外贸业务中订舱操作规范解析

丁行政

当货代揽货员接单后，会将这票货物运输业务移交给货代操作。货代操作专业的订舱操作能使货代企业各部门及其它相关当事人之间明了货运的进度、费用（包括额外产生的费用）、特殊状况及其处理跟进，顺利完成货主的托运业务。货代操作和各相关人员都需要明白订舱操作的重要性，及时将各项费用登记在案，最大限度保证原始订舱单数据的正确性和相符性，以减少后续的频繁更改，更改信息耗时耗力。因此，货代操作需要明了各种订舱方式操作，熟悉各个船公司和订舱平台的操作指南规定，有效准确地按照订舱流程规范安排货物出运，规避不必要的风险和费用。

一、订舱方式

由于电子信息技术在国际海运行业的应用，现在各大船公司通常鼓励用电子订舱方式，而传统的传真和电子邮件仅作为补充和辅助手段。

（一）电子订舱（E-Channel）

1、网上订舱：登陆船公司官网（如马士基官网http://www.maerskline.com）或者第三方订舱平台（如http://www.inttra.com等）直接进行网上订舱操作。2、桌面系统订舱：（如Inttra Desktop Application）客户无须上网，通过E-mail发送的离线订舱系统订舱。

（二）纸面订舱

1、传真订舱。货代操作将订舱单填写清楚完整传真至船公司或其代理的相关客服组。2、电子邮件订舱。货代操作将订舱单填写清楚完整发邮件到相关客服组的邮箱。

二、订舱流程规范

货代操作应将订舱操作流程规范化和标准化，每票货物运输的订舱操作严格按照订舱规范进行，以确保及时有效地完成订舱。

（一）审核订舱信息

货代企业的揽货员接单后，根据货主的订舱委托书填写工作流程单，交给货代操作。货代操作收到工作流程单，应先根据所选船公司的订舱操作指南认真审核客户货运详细信息，看看有否缺项或错误，特别是一些国家或港口海关的特殊要求。审核无误后在船公司网站或订舱平台填写订舱信息。货代操作的订舱审核应认真仔细，粗心大意订错目的港导致索赔事件会给客户和公司造成损失，订错箱型或箱量也会产生额外的费用。

（二）发送电子订舱

货代操作进行电子订舱时，应尽可能地提供完整和准确的订舱信息，以提高订舱代理的审单效率，加快预配处理速度。不同船公司的订舱信息有所区别，货代操作需要根据具体船公司的订舱操作指南填写。订舱信息包括但不限于：船名/航次、箱型/箱量、卸货港、目的地、运输条款、发货人、收货人、通知人、品名、件/毛/体、约号、运费条款、相关国家/地区House BL舱单的发送方式等等。如有任何特殊要求，可在品名一栏的最后标注。

（三）放舱签发装货单

承运人或其代理人审核订舱信息，确认无误可以接受订舱后，会在规定的时间内（如24小时内）进行回复或确认，表明承运货物的“承诺”。有的承运人如中远国际货运有限公司会以订舱确认书（Booking Confirmation or Booking Acknowledge,B/A）或在订舱单上加填内容表示确认，更多的是承运人或其代理签发装货联单或场站收据联单给国际货代表示接受装运申请，指示相关部门放箱。

（四）集装箱放箱

船公司或其代理人在接受订舱后，即签发集装箱放箱通知书（Container Release Order）连同集装箱设备交接单交给货代操作。如果承运人不另给集装箱放箱通知书，要将放箱信息打于装货单确认单上（即船公司尚未放舱位给货代）。国际货运代理企业可根据客户供货所在地与某个码头比较接近，指定码头集装箱。此时的装货单兼具“集装箱放箱通知书”功能时，货代将此装货单再传真给拖车行打提箱单。当重箱返场时，返场当日叫拖车行回传确认。

（五）再次确认信息

货代操作收到船公司签发的订舱确认书或装货单后，首先要先审核其正误，再与客户确认做箱时间、地点和联系信息，并发入仓通知单给客户或将配舱回单转交客户，上面写上确认过的做箱时间、地点，以便客户与工厂/供应商安排装柜事宜。

（六）出货前确认运费和舱位

因运价变动可能引起费用增加或旺季爆舱会出现甩柜或拉货，即承运人取消已确认的舱位；或者承运人预留舱位给其大客户，忽视货量少的客户的利益，要求本票货走下一水船，货代操作要及时和承运人确认。如果原订的舱位出了问题，必须请揽货员及时和客户沟通。如果由于清关、备货等不及时导致重柜返场延迟而造成该次订舱无效需走下一水船，承运人通常会同意保留订舱号并于装货单上注明将此订舱号延至下一水，但需付改船附加费。国际货运代理企业不用重订舱，只要在下一水船的截关日前直接通知承运人即可。二程船订舱时一定要保证有舱位；特别要防止大船因爆舱而甩柜的情况。如果客户的货物交货期很急，船期延误了是很难弥补损失的。

三、订舱单证操作要点

货代操作在订舱时，要根据所选船公司的订舱操作指南，认真填写相应的具体订舱信息，特别要注意特殊港口的要求。

（一）品名信息

船公司通常不接受笼统的商品品名，提供的英文品名应尽量具体明确。比如澳洲线不能接受如“GENERAL CARGO”、“CONSOL BOX”等较宽泛的、没有真正品名的货物描述。ANTWERP港口不接受品名为FABRIC的货物。运往伊朗港口的货物要确认不属于制裁嘿名单，订舱时要提供品名的HT CODE（HS CODE）和伊朗订舱保函。由于现在很多国家海关要求提单提供HS CODE，所以船公司通常要求品名里提供HS CODE(至少六位)。2个箱子以上的，品名必须提供分箱重量。如果是同一货柜下有若干拼票，要在各拼票的品名描述中注明该货柜中货的总重。

（二）收发通信息

由于有些国家或地区海关要求提单上要有详细的收发通的公司名称、地址（详细到门牌号）、电话、传真，所以船公司也据此要求订舱单，且不能显示卸港以外所属国家或地区的公司名称和联系方式，否则拒绝接受订舱。若因发货人或订舱货代提供的联系方式不正确（如电话错误等），导致船公司或其代理无法及时通知到收货人/通知方而发生的额外费用，将向发货人或订舱货代追索。一些港口对收发通信息的规定：对于巴西航线的请在订舱时提供CNEE/NTY的CNPJ NO.并在品名里输NCM NO.。对于以色列相关港口请提供 CNEE/NTY 的 VAT NO.(RUC NO)。到Buenaventura 必须提供 CNEE的 NIT NO.。到Guayaquil必须提供CNEE的RUC NO.。到墨西哥和多米尼加的必须提供收发通的 TAX ID NO.。到MOMBASA需提供COC保函。

（三）特殊港口

1、对于同一港口名称，有不同国家的，应注明国别。比如MANZANILLO,应注明是MANZANILLO, MEXICO,还是MANZANILLO,PANAMA。2、卸货港有多个码头，需根据船公司的要求正确选择填写。比如长荣海运规定：卸货港为CAT LAI，只接受HO CHI MINH；DUBAI只接受JEBEL ALI；JAKATRA不接受JAKARTA UTC1/UTC2/UTC，只能用JAKATRA订舱；KARACHI默认是P港，如到K港要注明；PORT KLANG要注明是西港还是北港。ST PETERSBURG（圣彼得堡）：因船东航线调整，现圣彼得堡挂靠以下码头：ST.PETERSBURG,PLP terminal和ST.PETERSBURG,FCT terminal,订舱时要用具体码头订舱。3、2018年1月1日起，出口至尼日利亚的货物都要求必须装在托盘上。4、所有运抵至坦桑尼亚ICD的货物，无论内陆转运是由收货人自行安排还是由船公司来完成，ICD的具体名字必须显示在提单上的最终交货地一栏里。

（四）货物包装

地中海航运规定不接受包装种类PIECE(S)/UNIT(S)。法国达飞报文通过INTTRA来发送，由于INTTRA不支持PIECES（PIECE）这种方式，所以操作要用其他包装方式替代。

（五）客户自备箱（SOC）订舱

不管是自备重箱，还是自备空箱，请务必在订舱界面的“品名”栏内标注“SOC”字样，否则将不接受订舱。

四、修改要求

货代操作如果要修改品名，必须在提单确认前半个工作日(AMS/ENS截止前半个工作日)或订舱截止时间在网上提交，否则如果提单确认上品名与订舱时不一致，船公司会按订舱品名显示在提单上。提单签发后，再想按照提单样本上更改时，会变得很困难，也要交改单费。所以货代操作要及时与客户确定品名是否正确，在提单补料时进行修改。欧洲线/美国线/墨西哥线/加拿大线涉及品名/唛头更正，只需在发送ENS/AMS/ACI时一并发送正确即可。船开前一般不接受修改卸货港。所有修改请务必在截止ENS/AMS/ACI和提单确认前的2个工作日递交，否则由于船公司确认晚将导致货物不能及时发送ENS/AMS。