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信息时代高校档案管理的创新路径探索

2018-12-15李楠

卷宗 2018年30期
关键词:高校档案管理创新路径信息时代

李楠

摘 要:在高校的发展过程中,学校工作涉及的内容越来越多,而且工作形式也在不断的变化,由此产生的数据信息文件是在学校工作总结与规划中的重要资料。所以,对高校档案管理进行不断创新,是保障高校正常运转的关键工作。在信息化的时代,利用先进的网络信息技术对高校档案进行管理,已经成为当前高校发展中的重要形式。信息化管理能够提升档案管理的效率,保障档案数据信息的精确性。本文将通过分析高校档案管理中存在的问题,探索信息時代高校档案管理的创新路径。

关键词:信息时代;高校档案管理;创新路径

在科学技术的不断进步中,信息技术成了社会生产生活模式变革的重要推动力,尤其是随着大数据、云计算等先进技术的不断应用,大大提升了人们的工作效率。高校工作繁杂,在工作开展中会产生大量数据信息,这不仅仅是学校过往工作状况的反应,也是学校制定未来发展规划的重要依据。因此,档案的精确性和全面性对于学校的发展具有十分重要的意义。尤其是在信息化时代,高校工作中产生的数据信息会大量增加,如何对如此庞杂的信息进行有效整合、分析和管理,为管理者提升决策的合理性与科学性提供依据,成了当前高校发展中的重要话题。高校档案通常包括学生学籍相关文件和自身建设材料、科研成果材料等,对于上述档案资料进行有效管理,才能够不断发挥高校档案在学校发展中的重要价值。

1 信息时代高校档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作重视程度低

在高校管理工作中,对于档案管理的重视程度低是一直存在的问题。首先,学校领导不重视档案管理工作,没有对档案管理人员进行有效管理与考核,不重视档案的有效利用。其次,档案管理人员对于档案管理工作不够重视,人浮于事的现象大量出现。领导者与工作人员还未意识到在信息化的时代,档案对于一个学校发展的重要性,对于信息化管理模式置若罔闻,档案的应用意识淡薄。上述现象都会导致档案管理的效率低下,影响整个高校工作的开展。

1.2 档案管理体系不完善

在档案管理中,档案管理体系的建立有助于工作效率的提升,实现对档案的有序化管理,为学校各项工作的开展提供充足的保障。但是,目前很多高校都未建立完善的档案管理工作体系,或者未对原有工作体系进行更新,导致不能够适应信息时代高校工作的开展。在很多高校的档案管理工作中,纸质档案的抄录是其主要工作方式,缺少电子档案的应用。这样的工作模式不仅仅效率低下,而且很容易造成档案信息的精确性下降,不利于领导者利用档案信息进行决策的制定。在信息化的时代,高校如果没有建立信息建设标准,那么就会导致档案管理工作的混乱,使得高校档案的价值不能得到发挥[1]。

1.3 档案管理人员素质不高

在档案管理人员的选拔过程中,由于选拨标准的缺失或者不完善,导致管理人员的素质不高,不具备专业的知识和技能,管理水平受限。而且随着信息时代的到来,实现档案管理的信息化管理是学校发展的趋势,但是很多档案管理人员对于网络信息技术一窍不通,是档案管理工作创新的重大阻碍。工作内容的增加和类型的丰富,使得工作人员的工作压力增大,自身不能够适应当前档案管理发展的水平,影响了档案管理工作的有效开展。

2 信息时代高校档案管理的创新路径

2.1 建立健全档案信息化管理制度

在档案的信息化管理中,制度保障是实现工作效率和质量不断提升的基础和前提。因此,必须建立健全档案信息化管理制度,促进档案管理工作的有效开展,同时能够应对学校工作中的安全风险[2]。在档案审核、档案存储、档案借阅等环节,应该对管理制度进行细化,保障档案信息化管理中每一个细节的规范性。工作人员对档案进行审查,保障档案的完整性是档案审核环节的工作重点。对于档案借阅也要做好相关跟踪工作,根据相关制度权限,对于档案的保密性和完整性进行有效控制。在进行档案存储时,为了便于档案的调取,应该对档案进行分类存放,并在日常工作中进行定期维护。此外,应该不断加强计算机技术、大数据技术和云计算技术等的应用,促进档案信息化管理制度的不断完善。

2.2 提升档案人员素质

在档案信息化管理当中,管理人员的素质决定着管理工作的质量。档案管理工作内容较为枯燥,因此其对优秀人才的吸引力就会减弱,导致在目前高校档案管理中的优秀人才少之又少。在信息化的时代,档案管理人员除了应该具备一定的外语知识、语言沟通能力和业务能力等,还应该掌握先进的网络信息技术,能够对于档案管理软件进行开发研究,在网站维护和数字档案馆的建设当中发挥重要作用。因此,需要对档案管理人员进行专业培训,在丰富其档案管理知识的同时,对于相关计算机技术进行深入学习。也可以与其他高校进行交流合作,通过在交流中学习先进的信息化管理经验和技术,提升自身信息技术应用水平。

2.3 推进档案管理数字化建设

信息时代的到来和信息技术的广泛应用,为社会生产模式的完善带来了强大的动力,数字化管理已经成为当前高校管理工作中的重要内容[3]。尤其是对于档案管理工作来说,其涉及的内容庞杂无序,如果还是采用以往人工管理的方式,不仅仅会给工作人员带来极大的工作压力,也会导致档案信息的准确性、全面性受到影响,严重的会因为人为因素导致档案缺失,影响高校工作的开展。因此,必须推进高校档案管理的数字化建设。学校应该应用先进的计算机网络信息技术,建立完善的数字化档案管理平台,并依靠技术人员对其进行维护管理。在档案信息的录入、存储、分析、整合和分享的过程中,实现全流程的数字化操作。档案管理的数字化建设,不仅仅会提升档案管理的工作效率,也是保障档案信息准确性的关键环节。

2.4 加大资金投入

在档案管理的创新过程中,要想实现信息化管理,就必须加大资金投入完善档案管理的软硬件设施,为档案管理工作的有效开展保驾护航。首先应该对数据库硬件设施和计算机服务器进行定期升级更新,保障其信息存储、传输和分享过程中的安全性。其次应该不断丰富档案存储的形式,加强计算机刻录仪器的投入使用,促进光盘或者网盘等新存储方式的使用[4]。最后还应该定期维护软硬件设备,对于信息化档案管理系统中的漏洞进行及时修复,保障防火墙和杀毒软件的稳定性,不断增强信息化档案管理系统的可靠性。

3 结语

在信息时代,高校工作产生的信息数据更加庞杂,做好档案管理工作不仅仅有助于对学校管理工作进行总结反思,也是制定学校发展规划的重要依据。但是在目前的档案管理中,存在档案管理工作重视程度低、档案管理体系不完善、档案管理人员素质不高等问题,限制了档案应有价值的发挥。因此,必须建立健全档案信息化管理制度、提升档案人员素质、推进档案管理数字化建设、加大资金投入。

参考文献

[1]甘萍.信息时代高校档案管理的创新路径[J].兰台世界,2018(04):58-60.

[2]徐晓华.信息时代背景下地方高校档案管理信息化建设路径探索[J].通讯世界,2016(15):219.

[3]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报(自然科学版),2015,31(01):181-182.

[4]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报,2007(06):63-64+67.

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