信息时代背景下电子档案管理探讨

张晓磊

（赛鼎工程有限公司，太原030000）

1 信息时代背景下开展电子档案管理的重要意义

1.1 与时代发展相符合

自我国步入21世纪以来，计算机技术与信息技术的发展速度也越来越快，信息化在人们的工作与生活中的应用也更加普遍，并且也已经成为我国未来社会发展的重要趋势，在这种背景下，涉及档案管理工作的各个领域必须要遵循时代的发展规律，推动信息化档案管理，建立电子档案，合理利用信息化技术提高对档案管理工作的要求，进而提升档案管理工作的水平与工作效率。同时，通过电子档案管理也能够进一步提高数据收集的效率与效果，确保档案管理工作能够最大程度地发挥作用，并以此来为人们提供更多的便利。

1.2 电子档案管理工作具有的重要意义

档案管理工作是一项非常重要的工作，其主要作用就是通过电子档案管理记录与收集信息的工作，再通过合理化的分析，将其应用到各个领域的实际工作中，将其作为各个领域主要的工作内容。也正是因为这样，在信息化高速发展的今天，信息化技术已经在各个领域得到了充分应用，这也就代表，二者之间必须要进行充分融合，合理地利用信息化技术对传统的档案管理工作进行改革，能够有效提升档案管理工作的工作水平，使其具备现代信息化能力与水平，从而进一步促进电子档案管理工作的发展。

1.3 提高档案管理工作的效果与水平

相比传统的档案管理工作，其在对实际工作进行管理时具有很好的作用。首先，在实际的电子档案管理工作中，管理人员通过合理利用信息技术能够对信息进行更加完善的收集，并建立完整的档案数据库，从而在提高档案管理工作水平与效率的同时，也能够有效降低工作人员的压力。其次，在开展档案管理工作时，一旦档案信息出现变动，通过电子档案管理能够有效地对信息进行添加与调整，这样一来就能够有效确保信息的完整性。最后，电子档案管理工作也能够有效地提升档案利用的便利性，从而提高档案信息的利用率，扩大其传播率，同时，电子档案管理也能够有避免损坏与遗失等问题的发生。

2 信息化时代电子档案管理工作存在的主要问题

2.1 缺乏对档案管理应用的重视

对于传统的档案管理工作来说，因为缺少对其应用的重视，导致档案管理工作无法发挥出具体的作用与价值，同时，也因为重视度不足，很难有效地将具体工作内容下发到下级部门，或者在下发后就不再过问。如果长期处于这种情况下，则会形成一种恶性循环，并且也会降低档案管理工作人员工作的积极性。

2.2 档案管理设备较为陈旧

如今属于信息化高速发展的时代，但是档案管理工作确缺少专门的工作场地，只是将档案放在办公室内，这样不仅会降低档案管理的效果，而且也会影响正常工作的开展，降低了工作的质量，甚至还会造成档案不完善、丢失等情况。此外，档案管理工作也缺乏专业的人才，有很多档案管理工作人员无法对工作内容进行深入研究，并且不具备计算机操作能力以及表达能力等，这都会影响档案管理开展的效果。

2.3 缺乏有效的管理制度

档案管理工作需要使用有效的管理制度进行约束，但是很多企业、单位等虽然具备管理制度，但是却缺少执行力，导致档案管理工作不够合理。此外，很多档案管理工作在实际的工作过程中缺乏有效的管理目标，无法明确具体的管理方向，使整个档案管理工作的开展存在不合理性，甚至出现比较混乱的情况。

3 信息时代电子档案管理工作开展的有效策略

3.1 创新档案管理理念，重视电子档案管理工作

为了能够进一步提高电子档案管理的效果，必须要转变与创新档案管理的理念，提高对电子档案管理工作的重视程度，重点强调档案资源价值的利用与开发，从而充分发挥出电子档案管理的作用。同时，档案管理人员应该不断强化自身的管理意识，端正自身的工作态度，开发出更加有效的信息价值，提高工作效率与工作水平。此外，相关的管理人员与工作人员必须要具备足够的创新意识，提升档案管理工作的效果。只有这样，才能够使信息技术与档案管理进行更深的融合[1]。

3.2 增加资金投入力度，建立完善的信息数据库

企业与单位应该增加在电子档案建立方面的投入力度，为工作的开展建立更加专业化的工作部门，强化信息数据库的建设，不断创新思想观念，使信息化技术能够高度融合在电子档案管理工作中。在信息化技术快速发展的今天，应该利用互联网技术的便利性，建立起更加完善的信息数据库，从而更好地对数据信息进行存储，实现提高工作效率的目的，真正实现信息化建设。

在信息数据库的建设中，应该重点考虑细节问题，在细节方面促进档案管理与信息技术的融合，从而真正打造出电子档案管理的新局面，充分发挥出信息数据库的核心作用，从而使电子档案管理能够发挥出更加高效的管理作用，确保档案信息能够发挥出更大的价值。

3.3 建立完善的电子档案管理制度与管理体系

如今属于信息化快速发展的阶段，为了能够进一步强化电子档案管理工作的效果，必须要建立更加完善的的电子档案管理制度与体系，而这也是电子档案管理工作开展的基本保障。所以，相关的企业、单位等必须要重视电子档案管理制度与体系的建立，从多个方面进行综合性考虑，充分认识到档案管理的重要性，树立正确的档案管理意识，使档案管理工作能够顺利开展。同时，也应该为工作人员制定有效的约束制度，确保能够在约束工作人员行为的同时，也能够激发工作人员工作的积极性，从而避免出现数据丢失、数据记录错误等情况，进一步提高电子档案管理的工作质量。

3.4 加强信息化建设，提高数据的真实性

信息技术是电子档案管理中应用的主要技术之一，而且通过信息技术也能够完成数据的收集与处理，所以，在电子档案管理的过程中，必须要加强信息化建设，利用信息技术加强各个部门之间的联系，实现资源与信息的共享，搭建完善的信息共享平台，从而使电子档案中的内容能够更加完善。同时，在联系各个部门时，也能够使其发挥出相互监督与相互协调的作用，这样一来就能够有效提高数据的真实性。

4 结语

综上所述，在信息化快速发展的时代，不仅为档案管理工作带来了便利，同时也带来了比较大的挑战，所以，应该合理利用信息化技术，解决其中存在的问题，通过多种方式对档案管理的内容、档案管理的方式以及档案管理的制度等多个方面进行升级与创新，从而充分发挥出电子档案管理工作的重要价值，为我国各行各业的发展提供充足的后备力量。