企业合同管理工作存在的风险研究

2018-12-07王禄

经济研究导刊 2018年32期

王禄

（渤海钻探定向井技术服务分公司，天津 300280）

对于现代企业来讲，保证合同管理工作质量十分重要，不但能够提高企业内部的工作效率，还能提高企业经济效益，促使企业的核心竞争力上升到新高度。为此，相关人员需加强对企业合同管理工作存在风险的研究，找出原因，进而制定有效的优化措施，减少或规避合同管理风险，为企业良好发展奠定坚实的基础。本文主要分析企业合同管理工作存在的风险，并提出解决方法。

一、企业合同管理工作存在的风险

1.合同主体信用评价与资格审查工作质量低下。因企业方面过度重视订单和提成，为了签下合同，许多企业都会忽略掉对买方信用和资格评估，未充分掌握合同签订对象的规模、履约能力等，也未全面核实对方企业性质、工商注册状况、资信状况、运营状况以及运营年限等，导致自己企业全面发展受到影响。

2.合同文本缺失。主要体现在以下几方面：第一，一些合同条例制定十分粗略，没有规定详细标准，比如交货地点等，若是买方变更事先约定好的地点，企业将会产生额外费用，如运输费和库存费。第二，合同欠缺关键条例，致使履约中出现争议，比如未约定验收标准，或是验收标准同现行法律不符。第三，产品型号及规格等约定不能满足产品的具体状况，可能在供货时产品型号出现改变，而合同内并未标注企业有权调整或是升级产品，致使企业出现违约情况。第四，未约定争议解决方法，导致双方争议得不到及时解决，进而影响生产进程。

3.盖章问题。在合同谈判结束后，企业在加盖印章时，盖章人时常会忽视掉合同约定的条件，如加盖双方公章有效，而盖章人错盖合同章；约定法人代表签字，而实际签字人员较随意，并没有得到授权，此举给合同效力认定留下了巨大隐患；合同页数多于一页的，不能加盖骑缝章，可能出现修改合同内容的现象。

4.合同原件管理力度不足。诸多企业在签订合同之后，时常就把合同原件放到一边，欠缺保管合同原件的机制，也未设立保管和认同原件的部门，致使合同原件经常找不到。合同原件的丢失为企业带来巨大麻烦，特别是买方拒绝支付而企业诉诸法律时，时常因不能提供合同原件而承担不利后果，影响企业发展。

二、完善企业合同管理风险的方法

1.设置合同管理部门，加强合同管理人员培训。合同管理部门作为管理合同的主要部门，有助于保证合同管理工作质量。企业还需设立法律顾问，专管法律事务。尤其是合同管理，法律顾问务必要参加企业运营生产决策，带领合同管理人员开展相关工作。设置法律顾问办公室，对除了合同管理以外的法律事务工作进行管理。对于法律顾问人员的选择，务必要严格依据聘用制度，并对在岗人员进行不定期考核，对法律事务人员的行为进行约束，保证他们认真工作，促使法律事务岗位能够满足企业合同管理的实际需求。另外，企业需从以下几方面加强合同管理者的培训：首先，加强合同管理知识培训，定期培训和考核合同管理者，让合同管理者充分掌握技术知识、法律知识等，增强其在合同管理中的使命感。其次，在合同落实中，因市场的转变、签约方运营的转变等，随时都有可能发生变动，为此，需加强培养合同管理者的专业性，让其注重合同管理的任意一个环节，可以及时发现其中存在的问题。

2.优化合同管理机制。首先，优化印章管理机制。企业需指定专人对现存的印章进行统计，并依据印章的使用范围、类别等进行分类；对于私自刻制和没有价值的印章，需要统一上交给政府部门；对印章数量进行严格限制，不要随意批准刻制印章；全面落实管理责任机制，对现行的印章，指定专人负责并做好记录；构建台账登记机制与盖章审批机制，加盖印章以前务必要获得有关部门的许可，防止出现在重要文件上随意盖章的情况。其次，优化合同资料管理与施行总结机制。从合同谈判入手，企业须对合同和相关资料进行有效的整理并保管。双方在合同谈判中的往来邮件、传真以及合同原件等资料，为明确双方权责利的主要凭证，须指派专人管理。企业合同管理部门要建立项目合同档案，且进行统一编号，档案内包括合同附件、往来信函、交货证明、合同文本、收款证明、验收文件等。

3.构建合同格式文本，明确文本选择权。企业内部制定格式文本，不但能够节约时间，还能降低交易风险，防止日后发生争议，如果出现争议，也能够掌握主动权。另外，获取合同的拟定权，也可以在合同内全面考虑己方利益，挑选一些对己方有利的词语，保证企业的整体利益。对企业运营生产中的常用词，企业须制定标准化的合同格式文本。一般情况下，其他合同都是由业务部门拟定的，法律部门再进行适当修改；而重要合同最好由法律部门牵头，同业务部门及其他部门一同拟定。

4.加大合同风险监管与控制力度。第一，建立监控体系，其中包含应急方案、报告制度、沟通程序以及决策机制等。第二，明确风险因素，在该过程中通过风险评估和识别实现。第三，确定监控责任，务必要确定合同风险监控部门即为合同专管部门，并需把合同管理各环节的监控职责落实给个人，进行专人监管与控制。第四，依据合同签订流程明确监控时间表，其中包含风险时间、检测节点等。第五，制定并施行风险监控方案，依据合同风险因素的实际特点制定合同风险应对方案与控制措施，对其展开必要的可行性研究，并依据具体规划与方案开展风险监控活动。第六，实时关注监控结果，评判风险是否完全消除。若是合同风险已不在，风险因素的控制工作就可以结束；若是风险依旧存在，则需制订新的监控计划对风险继续加以监控。