水利工程档案的收集和利用管理对策探究

张树莉

摘 要：相较于其他种类的工程，水利工程所要求的精准性和精确性更高，在具体的施工过程当中要对所有有关数据资料进行收集并予以整理，以便能够在后期工程变更或者维护过程中得到使用，所以加强对水利工程档案管理收集工作具有重要意义，有利于切实发挥档案资料的实现为水利工程建设事业的发展做出贡献。文章以此为主题展开论述，希望对相关人员的工作提供一些借鉴和思考。

关键词：水利工程；档案管理

1 引言

水利工程和人民生活息息相关，大到三峡大坝等大型水利工程项目，小到农田水利灌溉设施，各种各样的水利工程都在为我们的生活提供方便。实施水利工程需要经过一系列严格的项目审查、立项、施工以及验收工作，在一系列的工程中每个施工环节形成的施工档案都需要对其进行高效的收集和整理，不同资料也有不同的存储形式，文字、声音、影像资料等，对其的整理和收集需要一定的专业档案管理技术，需要档案管理工作者认真对待。

2 水利工程档案在工程运行管理中的作用

水利工程档案形成于工程建设之初一直到工程最终交付的所有环节当中，所以如果能够收集到完整的资料，可以对水利工程的整个施工建设过程进行真实的历史反应。工程档案当中包括项目工程师、建设人员的整体劳动成果，因为水利工程档案的真实喊我完整，所以对于施工过程中存在的不足可以通过档案进行历史性的回顾，也可以为后来的工程变更或者施工提供一手的资料以便于其可以快速进行修正。水利工程档案的收集工作是日后进行水利工程返修和活动改造的原始依据，该项工程也是人们在掌握历史发展规律的基础上进行自然改造的活动，不过工程交付以后，随着时间的演变和受到各种自然因素的影响，工程可能就会出现一些问题，比如外表破损、内部机器设备老化，为保证水利工程能够持续不断的为人们生产和生活提供服务，需要对上述问题不断地进行修复和更新，而这一系列工作同样离不开水利工程档案。

另外，水利工程档案的管理利用不但是局限在对自身的更新问题上，还有助于保障周围的环境和为其他的工程提供配套设施，因为水利工程自身体系庞大且建设位置偏僻，涉及交通、桥梁以及电力建设等，所有这些工作都需要进行备案，进行事后检查以确保方案的合理性，减少对其他工程的损害。

3 水利工程档案管理过程中存在的问题

目前的水利工程档案收集管理工作中存在着很多不足，产生这些不足的主要原因在于工程的设计、交付及使用过程中会产生大量的合同资料等，进而形成一系列的档案需要整理，但是档案管理经验的缺失使得该项工作暴露出一系列的问题。

首先是工程档案编制不规范，因为水利工程的档案管理类型多种多样，且不同施工阶段产生的档案也有所不同，以至于经常出现档案不连续和分类不科学的问题，导致档案查阅困难。其次是案卷和文件的提名不相符，因为工程的档案数量之多，在进行档案储存的时候需要清晰的注明文件档案的名称，而不仅仅是通过简单的数字和时间代表文件所属，这样也有利于查找档案，保证问题解决办法的清晰。再次，档案文件资料的收集不够准确，该问题主要表现为工程施工图和竣工图纸与实际所建立的水利工程的实体工程不符，对同一实物反应的差别较大，档案内不同资料，比如音频、视频等所反应的内容不同。还有就是档案因为储藏时间过长或者因为档案的使用频率比较高，导致的档案出现字迹破损、纸张破裂的情况发生，不利于档案的长期保存使用、最后，档案利用率低。随着科技的发展，信息技术在水利工程档案管理中得到广泛应用，不过目前也仅仅局限于内部应用，并没有联网实现共享，以至于为野外工作利用档案带来了不便。

4 科学收集和利用水利工程档案的对策

4.1 加强对工程档案管理工作的组织领导

收集和利用水利工程档案要按照一定的标准进行，第一要建立起“统一领导、分层管理”的原则，以保证所建立档案的规范性；第二是要在施工单位内部建立良好的档案管理制度，不但要确保各个工程施工阶段以及各部门对档案管理负有的职责，同时还要采取相应的控制措施，逐渐的在档案收集和利用工作中制定出完善的工程档案管理制度，对水利工程档案手机工作配有足够的资金和人员设备等，保证档案工作顺利进行。

4.2 加强对归档文件质量的控制

水利工程建设单位在最初进行档案收集工作的时候就要从工程设计和建设初期开始，对收集到的各类档案资料进行整理和分析，按照一定的标准进行档案归类，因为并不是所有的和工程有关的文件资料都可以归档到档案之中，要保证纳入档案中资料的有效性和真实性，否则将会给后期档案使用带来极大的不便，尤其是对于废弃合同的处理，务必要将其排之在外，避免后期难辨真伪导致合同纠纷。归档档案的收集与整理要按照行业标准或者是国家规定进行，另外要对工程档案进行标准化的考表和卷皮等，保证档案的装订质量，文件归档之后要保证档案在提取的使用过程中的完整，对档案室的温度进行调整，以免档案老化，进行档案移交和提取的时候要有负责人签字

确认。

4.3 提高对工程档案管理的信息化水平

目前社会各个行业都已经全面实现了信息化建设，为此水利工程档案部门要紧跟时代发展潮流，尤其是对于水利工程档案管理部门来说要加快引进信息设备，建立对应的档案管理信息平台，实现对档案信息的内外部共享，设立查看权限，提高档案信息的利用效率。

5 结语

水利工程档案的收集管理工作十分重要，是工程变更或者后期維护过程中的重要参考依据，加强对工程档案的循环利用也有利于保证水利工程的各个环节工作顺利开展，为我国的水利建设事业形成强大的档案材料储备，积累丰厚的建设经验，促进进一步发展。

参考文献

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