高校财务信息化建设存在的问题及对策

涂小丽 王宏伟 常来英

一、高校财务信息化建设的意义

随着高校教育改革和财政改革的推进,高校规模急速扩张,教育经费节节攀升,资金来源呈现多元化趋势,招生数量不断增加,承担的教学科研事务成倍扩充,经济活动的业务量和事项处理的复杂程度也日渐增加,财务管理工作日益复杂化多元化。巨大的工作量与有限的财务人员形成了尖锐矛盾,实施财务信息化成为合理高效完成财务管理的必由之路。

(一)减轻财务工作压力，提高财务工作效率

信息化技术的发展为高校财务信息化提供了可能和技术保障,结合高校自身的实际情况,将财务工作与信息化技术充分融合,开发使用各种财务系统,如网络缴费平台、预算控制、日常预约报销、合同档案管理系统等,能够将财务人员从大量繁琐重复的记账、算账等手工工作中解脱出来,有效降低财务人员的工作压力,使财务人员的工作重心由核算向管理转变,提高财务管理工作效率,更好地为教学、科研工作服务,扩大高校的影响力和竞争力。

(二)提高财务管理水平，降低财务风险

借助于现代化信息技术,通过财务信息系统计算、传输财务数据,并对其进行细化分析研究,明显提升财务数据处理结果的真实性和精准度,减少失误,还能约束、规范财务工作行为,及时发现高校财务管理中存在的问题,实现财务监督的动态化管理。通过信息的实时共享和分析,为各个部门领导制定学校规划和预算支出提供科学的决策支持和依据,并能及时根据相关财务信息的变化进行调控和协调,实行实时动态的财务管理,降低高校财务风险。从而推进高校财务管理由“记账式”财务向“管理型”财务体系转变,支撑高校内涵建设。

(三)统一数据资源管理，实现资源共享

通过财务信息化建设,调整业务核算流程,借助智慧化校园建设平台,全面整合学校多个部门间的信息系统,建立财务系统与教务、科研、后勤等管理系统的数据接口,科学采集、整合高校财务数据信息资源,输入财务信息系统,经过财务部门整理、分析后再通过平台的查询访问功能,反馈给各个相关部门。财务信息化系统贯穿校内各个部门,起到了协调沟通作用,能够对业务项目的流程进行有效控制,实现业务与财务流程的高度集成,改善学校财务的管理和处理能力,达到资源共享的目的。

二、现状

高校财务信息化建设主要取决于三个要素:计算机软硬件系统、人员素质、配套制度。高校信息化建设步伐不断加快,信息化水平逐渐提高,取得了较大成绩。但同时我们还要清晰地认识到高校财务信息化建设中存在的问题:

(一)认识不足，缺少统筹规划

高校财务信息化建设不仅要依靠财务人员,还需要学校领导及教学、科研、人事、后勤、资产管理等相关部门配合实施。当前,随着高校规模逐渐扩大,校园事务日趋复杂,财务精细化管理要求日益提高,财务人员的工作量和工作难度大幅度攀升。但由于一些学校领导对财务信息化建设的重视程度不够,未增加配备财务人员,且原有财务人员大多未经过系统的计算机能力培训,不能熟练掌握财务信息系统的操作技能,对财务的认识依然停留在核算层面,没有上升到管理者的高度,综合型人才稀缺。而其他部门人员认为财务信息化是财务部门的事情,各部门都有自己独立的信息系统,如教务、人事、科研等管理系统,高校财务核算系统大都是一个相对封闭的电算化系统,因财务数据独立,数据互联互通性差,与高校其他管理系统信息共享度低。所有系统没有建立统一的信息编码标准和数据接口,部门间资源、信息和数据无法共享,严重阻碍了单位的财务信息化建设。

(二)计算机软硬件系统有待提高

财务信息化建设必须依靠先进的计算机硬件设备和完善的软件系统。但由于计算机更新升级速度快,多数高校迫于资金压力,不能及时更新维护计算机软硬件系统,设备陈旧,服务器配置低,故障频繁,无法满足信息化建设的设施环境要求。软件大多选择通用财务软件完成财务会计核算,如江苏高校多选择上海复旦天翼有限公司开发的财务系统。但由于通用软件主要解决财务工作中的大多数共性业务,且多数通用软件的源程序掌握在软件开发公司手中,用户仅有数据访问权限,不具备控制能力,系统的更新升级依赖于开发人员统一进行标准化操作,遇到财务软件上的问题,往往只能求助于软件公司。同时,受困于软件服务商。而每个高校有其自身发展的特点和独特的管理文化,财务软件上很多个性化的需求方案并不能得到满足,导致经济业务的处理效果大打折扣,降低了财务工作效率。

(三)配套制度不完善

实施财务信息化后,高校财务工作的环境、内部控制的重点及范围、业务处理流程发生了很大变化,财务职能由原先单一的核算职能,转变为“核算、管理、服务”三位一体,经济业务处理方法和程序随之改变,管控重点由人员控制延伸到计算机、网络及人,关注会计信息的输入、输出控制及信息化系统管控等重点环节。原有的财务管理思想和财务管理制度不适应信息化系统的发展要求,其财务流程大都延续手工会计阶段的业务流程框架,根据部门或工作职能设置,没有基于全局业务进行统筹规划,财务流程与业务流程明显脱节,只能事后算账,无法反映业务事件的完整面貌,不能支持事前计划与事中的实时监控,员工的职责不明确,内部控制体系不完善,影响了财务服务及管理效率。

(四)安全风险较大

随着互联网技术的发展,网上报销、网上收费等财务信息系统新功能不断地被开发出来,大大提高了财务工作效率,但给财务信息系统的安全也带来了严峻的挑战。高校财务信息化风险来自三个方面:外部不可抗的风险;计算机软、硬件及网络风险;人为风险。外部不可抗的风险是指由于地震、洪水、雷电等不可抗力造成的财务信息化的外部风险。

计算机软、硬件及网络风险是由于财务信息化系统通过计算机软硬件系统依托网络来运行,设备故障及软件的安全漏洞会使得系统运行中断、数据丢失,造成工作的瘫痪;此外,网络信息的开放性和共享性对财务信息系统的安全带来前所未有的风险,一是在通过网络保存、传输数据过程中,财务信息数据在高校各部门之间频繁流动,容易被未经授权人员查阅而泄露甚至恶意篡改。二是可能遭受病毒攻击,服务器一旦中病毒,所造成的损失将无法估计。

人为风险主要是由于财务人员的责任意识和网络安全意识薄弱,操作失误、泄露登录信息甚至人为舞弊给单位财务造成不良影响。

三、推进高校财务信息化建设的对策

（一）加强人才培训，提高认识

财务信息化成败关键在人,充足的高素质财务信息化人才是财务信息化成功的保证,学校领导应转变观念,正确认识财务信息化体系在现代高校管理机制建设中的重要地位及部门配合的重要性,结合自身的实际情况,对财务信息化建设给予人财物支持。同时,要动员学校上下全员参与财务信息化建设,加强对教职员工的培训教育,满足信息化建设发展的需要。另一方面,组织财务人员学习计算机应用技能和财务软件的操作,显著提升其自身的计算机能力,培养信息化管理思维,充分理解财务信息化建设的相关规划、实施步骤以及运营机制,熟练掌握财务信息化系统操作,解决系统运行中出现的实际问题,与开发商共同开发适合本校的财务信息系统,确保信息化系统的顺利运行,并能落实信息化建设目标。定期开展业务培训,积极参与对外的学习交流活动,转变工作理念,积累管理会计知识及技能,提高综合业务素质,加快财务人员由核算会计向管理会计的转型升级。

（二）完善配套制度

根据学校发展的需求及独特的管理文化,结合高校内部控制工作的内容及要求,制定统一、规范的财务制度和操作流程,建立面向财务信息化的内部控制制度,对重点业务如数据管理、岗位责任、软硬件维护、上机操作管理、信息系统安全等重新确定,不断完善内部控制管理体系,约束、规范各部门及教职员工的经济行为,将单位的经济业务活动、财务管理活动及内部控制活动等嵌入财务信息化系统,实现对经济业务活动的全过程、全方位监控,确保财务系统安全运行。

（三）打造业务、财务一体化流程，推进业务财务标准化管理

梳通、整理经济业务数据在学校内部各部门及其系统内运行、传输的流程及关系,查找业务管理薄弱点,重新对业务流程实施优化和流程再造。对同质业务集中进行标准化处理,如学生奖助学金发放过去由各二级院系各自处理,给经办人、审核人、学校领导、财务人员带来大量重复的报批、审核、财务处理工作,且发放时间、发放标准不同,造成各二级院系学生之间的矛盾。而归口学工处统一时间、统一标准集中办理,则大大提高了工作效率。

运用流程再造思想,对财务、业务流程重新设计,整合、规范业务及财务表单,坚持业财对接工作与财务信息化系统建设同步推进,制定科学合理的财务业务核算流程,统一物流、信息流、资金流,将流程控制规则、方法及程序置于财务信息化系统中,发挥流程事件跟踪、操作记录等监控功能,实施跨部门、跨系统的动态流程管理,跟随经济业务的发生按照处理流程的不同节点依次推进,同步传递信息数据,将业务系统与财务系统有机融合,优化双方系统功能需求,便于业务活动与财务管理工作协同进行,强化财务部门与其他部门之间的资金流、信息流畅通,既可以节约时间成本,提高财务和相关部门的办事效率,又能对数据进行合理、有效分析,为各项决策提供科学合理的数据支撑。

财务核算中心根据各项规章制度,结合信息化建设具体要求,编制财务核算业务指南,以经济业务为导向,对不同类型、不同资金来源的业务事项,分门别类对各类业务处理流程进行阐述,按照业务思维从业务发生所需原始资料、补充资料及业务流程进行指引,解决教职工经济业务处理核算的困惑,方便办理业务,有效提升财务与业务的融合。

（四）通过智慧校园搭建财务管理一体化平台

财务管理信息化平台的内容包括:全面预算管理系统,网上签批系统,日常预约报销系统,账务处理系统,工资管理、学生收费管理系统等。

借助于学校智慧校园建设,从学校层面统一数据标准,通过其预留的拓展接口,实现高校财务系统与其他部门管理系统的数据共享和功能拓展。对校内所有信息资源进行科学整合、重组和共享,统一、规范数据采集方式,使其成为一个完整、统一的管理平台,利用教务、科研、人事、资产等管理系统资料组成校园信息共享数据库,建立集教务、科研、人事、资产管理等在内的具有统一数据接口无缝对接的综合系统,实现财务系统与其他职能部门管理系统数据联动和各种应用数据库的信息共享,使得财务系统可以主动获取其他部门的相关信息,并将财务数据向其他部门各信息系统进行数据推送,由被动工作变为主动服务,打造网络无缝互通和师生个性化服务相互融合的“智慧校园”财务综合服务平台,提升财务部门的服务形象。

（五）加强风险防范

1、强化技术防范意识,建立校园网络信息安全保障体系。首先,必须安装杀毒软件,建立完善的防火墙技术、认证技术及数据安全管理技术,定期更新数据库,加密存储财务数据信息,保持对网络和系统的安全定期检测和实时监控,对外部非法访问以及病毒进行有效隔离,还需要对系统进行定期的电脑体检,以对电脑的安全漏洞发现与修补,定期对程序进行升级,保障系统使用安全。其次,强化财务管理人员的安全防护意识,学习网络安全知识并严格落实相应措施,定期对计算机及其他存储设备进行全面病毒查杀,妥善保管系统登录密码。第三,加强计算机硬件设备的安全管理。避免因设备故障而造成财务数据丢失,保证财务数据的安全完整,

2、做好权限设定。系统管理员应依据明确分工和相互独立、相互牵制、相互制约的安全管理原则,明确岗位职责和岗位权限,分别授予不同岗位人员不同类别、相互牵制的访问操作权限,确保数据操作访问权限的严谨安全。同时加强用户监管,定期开展时工作人员的网络安全知识培训,避免其操作失误带来的损失。

3、做好数据备份。随着高校财务管理信息化建设的快速发展,高校财务数据具备了高度的集中性与共享性,如果发生数据丢失或泄密等情况,就会对学校的发展造成不可预计的后果。所以,相关工作人员需要做好数据备份工作,并制定相应的可行性方案,运用本地与异地备份、每日与月末备份、自动与手动备份、硬盘备份与光盘备份等相互结合的形式,开展数据备份工作,并且及时进行归档。还需要对备份数据进行定期与不定期检查,以明确数据的完整性与实用性。

四、结语

高校财务信息化建设是智慧校园的核心,是有效提高高校财务管理水平的关键环节,对提升学校整体管理水平、专业建设、科研发展等具有积极的推进作用和现实意义。财务信息化系统的发展与完善是一项系统性工程,不能急于求成,盲目地效仿相关案例进行,而是需要结合各校的实际情况进行统筹规划,制定切实可行的落实策略,逐步推进信息化建设。同时,通过智慧校园增强高校的内部管理力度,加强部门间的沟通协作,实现信息资源共享,促进高校财务工作的高效运行,真正实现高校财务管理的“科学化”、“规范化”、“信息化”,确保高校自身的可持续发展。