工程项目档案规范管理要素
2018-12-15赵灵迪
赵灵迪
摘 要:在进行工程建设时做好工程项目档案管理工作是十分重要的。工程档案记载着工程建设的过程,是评定工程质量和等级的有力依据,是整个工程建设工作中重要的一部分。在工程建设完成之后,工程项目档案管理是项目维修保养和升级改造的重要参考,有着十分重要的作用。但在当前的工程档案管理之中还存在着一些问题,这些问题对工程项目档案管理的规范管理有着很大的影响,本文对工程项目档案管理的几点影响因素进行论述,希望可以促进工程项目档案管理业的不断发展。
关键词:工程项目;档案;规范;管理;方法
1 进行工程项目档案规范管理的重要意义
工程档案是工程建设企业的宝贵财富之一,工程档案反映着企业所修建的每项工程,记录着每项工程的建设经过和建设经验,给后来建设同类工程提供了十分宝贵的经验。所以,能否更好的管理工程项目档案保证工程项目档案的准确性和完整性是十分重要的。为了更好的进行工程项目档案的管理,在每项档案归档时相关人员都要做好相应的核查工作,认真检查确保无误。如果发现问题要积极协调积极解决,不断提高工程项目档案管理的管理水平[1]。
2 影响工程项目档案的不利因素
2.1 无法确定归档的档案是否是档案原件
在各项记录之中,原件是最真实有利的证据之一,所以工程档案在归档时应该将工程项目档案管理的原件进行归档,为后期核查和维修提供有力依据。但在部分工程建设之中经常使用复印件和传真件作为档案原件,这种情况既不利于档案的长期保存,在今后要使用时也会带来很大的麻烦。如果因某些特殊原因要使用复印件或传真件作为工程项目的档案,必须由单位加盖印章才能作为工程项目档案管理进行归档。
2.2 工程项目档案管理内容缺失
在进行档案记载时,要按照规定将工程项目档案管理的各项内容填写完整,例如施工双方的公司名称、施工规范等,而且每份文件都要加盖清楚的公司印章,确保其具有一定的法律意义。如果在进行工程项目档案管理时出现签名遗漏、盖章遗漏等项目内容缺失时,必须立刻进行补办。但在部分工程项目档案管理中,还是会出现施工文件填写不齐全的现象,例如在填写工程的验收范围和质量时,必须要对本次工程所使用的各项设备的数量和具体名称、所有施工建筑的工期、建筑数量和建筑面积进行填写;所以,如果发现工程项目档案管理有缺失部分,相关的技术人员和管理人员应该尽快补充。
2.3 竣工图的绘制不符合要求
在一项工程建设完成后要按照相关规定绘制工程的竣工图。在绘制竣工图时,要按照项目的设计图、设计变更图、工程协商联系单等工程信息进行绘制。竣工图应该有很强的真实性,要真实的反应出工程建设完成后的状态,要保证竣工图的绘制深度和表达方式。但现在的竣工图在绘制过程中还存在着与真实情况不符的现象,有些单位在施工完成后不加盖竣工图章或使用以往使用过的竣工图章蒙混过关[2]。
2.4 没有真实的照片记录
在工程检核完成后进行工程项目档案管理时必须要有真实的照片作为记录。归档是对整个施工建设的资料收集,应该收集整个工程建设中有价值的素材。照片可以直观的记录整个工程建设的各种情况,帮助工程项目档案管理人员更加高效的进行工程项目档案管理工作。并且在进行档案管理时,首先要检查提交的工程照片是否有病毒,照片的内容是否完整真实,照片是否与整个施工建设有一定的关联性。档案所收录的照片应该主题明确、画面清晰,按照施工顺序排列照片循序。有些工程项目档案中并没有照片存在,给后期的调用和参考带来了很大的麻烦。
3 合理管理对提升工程项目档案管理的作用
3.1 增强责任意识
工程档案的牵扯范围较大,工程项目档案管理的工作人员必须要有一定的责任意识,要掌握实时的施工进度,了解施工的各项情况在必要时要到施工现象进行档案管理和收集工作。如果需要更换档案管理人员,必须要做好档案交接和情况介绍工作,避免工作人员调换导致档案工作出现工作空白。
3.2 制定监督措施,监督工程项目档案管理工作
要想提高工程项目档案管理质量,必须要建立考核制度,档期检查非常注重档案管理质量。每年都要进行档案管理考评工作,将考评结果在年会之中。工作效率高质量好的单位应该进行嘉奖,对归档率较低、效率较差的单位应该提出批评并进行惩罚。如果受到惩罚依然没有改进的单位必须要大力整改。建立工程项目档案管理的监督措施可以有效的提高工程项目档案管理的工作效率和归档率,是一种有效的管理办法[3]。
3.3 建立规范的工程项目档案管理制度
要想更好的进行工程项目档案管理工作,必须要有一套规范的工程项目档案管理制度。在建立档案管理制度时要以科学、高效、务实为原则,所建立的制度应该包含工程项目档案管理中收集、整理、立卷等各个环节,确立明确的收集范围和管理措施,让各个工作人员的工作都有章可循,制定好相关规章制度后要严格贯彻落实,更好的进行工程项目档案管理。
4 通關建立专业的团队来提升工程项目档案管理水平
4.1 建立科学的工程项目档案管理团队
在进行工程项目档案管理时,必须要建立科学的工程项目档案管理单位,确立明确的部门分工,将复杂的工程项目档案管理工作细化。这样不仅可以保证在施工的各个阶段都有工作人员进行档案收集工作,还可以保证工程项目档案管理的高效进行时档案管理和工程建设同步进行。在建设科学的工程项目档案管理单位时,要根据工程项目档案管理的特点建设结构合理的工作岗位,招收专业技能强的工作人员。
4.2 招收专业人才
工程项目档案管理工作具有很大的特殊性,工程项目档案管理工作不仅需要档案管理知识,还要了解一定的工程建设知识和网络知识。在现代化技术不断发展的今天,进行工程项目档案管理工作需要使用计算机技术将所收集的工程项目信息化存入电脑中,所以需要复合型人才进行工程项目档案管理。在培养工程项目档案管理人才时,不仅要聘请专业人才,还要加大对本单位工程项目档案管理人员的培训流力度,不断提高本单位工作人员的工作效率和专业技能,更好的进行工程项目档案管理工作[4]。
5 结论
所以要想更好的进行基层档案管理工作,就要注意以上几点问题,确立更加规范的工作标准,将其贯穿于工程项目档案管理的各个环节之中。在本文中,对影响工程项目档案管理工作的不利因素进行列举,同时对工程项目档案管理要素进行分析,希望可以更加科学高效的进行工程项目档案管理工作。
参考文献
[1]韩开元.工程建设项目档案管理研究[J].兰台内外,2017(06):76.
[2]王海英,鱼可喜.工程项目档案规范管理势在必行[J].陕西档案,2017(06):36-37.
[3]杜丹.加强建设工程项目档案管理的策略[J].城建档案,2017(11):58-59.
[4]邱小芬.关于新建工程档案专项验收的几个问题[J].兰台世界,2016(S2):179.