如何做好地质勘查单位档案的规范化管理工作

路瑶

摘 要：地质工作作为我国社会发展的基础性工作，地质勘查单位日积月累形成的档案资料记录了真实的地质工作开展状况，客观反映了每一个历史时期该地质勘查单位的工作实况，以及与社会、政治、经济和文化等各方面的交叉影响，具有极高的不可再生性，一旦因为管理不善导致资料流失或缺漏，地质勘查单位将承受无法估量的损失。本文立足于地质勘查单位档案的规范化管理工作的重要性，重点阐释了如何做好这项工作，以期为行业发展提供借鉴。

关键词：地质勘查单位；档案管理；规范化操作；创新意识；社会观念

以河北档案工作规范化管理为例。河北省国土资源厅和省地矿局始终要求地质档案的管理部门对地质档案应做到及时进行整理、编号、登记，进行分类保管，做到定期对资料进行核查，防止资料损坏和丢失。另外，地质勘查单位所汇交的电子文档的内容及格式要严格按国土资源部《成果地质资料电子文件汇交格式要求》执行。由此可见，档案不仅是每个时期地质勘查单位政经等方面的动态记录，还是地质工作进程和变化的见证，是服务于社会的主要文化载体，必须加以规范化保护，才能让其在不断发展过程中最大限度实现其原有

价值。

1 地质勘查单位档案资料规范化管理的重要性

上文已经提及，地质勘查单位的档案资料是地质工作有效服务社会的主要载体，也是基础性工作之一，涉及范围十分广泛，几乎囊括社会各个行业和领域。由于这些档案资料是地质工作最真实的记录和反馈，记载着不同历史时期地质工作的主要进程和期间发生的各种变化，因此其珍贵性和不可再生性可见一斑。只有建立完善的地质档案管理机制，健全档案的共享和社会化服务体系，将新时期的信息科学技术和新媒体数据技术融入到档案管理工作中，通过搭建数据中心的方式，实现不同时期档案资料的统一分类管理，才能充分发挥档案资料的宝贵价值，在加快地质工作进程的同时，为社会主义现代化建设服务[1]。

2 对如何做好地质勘查单位档案的规范化管理工作的几点思考

2.1 适时转变工作观念

传统的地质勘查单位档案管理工作主要运用的是管理型模式，当下该模式出现一些弊端，例如管理过于保守，没有及时集合新形势下的发展实际对企业各部门工作观念进行更新，档案管理仍停留在纸质记录、不主动参考借鉴优秀模式等方面，给档案管理工作的开展带来诸多阻碍。

因此，档案管理工作需要进行转型，即由原来的管理型转变为管理开放型，注重结合新形势，研究当下可能出现的新情况、新问题，提高其主动服务意识，让档案信息资源得以充分开发利用。还要按照国家档案局发布的《原始地质资料立卷归档规则》（DA/T41-2008）要求进行原始地质资料的整理归档。国土资源部《地质资料管理条例》曾明文规定，地质勘查单位收集、保管档案的最终目的是为了提高档案的利用率。随着地质勘查单位改革的不断深入，单位内部的实际情况也有所变化，档案工作和地质科技、矿产所有权、野外现场、地质勘查等工作的管理也日益紧密，档案资料的开放式管理便逐渐成为可能，日渐出现了开架阅览、送档上门、深入施工现场等新式档案管理形式，为档案管理工作的进一步推进提供了帮助[2]。

2.2 地质勘查单位要健全与档案管理相关的规章制度

任何工作单位要想稳步有序推进，就必须要做到有章可循，有法可依，地质勘查单位也不例外。在档案资料管理方面，对于国家计划内项目及地质科研项目，要按照国家档案局发布的《原始地质资料立卷归档规则》（DA/T41-2008）要求进行原始地质资料的整理归档。地质市场项目的归档要求根据项目实施情况，工作内容、行业及国家规程规范要求归档。所归档的文件资料均应反映项目的整个实施过程。省地矿局所发各专业地质档案电子文档严格按2002年国土资源部国土资发〔2002〕93号文的附件《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（试行）执行。另外，计算机软件、数据、磁带、磁（光）盘、录相带、照片（包括底片）等音像电子资料，随项目进行归档。对于在外单位收集或购买的各类资料，除按规定归入原本档案的资料外，对于有利用、保存价值的资料，应交单位资料室，按参考类资料归

档等。

2.3 将信息科学技术融入档案管理工作中

地质勘查单位的档案管理工作要想实现与时俱进，长久发展，就要结合时代特色。首先，与信息科学技术的融合必不可少。地质勘查单位要因此建设档案信息资源的总数据库，用以全程调配、分类每个不同时期的档案资料。这个总数据库也可以叫作中心数据库，内含多种档案分类标准。如按照档案的存储地址，可将单位内的资料分为地质市场地质勘查项目和国家计划内项目、地质科研项目等。按照档案的不同载体进行分类，可以分成文书类、照片类、声像类以及多媒体类等。按照档案的不同检索类别进行分类，可以分为档案的目录数据、不同专题的目录、资料的目录以及文件的目录，另外还有电子文件和电子档案等。其次，地质勘查单位要建立完整的目录数据，方便档案的查找，也可以仅仅对那些利用率较高的数据进行目录统计，或者全文数据录入，包括不同文件形式，如照片类、图片类、影像类等。此外，所建立的档案数据库要设立完整的输入和输出系统，即综合数据分析技术，保证数据在加工、识别、接收、存储和传输等各个环节的顺畅，还要注意数据的保密性。再次，完整的计算机检索技术也应该被档案管理所采用，这样可以方便档案的查找，保证检索的便捷，节省不必要的搜集时间。

2.4 加大对档案管理基础投入，保证工作人员专业性

一方面，地质勘查单位要给予档案管理工作足够的重视，在该工作中投入大量的资金和精力，比如建造可供档案管理的庫房、更新档案的装具、购置档案管理需要的机器设备等；另一方面，地质勘查单位要定期对工作人员进行培训，要求档案管理人员具备一定的档案管理理论知识和法律法规知识，并不断提高其专业技能水平，还要为档案管理人员提高更多的物质和精神鼓励，提高单位的凝聚力和集体

意识。

3 结束语

总之，地质勘查单位要重视档案规范化管理工作的开展，意识到档案管理在日常地质工作中的重要地位，全方位立足于发展实际，实现新时代档案管理的稳步推进。

参考文献

[1]周翠芳.试析如何加强地质勘查单位的档案管理工作[J].办公室业务，2018（05）：96.

[2]孙磊.核地勘单位科技档案管理存在问题及对策[J].兰台世界，2016（S2）：78-79.