信息化背景下高校档案服务的新策略分析

刘玲

摘 要：本文主要以信息化背景下高校档案服务的新策略分析为重点进行阐述，结合当下信息化背景下我国高校档案服务存在的问题为主要依据，从改变服务意识、建立完善的大学档案信息的服务评价体系、提高档案管理人员综合素质这三方面进行深入探索与研究，其目的在于加强信息化背景下高校档案服务质量。

关键词：信息化；高校档案；服务策略

对于信息化背景下高校长远发展来讲，加强档案服务十分重要，其是提升高校工作效率的基本条件，还是推动高校持续发展的关键点。基于此，相关人员需给予高校档案服务高度重视，促使其存在的效用与价值在高校日后发展中全面发挥出，为其稳定立足于经济市场做铺垫。本文主要分析信息化背景下高校档案服务的新策略，具体如下。

1 信息化背景下高校档案服务所存的问题

1.1 档案服务路径与形式较单一

当前，在高校发展中档案管理工作的实效性越来越大，但档案服务路径与形式存在较强的单一性，导致高校档案管理工作的深入发展受影响。具体来讲：

我国高校档案管理工作发展时间相对较长，受多种因素影响，并未将档案管理工作的实效性充分的发挥出来，主要体现在服务渠道单一上。自进入二十一世纪之后，以网络技术和信息技术为代表的现代技术迅猛发展，但我国诸多高校依旧采用传统的管理方式对档案进行管理，而未同现代技术有机结合构建新的管理模式，如在线服务等。在师生对档案服务需求不断提高的今天，以往的服务渠道显然无法满足高校师生多元化和个性化的服务需求。基于此，欠缺健全且高效的在线服务慢慢成为了信息化背景下高校档案管理的缺陷。

服务范围相对较狭窄。我国高校的档案服务工作只限于校内，所秉承的服务理念为只服务在校师生即可，如此使档案服务范围受到了巨大限制，让其被牢固在学校这个小天地内，进而使高校档案服务质量受影响[1]。

第三，档案服务形式的单一性。当前我国高校档案服务的服务形式主要以开具证明、复印档案和翻阅档案为重心，特别是档案复印，所占据的比例最大。但随着时代的变动，社会大众对档案目录信息与档案咨询等服务的需求在持续上涨，而此方面当前我国高校还不能提供，进而阻碍档案服务性能充分发挥。

1.2 欠缺高效的信息服务评价机制

由于在高校发展中档案服务的效用越来越显著，对其管理质量的需求也在逐渐加大。为了有效提升档案服务质量，我国高校需构建健全的信息服务评价机制，以推动高校档案服务质量上升到新高度。但就如今来讲，我国许多高校都欠缺切实可行的档案服务评价机制。具体来讲：第一，部分高校并未认识到信息服务评价体系的现实意义，未构建健全的信息服务评价机制，若是档案信息服务机制指标不完善，是无法将其存在的效用与价值发挥出最大化的。第二，对信息服务评价机制落实力度不足，致使信息服务评级机制流于形式不能全面发挥其实效性[2]。

1.3 档案管理者综合素养待提升

在我国档案管理中信息技术的运用要求档案管理者具有较高的综合素养。信息技术的全面使用，让档案管理工作停留在了翻阅资料与复印资料的方面，并且要求档案管理者充分掌握网络技术与信息技术，能够熟练使用各种信息软件。若想满足相关要求，高校档案管理这需具有较强的专业技能与道德素养。但就当前具体状况来讲。我国诸多高校档案管理者在现代技术与在专业技能方面依旧存在诸多问题，不能切实满足信息化背景下高校档案服务的具体要求。

2 信息化背景下高校档案服务的新策略

2.1 转变服务理念，创新服务形式

第一，提升主动服务意识。因为诸多因素影响，导致我国诸多高校档案管理者欠缺主动服务理念，大多还以被动服务为主，这不但不能将档案管理工作的效用充分的发挥出，还会导致档案信息的真实性与准确性得不到有效保障。基于此，在信息化背景下各大高校若想保证档案管理工作的实效性发挥出最大化，首要任务便是加强高校档案管理者的主动服务理念，化被动为主动，服务广大师生，进而推动高校档案管理工作的服务质量和水平上升到新高度[3]。

第二，给予双向服务。身为高校档案管理部门，为现行教学、学籍管理、科研等有关工作提供优质的服务为高校档案管理部门的主要职责。但目前我国高校档案管理部门需要满足上述要求之外，还需积极拓展自己的职能和服务，努力为高校教学、后勤、科研等工作提供优质服务。另外，高校档案管理部门在服务高校的同时，还需将目标转向社会，将高校档案在社会上开放出来，为社会大众提供高效的信息服务。这极大的促进了高效档案事业全面发展。

第三，构建现代化服务方法。基于网络技术和信息技术为中心的现代技术具备信息传输便捷、速度较快的特点。在高校档案管理中合理利用这些现代技术，不但能够为被服务人员提供新兴的服务方式，提升服务质量。基于此，高校内部档案管理部门可采用新兴的服务方式，有效运用在线服务等现代服务方法为高校师生提供优质服务[4]。

2.2 构建健全的信息服务评价机制

完善的高校档案信息凭借机制对加强档案服务质量与水平具有积极作用，当前，外国诸多高校在科研、教学以及后勤管理等方面皆构建了健全的评价机制。基于此，我国高校也需依托其有关经验，帮助我国构建切实可行且高效的服务评价机制。具体来讲：第一，加强认识，了解服务评价机制的现实意义，大力建立健全的信息服务评价机制。第二，在选取信息服务评级机制的评价指标需尽量地健全，实际应该包含下述几方面内容服务程序、服务指标、服务保障制度、服务手段、服务满意度、服务评价信息收集、服务实效性等。第三，对于构建完的信息服务评级机制，相关部门需加大考核力度，确保其能够切实落到实处[5]。

2.3 加强档案管理者综合素养

增强档案管理者的综合素养务必要做好下述几点工作：第一，加强对高校档案管理者培训力度。时代的不断发展，使知识转变的速度逐渐加快，各类新技术、新理念以及新知识层见迭出。对于高校内部档案管理者而言，具有较强的专业技能和综合素养为保证档案管理工作质量的基本条件。这便需要高校有关部门增强对档案管理者教育培训力度，通过定期开展活动的方式，来加强档案管理者的档案管理技能和提升信息技术应用水平，保证其有较强的专业技能的同时，还能熟练使用各项网络技术和信息技术。第二，需进一步完善档案管理部门的人员结构。不但要保证档案管理团队中有真正对档案管理工作感兴趣的工作人员；还需确保档案管理团队中的工作人员年龄适中，保障比例协调。基于此，才会为高校师生提供良好的档案服务，提高广大师生档案信息服务满意度。

3 结束语

总而言之，时代在发展，以往的档案管理模式已经无法满足当下社会发展需求，若想保证高校健康有序发展，相关部门需转变档案服务理念、创新管理模式，采用新的管理方式来加强高校档案服务质量，进而为提升高校工作效率提供有效依据。

参考文献

[1]关静.信息化背景下高校档案管理服务策略研究[J].淮南职业技术学院学报，2018，18（03）：128-129.

[2]郭晓文.信息化背景下高校档案服务策略分析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2017，33（03）：94-95.

[3]冯曙光.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].科技经济导刊，2015（15）：33-34.

[4]康海君.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].中小企業管理与科技（中旬刊），2015（11）：44.

[5]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报，2014，11（35）：255-256.