基于RPA的财务共享服务中心固定资产管理优化研究

程平 王爽

【摘 要】 固定资产作为企业从事生产经营活动、实现发展战略的物质基础，使得固定资产管理成为资产管理中最为核心的内容，也是集团企业经营管理过程中的重要内容之一。以德勤“财务机器人”为代表的机器人流程自动化（RPA）技术的运用，为企业财务共享服务中心资产管理业务流程优化与改进提供了新的技术思路。文章以ABC集团财务共享服务中心为例，在重点阐述了ABC集团财务共享服务模式下固定资产管理流程的现状及其存在问题的基础上，引入RPA技术，进行了固定资产从新增、维护、转移以及处置的全生命周期流程中关键业务环节的优化设计，以期为集团企业财务共享服务中心固定资产及其他类资产管理流程优化提供借鉴与参考。

【关键词】 RPA； 财务共享服务中心； 固定资产管理； 流程优化； 大数据

【中图分类号】 F232 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）20-0148-06

一、引言

2013年，财政部、国资委等政府部门相继出台了《企业会计信息化工作规范》以及“中央企业财务管理工作总体思路”文件，其中都建议大型企业与企业集团建立财务共享服务中心。现如今，以德勤“财务机器人”为代表的机器人流程自动化技术（以下简称“RPA”）已在各大集团企业开始应用，同时基于大数据、云计算等新兴技术的企业会计信息化建设也有了质的飞跃，在这种契机下，将RPA技术结合大数据等技术应用到财务共享服务中心各个业务模块的建设以及优化改进中，将改变财务共享服务中心现状，提升各个业务模块工作效率以及质量。在企业中，固定资产是帮助各个部门进行生产与经营活动、实现发展战略的物质基础，是企业最重要的资源，集团企业由于固定资产数量庞大、管理效率缓慢，而存在许多问题。因此本文基于RPA技术，在ABC集团现有财务共享服务中心基础上进行固定资产管理业务流程优化研究。

集团企业财务共享服务模式的应用问题以及固定资产管理中存在的有关问题受到了学者们广泛地关注与研究。程平等[1]基于大数据、云会计技术背景，从基础设施层、业务层、数据层、应用层等方面构建了云会计下财务共享服务中心资产管理控制框架模型，并详细阐述了集团企业财务共享服务中心固定资产管理中资产购置业务环节具体运作流程；梳理了国有资产管控主要包括资产配置与新增、资产变动、资产清查、资产处置等核心环节，在对核心环节内部控制现状深入描述的基础上，分析了目前存在的缺少资产购置预警、缺少资产使用动态信息、与外部系统联系不紧密以及大数据分析不够深入等问题，并针对这些问题，提出了优化与改进[2]。王锐[3]对高校固定资产管理中包括记录和列入固定资产信息、确定固定资产的类型并分类，对高校固定资产的维护、使用等基本内容进行了分析，指出当前高校固定资产管理上存在的常见问题，并根据这些问题，给出相对应的解决方法。

纵观已有文献，现阶段有关集团企业财务共享服务中心的研究主要集中在各个核心业务以及支撑业务模块的建设及具体应用方面，通过构建不同业务模块的框架模型，阐述框架模型下具体业务的功能实现过程，以保持财务共享服务中心的正常运作。同时，对于固定资产管理相关的优化研究仅仅针对分散的问题进行解决，并没有以核心业务流程为主线，在财务共享服务模式这一特定环境下，依托RPA以及大数据、云计算等新兴技术手段的运用进行。实际上，在国外，RPA技术在业务流程优化方面已经有了广泛的研究与运用。Mary Lacity[4]表示RPA是共享服务的下一个转型杠杆，将RPA部署到共享服务组织中，作为集中化、标准化，重新定位到低成本领域以及使用支持技术之后的下一个转型工具，期望以更少的资源完成更多工作，以此提高服务质量。Aguirre et al.[5]阐述了RPA不同于其他自动化技术（例如业务流程管理系统，BPMS）的特征，并通过对一个业务流程外包（BPO）服务提供商实施个例研究，证实了将RPA运用到一个具有前后台办公活动的服务业务流程中的益处和结果。在国内，RPA技术应用于财务相关业务流程的优化研究也有了进展。程平等[6]以具体集团财务共享服务中心为例，通过分析费用报销业务现状及其存在问题，引入RPA技术，依靠该技术，对财务共享服务中心费用报销管理中报销申请、票据自动审批、资金支付管理三大模块进行了RPA的优化设计，为财务共享服务中心其他业务流程优化提供技术性指导。鉴于此，本文以国有大型集团企业ABC集团为例，首先分析了财务共享服务模式下固定资产管理的全生命流程，即固定资产的新增、信息维护、转移和处置流程的现状及存在的问题，随后围绕各个流程中的关键业务点阐述了RPA技术下的业务流程优化可能实现的方向。

二、ABC集团财务共享服务中心固定资产管理现状与问题分析

（一）财务共享服务中心固定资产管理现状

ABC集团创建于2006年，其前身为临沂矿务局，成立于1960年，后经过国有改制等组织重构，现为全国煤炭企业50强和山东省重点工业企业。ABC集团是一家拥有煤炭和铁矿资源开发生产、煤矿机械制造与加工、煤化工、玻璃纤维、电力热力、建筑建材、物流贸易、房地产开发等多元产业为一体的大型现代企业集团，其下设两个集团公司以及数10座煤矿。ABC集团于2017年4月与浪潮公司合作，启动财务共享咨询项目，并于2018年3月23日正式启用大数据——财务共享服务中心。ABC集团通过建立与运行财务共享平台，首先将会计核算、费用报销、往来核算、总账核算等财务工作集中到统一的信息化平台上来；然后通过支持业务经营的财务与共享中心进行对接，完成资金计划、资产管理等工作；最后达到战略财务的目标。

ABC集团财务共享服务中心固定资产核算业务归属于总账核算科，其岗位主要职责包括固定资产的新增、折旧与摊销、减值、处置、清理的审核与核算；负责对固定资产盘点调账的审核与核算。ABC集团作为制造业集团企业，固定资产在企业总资产中占据较大份额，同时由于下设多个分子公司，财务共享服务中心对于固定资产的管理有較大的困难。因此本文从固定资产新增、维护、调拨与处置的全生命周期梳理财务共享服务中心固定资产管理流程，如图1所示。固定资产新增流程包括分子公司或相关部门新增资产资料的上报，财务共享服务中心（FSSC）中影像扫描岗人员将所有资料进行扫描并通过文件传输平台下发给需要资产信息录入的岗位，相关岗位人员通过接收到的资料进行资产信息的各系统录入。资产维护流程包括固定资产盘点以及资产折旧与减值等内容，固定资产盘点由部门组织人员进行现场盘点，并出具资产盘点报告，再发往共享中心进行审核，资产减值与变动申请也需要申请部门提供相应申请资料，以供审核。资产转移或处置流程则同样需要上报资料，先进行审核，审核通过后再对实物资产进行转移或处置，对各个系统中该资产的信息进行变动。

（二）ABC集团财务共享服务中心固定资产管理的问题分析

1.固定资产信息新增与变动资料仍需人工传递与录入，无法自动生成资产信息

在ABC集团中，固定资产新增或者提出资产减值、折旧变动以及转移或处置申请时，FSSC影像扫描岗对于资产实物需要进行拍照，实物票据、采购合同、申请文件、审批文件等需要进行扫描，存入电子影像系统。随后影像岗人员根据初步判断将扫描后的文件按照各个岗位对资产信息的需求进行下发，各个岗位按照工作职能将收到的文件进行信息提取，然后将资产信息录入到资产管理系统、SAP财务核算系统以及业务部门管理系统等系统。在此过程中，影像管理岗位工作人员需要将扫描文件进行多次分配，财务共享服务中心相关岗位职员以及业务部门财务人员需要根据影像文件对固定资产信息以及相关信息进行一一筛选、录入与保存。其间文件的分配需要影像管理工作人员对各个岗位需求有明确的了解，各个岗位需要大量地进行提取、复制、粘贴、合并等操作将数据存入所管理的系统。对于固定资产多而杂且岗位设置精细的ABC集团来说，影像扫描岗人员需要重复处理大量的文件，并同时传递给不同岗位人员，容易导致信息下发错误。同时各个岗位人员需要进行重复性的信息提取、匹配等工作，造成数据错误或者遗漏，从而导致各个系统间信息不一致，带来资产信息不准确的风险。

2.固定资产信息维护不及时，无法实现全面管理

ABC集团财务共享服务中心在现有资产管理过程中，对于固定资产的静态信息，诸如名称、价值、类别、规格型号、购置方式等基本信息以及資产的审批单据、合同、购置发票、会计凭证等资料已通过资产管理系统、SAP会计核算系统等进行了较好的管理。但是资产的动态信息例如资产损耗情况、折旧情况、资产减值情况、资产维修情况等资产使用过程中产生的信息并未及时关注。在该集团中，仅在季度末或者年末安排分子公司业务部门进行现场盘点，提交盘点报告与减值、折旧变动等申请，然后发往财务共享服务中心进行审核与记录。在该业务流程中，分子公司业务部门以及财务共享服务中心距离太远以及跨系统采集数据不完整、不及时等问题导致固定资产信息审核时，由于数据较少或数据准确性低导致错误判断、错误审核，从而无法实现固定资产的动态信息完全掌控和资产全面管理的目标，对于资产后续的采购、调拨与处置等决策也无法提供准确信息。

3.资产实物与各个系统间信息不对称，资产难以进行后续管理与服务

ABC集团下设多个分子公司与煤矿事业部，固定资产常发生在公司间、部门间以及集团与下属间被调动的情况。由于固定资产转移与安装存在耗费时间的情况，以及拥有资产信息的各个系统并非采用统一系统接口，可能出现资产管理系统未记录，但共享中心资产核算系统已记录或者由于固定资产调动规则不清晰导致资产调动的双方资产信息记录不同步等情况。同时，资产的处置涉及到资产主要信息的变动，也需要对各个系统中的有关信息进行变更。对于资产调动与处置，涉及到各个系统间信息的变动，但由于各个系统资产信息修改规则不一样，导致无法统一，进而因为信息记录的时效性以及所处岗位人员的流动，导致各个系统中固定资产信息脱节，不能对调动后的资产进行后续管理，导致账实不符以及资产流失、无法收回残值的风险。

三、基于RPA的ABC集团财务共享服务中心固定资产管理流程优化

（一）RPA与财务共享服务中心资产管理的相关性分析

ABC集团财务共享服务中心的建立，实现了财务核算人员的集中与精简。被剥离核算职能所释放的财务人员，能更加专注于对业务的支持，提升业务管理的深度和精度，是企业由传统财务转向管理会计的重要一步。然而，由于该集团财务共享服务中心成立时间较短，仅仅由分散的、具有不同流程成熟度和不同文化和成本结构的单元组装而成，因此想要实现高性能的共享服务组织还有很长的路要走。

目前，诸如ABC集团，已建立财务共享服务中心的集团企业越来越多，但是对于这些企业来说，财务共享服务模式下出现的重复劳动、流程运行效率低、出错率高、员工满意度低等问题影响着企业运作。因此，财务共享服务模式也需要转型，而转型的一大趋势即RPA。RPA是一种通过软件编程语言实现的基于明确的规则操作，完善过去由人类完成的具有高度可重复性的业务流程作业的一种软件。在国外，RPA技术已被广泛运用到被称为“转椅”流程的工作当中，并由此代替人类。“转椅”工作即人坐在工作站的转椅上，接受许多电子输入（如电子邮件和电子表格）的工作，通过访问更多系统来处理它们，然后将完成的工作更新至其他系统，如ERP或CRM系统。在共享服务中心里，许多工作人员在办公桌周围“旋转”，只是从多个来源获取多个输入，在准备输出之前，将它们剪切并粘贴到标准化表单中。在财务共享服务中心固定资产管理中，资产信息录入以及变动属于这样的工作。这样的工作就导致相关人员的工作任务繁重且枯燥，更容易出错；资产的相关分析也因为各个系统接口不一导致资产信息无法全部获取，仅仅局限于表面分析；资产的实物后续变动也无法有效监管。因此，将RPA技术结合大数据分析、OCR识别等新兴技术，针对固定资产管理现有流程中所存在的问题，对于资产信息的录入等诸如此类由人工完成的“转椅”工作进行代替，对于资产的静态信息与动态信息进行全面管理并进行准确审核，对于资产的后续变动进行更明确的管控，加强预警，从而实现基于RPA的财务共享模式下的固定资产管理流程优化，如图2所示。

（二）财务共享服务中心固定资产管理流程的RPA优化

1.固定资产扫描文件自动传输，自动录入与调整资产资料

在财务共享服务中心影像扫描岗向各个岗位传输文件流程中配置RPA工具，基于每个岗位信息录入系统所需文件进行规则制定，并将影像扫描端口与各个系统进行连接。例如资产管理系统信息的录入需要固定资产实物照片、资产采购合同、付款单、验收单等扫描文件，则可以通过对RPA机器人写编译语言让其了解影像扫描端口与资产管理系统的连接规则，进行指定文件的自动投递。对于其他需要录入资产信息的系统，可以根据需要，灵活制定或修改投递规则以实现信息的需求，同时也能加强对文件流动的控制与管理。在此过程中，影像扫描岗位人员不必再进行资料的重复传递工作，也无需进行传输工作的培训，而是将工作重心转移到资产实物和文件扫描的质量上以及与固定资产相关资料来源真实性上，这样不仅大大减少了岗位工作量，还提高了岗位所创造的价值，同时避免了资料传递过程中人为修改或系统错误导致的资产信息记录错误情况的发生，保证了固定资产管理中初始信息的正确性。

文件经过RPA技术准确传输到各个岗位后，需要进行信息的提取、录入与变更。相比于手工录入，信息录入流程的优化利用OCR技术对影像文件进行批量识别，经过文件处理，转化为格式化数据文件，并建立规则数据储存平台。随后，利用RPA技术对各个系统中各个模块需要填写的信息与数据文件进行一一对应，并制定数据抓取规则，机器人由此从储存平台中文件的相应位置抓取信息，自动匹配到各个模块进行信息的自动录入。利用RPA与OCR技术的结合，实现了各个系统中信息的自动录入与精准匹配，完全代替了以往由人工完成的大量的重复性提取、粘贴、复制的信息转移工作，这样减轻了资产信息管理岗位人员进行反复性工作所带来的压力与不满意，释放劳动力于更有价值的资产管理、资产分析工作上，同时避免了由人工操作出现的数据录入错位或者缺少等问题，保障了资产信息的质量，为后期资产信息的使用提供了保障。

2.固定资产信息维护自动审核，实现全面管理

固定资产信息维护流程中的审核环节引入RPA工具，首先将机器人与部门盘点所使用的外部移动设备，例如手机、扫码枪、条码识别仪等对接，进行资产实物的信息获取，然后通过分子公司业务部门出具的盘点报告与机器人所获数据进行比对，从而实现对盘点报告真实性的审核。对于资产的减值以及折旧信息的变动申请，需要RPA机器人穿行到拥有资产信息的各个系统进行资产使用的相关信息获取，并通过大数据技术以及智能算法对其进行分析、对比与计算，从而判断其是否应该进行减值或者折旧信息变动，并自动计算与决策出适合的减值金额以及折旧方法。

将RPA技术运用到资产信息维护流程中各个关键业务点的审核上将解决现阶段所存在的相应问题，例如在资产盘点方面，实現了固定资产实物盘点与线上信息盘点的自动对比审核功能，在此过程中，以往由工作人员进行的实物盘点审核所面临的资产数量种类繁多，审核量大，资产信息分散导致的人员按照经验错误审核的问题能够得以解决，消除了人为审核所导致的固定资产信息错误记录的风险。对于资产信息变动申请的审核，以往存在申请部门想通过改变固定资产的折旧方式或减值数量来达到某些目的，向总部财务共享服务中心资产核算岗提供虚假申请资料或不正确使用固定资产的情况，对于集团企业来说，这种情况下审核人员并不能看见实物以及内部情况，也无法收集到资产全部的使用情况与相应数据，只能凭借申请者提供的资料进行判断，这样所引起的错误审核对于企业固定资产的利用效率有破坏性的影响。但引入RPA后，资产被使用情况的各种信息与资料都能一一获取并且能够利用相应算法进行折旧方式以及减值提取数量的预测，识别出固定资产是否存在被人为蓄意破坏与不合理使用的情况，能够保证固定资产后期的精确管理。同样的，针对以往无法实现的资产信息全方位维护，通过RPA技术，实现对所有资产的损耗、闲置、维修、配置等使用状态中的情况进行实时获取与数据分析，完善资产信息全面性的维护。通过分析不同类型资产的使用情况、不同地区或部门的资产利用效率、不同供应商提供的资产使用效果等，形成实时的资产分析报告，将其传递给相应的信息使用者，从而提高资产合理配置下的使用效率、资产采购预算编制速度以及部门资产需求预测的准确度。

3.自动连接各系统接口，实现智能预警，加强资产后续管理

当固定资产需要调动或者处置时，资产的信息将会发生变化，首先RPA在记录资产信息的各个系统中穿行，收集资产调动或处置的基本资料如调动申请、调动审批文件，安装以及验收资料等。随后由机器人筛选资产的调动或者处置后的信息，自动更新资产实物上的连接码内容。再以外挂的形式将RPA机器人部署在记录有资产信息的各个系统上，实现系统间接口的统一。机器人对于各个系统间相同信息点设定相同的规则与勾稽关系，由此达到各个系统间信息统一的目的。如资产管理系统中资产所在部门信息发生了变更，而SAP核算系统中该信息并没有及时更新，RPA机器人基于相同信息规则的设定，对于资产核算系统中该信息进行红色预警，提示该岗位人员进行及时修改。同样的，对于各个系统间相同信息出现不同的情况时，RPA机器人也能实时进行警告提示。在此过程中，RPA机器人非侵入式的特点不会影响各个系统原有IT基础架构，只是各个系统间相同内容的虚拟连接。这样不仅不会增加IT支持成本，还可以实现系统间无障碍数据交流，使得固定资产管理不再受资产实物与信息时效性以及经办人员交接的影响，避免了各个系统之间由于多种原因导致的信息不对称，使资产与资产信息能够同步，对调动后的资产能够快速进行后续管理，也有效地避免了资产流失、无法收回残值的风险。

四、结语

将RPA技术运用到财务共享服务中心各个业务模块中，以期实现多方面的成效，其中包括以更少的资源完成更多工作，提高服务质量，提高服务交付速度并且使员工更快乐，满意度更高。本文通过对ABC集团财务共享服务模式下的固定资产管理流程现状与问题进行描述，依靠RPA技术实现了固定资产信息自动传输、录入与变更、信息自动审核、全面管理以及系统接口统一、智能预警等业务流程关键点优化设计，从而提高了财务共享服务中心固定资产管理的效率与质量。现阶段，在会计信息化深入发展的大背景下，作为财务流程优化领域中可用的一种新兴技术，将RPA技术用于财务共享服务中心固定资产管理全生命流程优化研究，是一次有益的探索。本文也为存货管理、无形资产管理等资产管理的其他内容的流程优化提供了参考研究路径，期望为集团企业财务共享中心资产管理优化提供新的思路与研究方向。

【参考文献】

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