基建档案资料的收集、整理和归档

2018-12-06栾兴霞

商品与质量 2018年34期

关键词：档案资料整理单位

栾兴霞

重庆市渝东南农业科学院重庆涪陵 408000

1 存在问题

在实际工作中，通过对部门移交归档的基建档案资料情况看，发现主要存在以下问题：

一是归档材料存在“脏”、“乱”、“差”的现象。文件、图纸有的被晒变色；有的被污损；有的杂乱无章；有的随意涂改。

二是书写材料不规范，用纸、笔不规范，圆珠笔、铅笔、复写纸、复印件比比皆是。

三是归档材料收集不够齐全、真实、系统。四是移交不及时。每个项目竣工后，科室为方便自己使用、查找，往往不及时主动移交资料，致使资料在使用过程中丢失、损坏、外流等情况的发生。所有这些，不仅为归档的后期工作增加了难度，而且严重影响档案的质量和利用价值，造成的损失在事过境迁后是无法弥补的。究其问题的原因主要是管理体制不健全、领导重工程建设、轻内涵管理，加上管资料的工程技术人员责任心不够，又缺乏一定的专业管理知识培训，因此，即便制定了制度，明确了基建项目资料归档的范围和要求，也没得到相应的贯彻和执行[1]。

2 解决办法

2.1 做好基建档案资料的收集工作

单位基建档案材料的收集工作是否可以持续有效进行，主要取决于单位档案管理工作人员与基建技术人员的共同配合：一是需要单位档案管理部门与管理人员在基建工程建设过程中的某一环节结束之后，严格根据相关规定对这一过程中所形成的文件材料实施科学鉴定、筛选以及整理，同时第一时间向单位档案管理部门上报。二是为了确保基建档案材料的完整性，保证基建档案整理归档工作与单位档案管理工作要求相符合，单位档案管理部门要采取科学手段如制定基建档案材料整理规定和技术管理制度，帮助相关工作人员做好基建材料的形成、积累与整理工作，对基建材料文件进行清点、检查，同时对可能遗留的部分零散文件予以追补收集。由于基建工程项目的周期往往比较长，实施档案分段整理收集是非常必要的，档案收集的前提在于文件材料的积累。因为文件形成的过程较为漫长，基建工程作业地点环境复杂，若不能做好日常积累便很容易导致档案材料的丢失，对未来基建档案材料的开发利用造成较大的影响[2]。因此在进行档案收集时必须要第一时间了解基建工程的建设进度，注重日常积累，保证基建材料的收集质量。

2.2 做好基建档案资料的整理工作

单位基建资料类型繁多、数量庞大，要把这些文件材料合理地整理，进而实现准确有效的利用，唯有在科学的分类指导之下才能够实现。对于收集到的基建档案材料文件应当逐一整理，筛选其中重复的或者没有归档价值的零散文件，将缺失的文件补齐，让每份文件材料都保持完整。收集完成后所有档案资料专柜存放，专人保管，定期对其数量和保管状况进行全面检查，规范使用管理程序，定期对档案资料除尘、消毒，保持档案的整洁性和完整性。而在签订基建工程合同时，明确需要整理的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效地控制、监督、规范基建档案整理工作。另外，应当准确区分基建档案材料与文书档案，针对一文多件的文件材料，例如计划任务书、项目任务书等，可以选择把原文件进行整理归档。因为单位基建工程建设过程中产生的档案材料较多、涉及面较广、分类交叉情况多，所产生的基建材料之间不仅有前后衔接的，同时还包括交叉平行的，因此我们必须要深入了解其中的有机联系，让基建档案材料井井有条，满足查阅与管理的需求[3]。

2.3 做好基建档案资料的归档工作

在实际工作中，我们必须要善于区分什么是文书档案，什么是基建档案，同时根据其所规定的管理方式来确定它们不同的归档范围。单位文书档案的归档应当根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》中的相关规定来执行；而单位基建档案材料应当根据《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》中的相关规定予以执行。为了保证单位基建档案材料的全面性与完整性，应当将基建档案管理和工程建设计划、总结以及验收等不同阶段的各项工作联系起来，实现同步开展，基建工程进度到哪里，档案的收集、整理与归档工作就跟到哪里。基建档案材料的立卷必须要求格式统一、字迹清晰、图像清楚，同时按照基建材料的一般形成规律，对材料的主要内容、实际价值以及载体形式予以系统化的梳理，根据工程项目组卷，让档案材料归档准确、分类齐全、便于日后的利用和管理，确保其功能性。还需要把归档完成的基建材料第一时间移交到单位档案库保存，严格交接手续，交接前认真审核其归档质量和完整性。另外，当基建档案未形成时，很多资料文件都散落于基建工程技术人员或者其他管理人员的手中，我们要结合具体情况进行收集与整理，将基建档案管理纳入到全年工作计划与目标考核中来[4]。尤其是单位档案管理部门必须要定期抽查，坚持做好执法检查与业务指导工作，促进单位基建档案管理朝着规范化和标准化的方向发展。