浅析合同管理信息化建设

宋洁 左良超

[摘 要]中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司（简称西北院）的合同管理经过60余年的发展，管理模式和管理方法近年来逐渐显露出一些问题。为了解决合同管理带来的各种经营难题，西北院于2014年开始建设了立足于企业合同管理、服务于企业经营的“企业经营合同管理和辅助决策系统”，推动了西北院合同管理的规范化、信息化，实现了合同全周期动态信息管理、分析统计和决策支持，提高了西北院企业管理现代化水平。

[关键词]合同管理;信息化;经营决策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.023

[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）20-00-02

1     西北院合同管理的发展历程

中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司（简称西北院）1950年始建于兰州，成立初期的40余年，业务以国家指令性勘察设计任务为主，前期项目以事业费形式拨付，开工项目以年度协议形式签订合同，并依照实际工作量批复下达款项，此时的合同管理为简单的文本归档及手工账本登记。

随着20世纪90年代初我国电力体制改革带来的市场订单增多，以及第2次全国性的计算机普及高潮的推动，西北院的合同管理实现了简单办公自动化，即Excel电子表格替代完全手工账。2000年研发上线了产品数据库系统（DPM3），实现了合同台账的电子化登记及数据导出;2008年研发上线了项目管理信息系统，细化和深化了项目过程管理。

2     西北院合同管理中存在的问题

2010年左右，随着电力体制改革的深化，西北院的订单爆发式增长，加之互联网技术的飞速发展，西北院原有的合同管理模式和方法逐渐显露出短板。

2.1   管理流程采用面签费时费力

项目管理信息化系统在合同管理方面实现了简单的合同信息录入、到款登记及导出功能，未涉及合同管理的流程控制，仅是记录结果。利用纸质合同评审面签并归档合同原件的过程，在项目众多、人员出差频率高的现实情况下效率低下，管理成本不断攀升。

2.2   数据流转依赖对账容易失控

到位资金的确认及经营指标考核主要依赖于Excel表格在市场、生产以及财务部门之间的频繁流转实现。随着合同的爆发式增长，表格数据越来越繁杂、数据更新出现遗漏、基础数据依赖多方对账导致出错等问题集中显现，尤其是西北院2015年7月开始纳入上市公司管理以来，对合同履约的审计要求越来越高，现有的数据流转已满足不了高频率的数据取用要求。

2.3   信息化手段落后

大数据时代的来临，对合同管理信息化提出了新的挑战，与合同相关信息的多维度记录与提取成为合同管理的瓶颈。目前的合同信息数据单薄、分类不满足报表需求、已有系统与财务及人事系统无接口、不支持数据库自定义导出、无法下载电子附件和不能进行数据的多级分类展示等，都影响了合同管理的成效和经营报表的质量。

2.4   履约情况不透明，经营决策困难

合同管理短板凸显，直接带来了一系列的经营问题。第一，企业市场经营状况不透明，决策者不能准确及时地掌握合同保有量、经营目标完成率等一系列重要经营指标的执行情况。第二，企业现金流情况不够清晰，难以帮助决策者做出准确的评价判断，导致企业经营风险不断增加。第三，各业务板块的经营效益模糊，缺乏考核企業各级机构经营绩效、生产业绩与生产能力的准确依据，导致企业市场经营、生产组织、用工组织等生产经营活动的控制调节不精准，不能有效促进企业内部各单位间实现良性互动与协调发展。

3     西北院合同管理信息化进展

为了解决上述问题，西北院2014年开始着手建设立足于企业合同管理、服务于企业经营的“企业经营合同管理和辅助决策系统”（简称合同系统）。

3.1   应用先进的信息化技术手段

3.1.1   采用先进的开发技术量身定制

合同系统采用B/S架构，使用基于Java EE架构的Liems平台进行定制化开发，中间件使用Weblogic，数据库软件为Oracle，具有性能高效、结构灵活、可扩展性强的优势，并具备良好的兼容性，有利于进行数据整合、业务集成、数据挖掘

分析。

3.1.2   灵活的权限配置

合同系统将用户角色、操作权限、系统菜单显示进行严格绑定，能有效地防止未经授权的访问和操作。

3.1.3   可视化流程并提供消息提醒、支持移动APP签批

合同系统提供了图形化的流程运行监控，可直观查看流程各节点的办理情况和办理信息，支持顺序、同步、异步、派生、支持协作和公式等复杂流程条件，并采用西北院统一身份验证服务验证用户的身份。各流程处理环节、各类系统提醒消息均与西北院统一消息服务集成，实现发送在线即时消息提醒（包括RTX、微信、短信等），通过手机APP与移动办公相结合将流程办理信息自动、及时地推送到处理人的手机上，并支持签批和查询相关信息。

3.2   基于流程的合同管理流转线路

管理流程是指管理活动中一系列相互关联行为的序列结构，它反映了在某种活动目标的引导下，这些活动的先后顺序、承转关系，制约、推进和输入输出的客观规律。合同管理的流程实质上是以合同流转过程为管理线路，业务逻辑从合同评审开始，以合同的签订、履约为主线，以收支管控为核心，合同管理系统将合同的流转过程与相伴随的资金流、信息流有机地结合成一个整体，将整个合同管理归纳为一个全程、全网的闭环工作流程，并在此基础上建立一个完全基于工作流的工作管理体系。采用基于工作流的管理方式的合同管理系统，能实现合同管理工作流转的自动化，以及对合同流转过程的实时监控与跟踪。

3.3   构筑强大的合同管理功能体系

3.3.1   合同全生命周期管理

合同评审、合同签订、合同履行（合同执行期间发生的变更、索赔、奖励等进行管控）及合同收支管理，并以合同档案的形式归档到系统，形成了一套闭合、完整的合同管控数据体系。

3.3.2   工程项目信息管理

项目是合同履约的重要一环，均由合同直接生成，系统准确归集合同与项目一对多的关系，对接项目管理系统、财务系统，实现工程和项目统一管理、信息共享。

3.3.3   收支管控，实现自动预警

合同签订后根据合同内容制订收款计划、付款计划，到款确认与付款审批时要与之对应，准确显示合同的已收、未收等信息。系统自动扫描并对所有到期的收款、付款等关键节点或事项进行预警。

3.3.4   职能管理，提供“一站式”的信息服务和业务办理服务

合同系统能够从不同角度对系统数据进行统计分析，用户可以提出自身需要的统计样式，进行报表定制。同时，合同系统还提供“一站式”服务，避免不必要的用户操作负荷，力保信息统一规范，在各系统中充分共享，实现“一个入口，多个出口”。

4     西北院合同管理信息化成效

4.1   流程可控、数据共享，提升管理效率

合同系统对合同评审、变更及到款确认采用流程管理，从实际情况出发制定符合三标体系规定的管理流程，达到合同管理标准化、规范化目的。同时，通过自动化的流程管理，使原本繁杂的手工操作由系统自动处理，极大避免了手工操作可能出现的失误，确保信息的可靠性。建立合同信息、客商信息、到款信息及发票信息等数据库，经营、生产、财务等各部门的相关数据都可以在网络上进行查询，提高了合同管理的透明度，实现了数据实时共享。合同系统上线后，合同评审流程平均流转时间由10天左右减少到3天内，到款确认流程平均流转时间由5天左右减少到2天，大大提升了管理效率。

4.2   编制计划、设置预警，管控合同履约

合同管理不仅是结果管理，更应是过程管理。通过记录合同规定的收支条款、分解合同的收支计划，将合同、项目与实际收支情况一一对应，设置预警信息提前通知收付节点，根据实际收支情况动态调整收支计划，已收未收、已付未付一目了然。增加合同、项目相关情况随手记功能，深入管控履约情况。

4.3   海量查找、定制报表，服务企业决策

信息化技术将多维的合同数据保存在数据库中，强大的统计功能和查询功能使合同管理人员能够及时有效地在海量数据中查找所需数据并进行有效分析，更可以通过定制报表实现常规的报表编制，提升统计管理水平，为决策者提供精确、快速、有效的决策支持。

4.4   管理客商、服务审计，降低企业风险

合同系统的客商管理板块对供应商及分包商进行分类评级管理，客商与公司所有合同关系、往来款项一目了然。合同系统的功能设置完全响应《建造合同准则》及《勘测设计类业務收入与成本管理指导意见》的要求，自动提取合同预计总收入、合同预计总成本、合同执行进度等数据，并且支持手动添加合同调整收入等数据，按财务要求形成相关表格满足审计需要。客商的分级管理及充分响应审计，有效降低了企业的经营与财务风险。

4.5   控制权限、网络备份，保障信息安全

通过权限控制使数据内容分级呈现，确保信息保密性;数字加密、数字签名等手段保证了合同网络审批的安全性、真实性、可靠性。同时，数据库的多重备份与合同文本原件的归档能够确保企业合同的安全性。

5     合同管理信息化的完善和提升

5.1   实现经营驾驶舱功能

实现经营驾驶舱功能要做好以下几个方面的工作。第一，通过与业务系统进行深入集成，按照经营决策主题域，综合分析汇总经营数据，为经营决策提供数据支撑。第二，建立可视化的统计图表，从多种业务视角，清晰直观地反映企业经营数据的历史对比、趋势分析、同期对比等形象状况。第三，建立管理仪表盘，展示关键经营目标与实际执行的差异状况。第四，以决策者关注的基准指标为基数，对异常数据进行不同形式的提前预警展示。总体上实现可视化、可穿透的经营驾驶舱功能。

5.2   实现核算合同毛利率，经营现金流预计功能

第一，通过与财务系统和人事系统进行对接，提取合同预计总收入及直接成本，核算合同实时毛利率。第二，通过提取收入合同的到款计划、支出合同的支出计划以及财务系统的融资计划等，形成未来一个阶段整个企业的经营现金流预计情况，为企业的重大经营决策提高数据支撑。

6     结 语

通过建立企业经营合同管理和辅助决策系统，旨在推动西北院合同管理朝着规范化、信息化的方向不断发展，实现合同全周期动态信息管理、分析统计和决策支持，不断提高西北院企业管理现代化水平。

主要参考文献

[1]谭浩强.我国计算机普及的历程及其启示[J].计算机教育，2011（17）.

[2]李垣，王元恺.以流程为中心的管理模式[J].西安交通大学学报：社会科学版，2001（12）.