电力企业档案管理现代化有关问题的探讨

2018-12-07王玉玲国网福建龙海市供电有限公司

新商务周刊 2018年8期

文/王玉玲，国网福建龙海市供电有限公司

1 电力档案的重要性

电力档案在电力行业占据重要地位，能够影响管理人员的相关决策，而档案管理又是企业管理过程中的关键，决定管理人员能否获得最新消息做出最佳的判断和决策。电力档案涉及到种类繁多、信息量庞大的各种档案资料等，真实地记录电力建设与发展过程中的所有事件，是电力事业从无到有的真实写照，并在电力事业的发展中发挥越来越重要的作用，成为无法分割的一部分。电力档案是电力事业发展最原始的记录资料，覆盖年代极其长久，而且保存的档案资料也很完整，因此拥有极大的参考价值。基于我国电力档案管理的情况而言，对档案管理必须有新的理念来推动，才能更好地为电力企业的继续发展提供有效的保障。

2 档案现代化概述

2.1 档案利用信息的意义

档案信息利用能够在一定程度上促进企业的发展，应提高档案管理水平，及时收集最新信息，并与社会信息相结合，随时对档案信息进行调整更新，提高档案信息准确度，并为企业带来经济效益。同时鼓励档案管理人员不断学习专业知识，提高档案利用率，为企业开发新的信息资源服务，让电力企业的发展更上一层楼。

2.2 电力档案利用的要求

电力工作是一个专业性较强的领域，本身的发展关系国计民生。在现代档案管理中，大量的信息技术代替人力工作，但是还有部分文书档案仍然需要人工操作，比如信息录入、信息整理等。要充分发挥档案信息价值，利用现代管理法提升档案管理水平，为电力企业发展提供帮助，从而保证电力企业高效率的档案管理，满足企业所需。

3 电力工程档案现代化管理现状

3.1 档案管理工作重视度低

传统电力工程建设中只注重工程施工相关工作，把工作中心放在工程成本控制、进度及质量上，却忽略电力建设档案管理工作，甚至在工程建设中没有设档案管理部门，造成档案数据信息材料丢失，从而影响工程进度。同时，由于企业管理者缺少相关档案管理意识，造成下属基层人员思想认识不高，对档案管理工作不够重视。在工作中不仅不配合从事人员进行材料交接，甚至对其排斥抵抗，从而影响工程施工进度和质量。

3.2 档案管理人员职业素质低

由于电力工程档案管理部门建设历史时间较短，其管理人员有的是从其他部门临时调用过来，大多没有受过专业系统培训，无法将档案管理工作系统科学、合理有序地展开。同时，由于没有专业固定人员从事此专项工作，档案管理工作相关人员在岗位上从事时间短且其综合素质不高，不能有效顺利开展工作，甚至出现消极懈怠现象。此外，在档案管理工作中，鉴于环境等外在因素，档案管理人员在工作中缺少检查核对环节，无法验证上报文件材料真实性，甚至导致档案信息源丢失。

3.3 档案信息化程度低

在管理工作中，由于上级部门重视度不高，资金不到位等外在因素影响，档案管理工作数字化普及率极低。工程材料记录工作多依赖于纸质文档，从而给档案查阅、归档等工作造成极大不便。而随着经济社会发展，数字化、智能化管理系统在工作学习中逐步普及，如电力企业无法跟上时代发展的步伐，进行企业电力工程档案信息化管理，将会在项目工程工作中形成短板，严重制约项目工程开展。

4 加强电力企业档案现代化管理的措施

4.1 提高领导对档案管理的重视程度

企业领导的决策力直接影响着档案管理工作的开展，因此在加强电力企业档案管理的过程中，首先就要提高企业领导对档案管理的重视程度，获得领导的支持，档案管理工作的开展才能更加的顺利。主要可以从以下几个方面进行。第一，加大档案管理的宣传，定期对员工进行档案教育和培训，让企业的领导和员工意识到档案管理对于企业发展的重要性，提高领导和全体人员的重视。第二，加大对档案管理在设备和机制上的完善力度。建立科学、有效的档案管理系统，在企业薪酬机制上对员工的薪资待遇进行改革，提高档案工作人员的工作热情，使得他们能够积极主动的投身到档案管理工作中去。

4.2 完善档案管理制度，提高工作人员素质

随着电力企业的发展，企业所需要的文件和资料也随之增多，这对档案管理人员来说工作难度加大，工作的效率和质量受到影响。因此，电力企业要根据企业改革和发展的现状，对档案管理制度进行创新和完善，建立适合电力企业现代化发展的档案管理制度。还可以为员工提供去高校深造的机会，拓宽员工的眼界，从而促使员工更好的为企业服务。

4.3 加强供电企业档案管理专业人才队伍建设

加强供电企业档案管理不仅需要在相应的信息技术的配备与引进上下功夫还需要在档案管理的专业人才队伍进行加强，这就需要供电企业在档案管理人员招聘的时候需要多关注其专业性，并在工作当中定期进行培训，不断更新档案管理的理念，提高其现代化档案管理的技能，并加强对于档案管理信息化管理软件的了解与应用，在了解信息化管理原理的基础上应对软件的更新换代，并且可以每年举办相应的活动或比赛来对企业档案管理人员进行相应的考察，促进员工主动提升自己的专业素养。