浅谈公文归档工作和档案管理

2018-12-15冯苗丽

卷宗 2018年30期

摘要：本文从规范公文处理程序、收到的上级文件以及本单位下发的文件如何做好分类和整理归档工作、完善公文材料、信息化时代对档案管理有了怎样的新要求等方面，就档案管理工作的整個流程进行了论述，对于搞好当前档案管理工作提出了改进措施。

关键词：公文；归档；档案；管理

我们在平时工作中，每天都要把散乱的文件、资料进行收集、整理，及时、正确地进行归档，形成具有参考价值的档案，为我们今后的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。怎样做好这一工作，笔者认为有做好以下几点：

1 公文形成和公文拟制过程中存在的问题及改进措施

公文是保证各级党政机关高效协调运转的重要基础工作，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文是档案的前身，公文形成是档案工作的起点，不同单位的文件拟制部门各有不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草，然后交由办公室负责印发，我们单位就属于后者。由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解也存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们下属一些单位在公文拟制过程中存在的问题主要有以下几点：

1.1 公文印制不规范

公文要求要双面打印，但有的人却打成单面，造成浪费，给以后的装订带来很大不便。

1.2 标题字体大小不一，文种使用不规范

起草的公文一定要用上级要求的字号、字体，标题字应该是二号标宋，不能随心所欲；对文种的使用，要注意坚持以下原则：

1）必须按照党和国家公文法规的统一规定准确使用文种；

2）要以正确的行文关系做依据；

3）要考虑发文的具体目的与要求。

之所以要这样做，是因为公文一经发出，就会产生一种权力关系，体现着明确的管理权限与严格的从属关系。因此，决不可马虎从事，随心所欲。我们一些下属单位对文种的使用，随心所欲的情况也有，有时请示、报告不分，一文请示多件事情，生造文种或不规范使用红头文件等现象时有发生。

1.3 正文字体不规范，附件标识比较混乱

公文正文字体要求是三号仿宋，有的公文正文字体却打成了黑体；有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

1.4 数字使用不规范

有的正文用数字大小写不一致，有的大写中间加顿号。

上述几种情况，严重影响了公文转化为档案。因此，作为一名负责公文拟制的人员，平时要对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

2 对收到的上级文件以及本单位下发的文件如何做好分类和整理归档工作

对收到的上级文件以及本单位下发的文件，经过一段时间的传阅后，即可根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理后进行归类保管：去掉一部分普通的、不重要的，不能立即或随意销毁，而应放到别处；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。

要做好整理归档工作，笔者认为可以从以下几个方面多注意学习，积累经验：

2.1 认识要到位

要充分认识档案工作的重要性，公文成功转化为档案，必须重视公文的规范化管理，减少档案部门的工作程序和移交手续，避免重复立卷，使档案工作流程更加科学化、合理化。

2.2 态度、方法要到位

档案工作人员要有较强的职业悟性，要有对历史负责的态度，把档案归档工作要平时化、平常化。方法要灵活，随时随地留心收集，做到规范、科学地办理好、归类好每一份文件。

2.3 边干边学，及时撑握新政策、新规定

要成为一名合格的档案工作人员，在日常工作中就要重视档案知识的学习、归档经验的积累。

档案材料要不断地填充一些新内容。2009年12月中央组织部出台了《干部人事档案材料收集归档规定》（以下简称“新规定”中，为人事档案管理部门收集档案材料提供了新依据。除以前的归档方法外，新规定中还增加了许多新的内容，如“人事争议仲裁书”“再生育子女申请审批表”等。要多交流，多充电，及时撑握新政策、新规定。归档内容现在更多了，增加了干部婚姻、财产等资料的收集，这对考察、任用干部提供了依据。

归档内容要求更加真实、可信。除将以前的材料整理完整外，还要将个人毕业证、学位证等原件复印后加盖公章进行确认及时归档。

归档纪律更加严明。严禁涂改、伪造、撤换档案材料。

在日常工作中，文秘、档案人员在归档过程中不应该随意更改，但有时也不应该拘泥于传统的整理归类思路，要结合实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，尽量做到查找简便、快捷。

3 完善公文归档工作后如何形成档案

具体可以从以下两点着手：

3.1 针对上级发文

对于上级发文，收文登记后，先应鉴别该文件是否具有保存价值，有储存价值，应按档案整理规范要求，阅办完毕后，就应初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

3.2 本单位自生文件

对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、初稿等集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，再到正式整理时装盒为“卷”。

4 信息化时代如何成为一名合格的档案管理人员

对一个单位来说，纸质文件的缺点是难于永久管理保存，而且还占大量空间，管理成本上升。从纸质管理变成用计算机管理、电子光盘等，信息量大，还不占空间，这就需要更多会计算机知识的人才来管理档案工作。

随着信息多元化的到来，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，现在，上级部门要求将整理成卷的档案目录要进行电脑录入，形成电子文档。在日常工作中，在电脑上录入的电子文档要注意留存备份，有的人就忘记这一环节，给以后查找工作带来不便。