视档案管理的重要性，领导不愿意投资，但档案的信息化建设又需要大量的资金去购买设备和搭建系统，导致档案信息资源的开发受限。另外，档案的信息化建设涉及企业的方方面面，包括信息化相关部门的审签、科研部门一些业务流程的更改、新系统的应用以及档案的保密管理等，参与的部门和人员较多，管理方式要产生重大变革。如果没有领导的重视和推进，很难将工作进行下去。

2.5 缺乏统一的标准、制度

推进信息化，新的标准和制度要先行。在信息化工作刚刚推进的情况下，制度还没有建立，档案工作者都是“摸着石头过河”，对具体工作程序尚不明确，往往需要通过实践，才能补全和完善相应的制度，光纸上谈兵写出的制度全面性和可行性都还不够。档案标准和规范是实施档案信息化建设的基础，如果没有统一健全的标准体系，缺乏规划和管理，档案部门建立系统时各种参数不统一，滥买软件，系统之间会无法恰当连接，导致通用性差、重复劳动、浪费资源和使用周期短等一系列弊端。

3 对现状的几点思考与措施

3.1 运用多样的档案安全管理手段

信息化时代下，档案安全工作尤为重要。第一，要借鉴国际上先进的技术经验，提高信息化建设中技术的可靠性和安全性，在系统的建设中应充分运用防火墙、防入侵检测、防病毒、漏洞扫描等技术，确保系统能安全运行。第二，数据库应在不同载体上备份，异地、异机、异人保管、纸质和电子档案并行，使数据更加安全。第三，应完善相关制度，该废止的废止，该修订的修订，该新增的新增。只有建立合适的相关管理制度，才能使其操作起来有章可循，防止泄密的情况发生。第四，预防为主，提升档案员安全管理技能水平，有预见性地做好防范应对，对设施设备进行定期巡查，提早发现隐患；对档案数据的迁移等容易出现问题的环节，加强业务培训，严格遵守操作规范。第五，强化责任落实，做到责任落实到人，按照档案安全责任制的要求，细化任务分工，督促员工种好各自的“责任田”。

3.2 会同信息化部门提供技术支撑

加强与信息化部门的沟通合作，信息化时代下的档案工作不能只依靠档案部门，需要主管部门领导统筹规划，与信息化部门全面协调，申请项目立项，划拨出技术人员专门去攻克档案信息化建设中系统和各业务流程出现的问题，有计划地推进信息化建设工作，设定目标节点，一步一个脚印地去实现。

3.3 加强档案信息化人才的培养

档案信息化建设中提高档案人员的信息化水平尤为迫切，档案部门不仅要积极参加学会或集团中组织的业务培训，也应该经常在单位中开展与当前工作密切相关的业务技能培训指导、专题讲座和现场研讨等，在实践中提高档案员相应的专业技能[1]。同时，企业应有计划地招聘和培养一批档案信息化专业复合型人才，可以在系统的搭建和维护中发现有优势的员工，变“档案守护者”为“档案信息的开发者”。在档案员编制紧缺的情况下，可以将分散在各个二级部门的档案员重新集中组建入档案部门，在一定程度上实现资源的优化配置，缓解人员缺少的处境。

3.4 申请科技立项，将档案信息化建设上升到国家层面

由于档案信息化建设涉及部门广，人员范围大，为有效地推进工作就需要领导的足够重视，要把它提到企业的年度目标计划中去，申立为一个项目，这样就可以通过项目筹备足够的资金来购买设备，帮助系统软件的开发，促使各部门配合档案部门开展相关工作。此外，企业机关会按阶段对项目的完成情况进行检查，该检查直接影响到一个部门的绩效考核，从而督促档案员不能安于现状，积极学习信息化技能和知识。中办、国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出：“建立档案室工作新格局，各级党政机关、企事业单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导”。国家档案局已出台《全国档案信息化建设实施纲要》《数字档案馆建设指南》《纸质档案数字化规范》等规范性成文，目的都是促进档案信息化建设的发展，各企业应及时响应国家号召，努力使单位档案建设形成质的飞跃，紧跟社会的发展。

3.5 建立企业档案信息化相关制度，健全档案信息标准规范

为使企业档案信息化建设有序地进行，每一项工作的开展都要有相应的制度支撑[2]。如档案数字化工作的展开就需要纸质档案数字化规范，使单位内部遵规执行，达成默契，提高工作效率，各项工作有章可循。企业内部制度可以借鉴国家档案局印发的相关制度，并结合单位自身情况来制定。

4 结语

综合上述的分析可看出，我国档案信息化建设还要一个长期、系统的过程，如今的档案不仅仅在于保管，而更重要的是开发和利用。一个企业利用好自己的档案，就是利用好一笔别人无法替代的财富，做好档案的信息化建设有利于实现企业档案的价值，使企业档案信息资源合理配置，做到科学管理。本文提出了一些实际操作中可能遇到的问题和对这些问题的思考，希望对今后档案行业的发展起到积极的作用。