如何做好基建档案的收集与整理

摘 要：基建档案的收集与整理工作是一项繁杂而十分重要的工作，要搞好基建档案收集与整理离不开专门人员的重视，我们首先应该具备较强的档案收集与整理意识，将基建档案收集与整理工作列入到基建档案的重要位置，建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，所以要配备专门人员和制订严格的管理制度。

关键词：基建档案；档案收集；档案整理

基建档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相等的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的档案文件。基建档案的收集管理工作是一项繁杂而十分重要的工作，要搞好基建档案收集管理离不开领导的重视，领导首先应该具备較强的档案收集意识，将基建档案收集工作列入到档案收集管理的重要位置，同时配备专门人员和制订严格的管理制度。基建档案不仅是档案工作的需要，也是整理规划、建筑质量安全、建设发展的需要。

档案是一项严谨的工作，不论是在收集还是整理过程中都非常重要。在接收一项工程项目时往往收集档案会遇到一些问题，我们就针对收集档案时探讨一下存在的问题并提出一些措施进行处理。

1 基建档案收集存在的问题

目前基建档案在收集管理工作中主要存在以下一些问题：

1）前期资料收集不完善；2）忽略文字材料的收集；3）每年移交的建设项目类档案比较多，未注重平时收集的累积工作；4）一些施工单位往往注重纸质资料，忽略了电子文件的清晰度与丢页少章之类的重要环节。

2 加强基建档案收集管理工作的一些措施

针对以上基建档案收集管理工作中存在的问题，我认为应采取如下方面措施。

2.1 加强基建档案收集的一些措施

2.1.1 注意工程前期资料的收集

每一个完整的基建项目档案不仅要记录工程的施工管理，还应涵盖工程前期的资料。建设项目在施工中，对工程局部进行变更、优化是不可避免的。但凡工程项目有变更，设计单位都会提供设计变更图纸或在竣工验收资料上加以说明。一个基建项目不论它周期的长与短，都是以项目为单位进行建设的，其档案表现出显著的整体性、成套性和不重复性。只有将基本建设前期、后期的归档材料收集齐全，才能确保基建档案的完整统一。

2.1.2 要注意文字材料的收集

从某种意义上讲基本建设是设计图纸的具体体现，图纸在基建中的作用非常重要，但同时我们也不能忽视文字材料的收集。它对办理后续的手续、处理各种纠纷、应对各种检查和工程的维修维护起着至关重要的作用。因此，档案工作人员应重视基本建设档案文字材料的收集。通常采取的收集方法有：根据基本建设文字材料形成的时间顺序，分为前期、中期、后期三个不同阶段进行收集；根据文字材料形成的不同渠道，分为上级机关批文、业务部门的批文、自身形成的文字材料、协作单位形成的文字材料等进行收集；根据建设单位、施工单位、监理单位、跟踪审计单位形成的材料，分类进行收集。只有既重视基建图纸又重视建设文字材料的收集，才能确保基本建设档案材料的齐全与完整。

2.1.3 注意平时材料的积累

由于建设项目专业性强、工作量大，单靠集中的收集是不够。为了做到基建工作档案收集的不缺、不漏和不重，平时收集就显得尤为重要。要做好建设项目类档案的平时收集工作应处理好两个关系：一是处理好与基建工作人员的关系。基建工作人员最清楚哪些基本建设资料最重要。因此，档案工作人员应经常与他们沟通，取得他们的信任与支持。将档案工作人员的被动收集变为基建工作人员的主动提供。二是处理好归档与日常使用的关系。对有正副本的资料存正本，平时使用副本；对存档的文件，使用重份件或复印件平时使用建立借阅制度，尽可能为利用提供方便。

2.1.4 进一步做好电子档案的收集、归档工作

基建档案管理人员要熟练应用计算机及其他办公自动化设备，提高档案建设管理中的数字化水平，为档案的检索、开发利用创造良好的条件。这方面要加强培训，有待进一步提高。如上所述的电子档案全部收集、归档齐全，那么没有对应电子档案产生的纸质、实物基建档案，均能通过扫描、拍摄数码照片的形式转换成对应的电子档案，从而形成与实物、纸质档案一一对应的完整电子档案，给基建档案的检索和开发、利用带来极大的便利，并能有效地保护纸质、实物档案，这是基建档案建设管理数字化的初级阶段。

2.2 加强基建档案管理的一些措施

基建档案整理工作就是将从各相关单位收集的各种形式的原始记录，进行分类、组卷、排列和编目，组成有序体系的过程。其原则是尊重文件的形成规律，保持文件间的有机联系，便于档案的保管利用。基建档案整理一般可分为分类、组卷、卷内文件整理、编写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。

2.2.1 组卷基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、基础资料、图纸

管理性文件一般按问题组卷；基础资料组卷时应首先将材料性质如开工报告、质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录、竣工报告等分开，然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷；图纸一般按专业的顺序组卷，每个专业组成一卷。

2.2.2 给与档号

每一工程项目组卷合格后，档案人员应按照文字材料在先、图纸在后的顺序，一次给与整个项目的档号。

2.2.3 装盒、贴标签上架

采用建设项目相应规定的档案卷套，按着档号的先后顺序一次装入盒内，在盒脊上贴上标签，进入建设项目类档案库房。

2.2.4 项目档案的整理

在接收项目的同时，必须要求每个项目资料的完整性，这样进入库房后，方便借阅人员的查找。

总而言之，做好基建档案文件材料的收集与整理，是确保基本建设档案成套性的重要前提，是考核基本建设档案完整体的重要指标，是丰富和优化档案馆藏的重要标志，要搞好这项工作除了需要领导重视，制定相应的管理制度以及配备具有基本专业知识且责任心强的专门人员之外，还要依靠各个相关部门齐心协力，共同来收集、整理好基建档案，使基建档案能发挥其应有的作用。

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作者简介

王雪莹（1987-），女，黑龙江大庆，2009年毕业于江西赣州大学，现从事档案工作。