机关事业单位档案优化管理的实施策略

孙晓茹

【摘要】机关事业单位的工人档案管理，是人社部门主要工作之一。对工人档案的管理，要加强对单位工人的资料信息及时的更新，也是单位对每一个工人进行考核以及评价的重要依据。在我国的一些机关事业单位的工人档案管理工作中，还存在着较多的问题。本文将对这些存在的问题进行分析，并提出解决机关事业单位工人档案管理存在问题的对策。

【关键词】机关事业单位 工人档案 管理 财策

一、机关事业单位工人档案管理中存在的问题

1.机关事业单位内部档案管理工作人员专业知识不足、职业素养不高或是工作态度不够

部分机关事业单位没有配备合格的工作人员来专门从事档案管理工作，因而只能让其他工作人员身兼数职，或是通过招聘临时整档人员来应对档案管理的工作需要。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出，档案管理工作较为混乱。同时，即便是在配备有足够专职人员的情况，档案管理工作人员的工作态度也直接影响到档案管理工作的实效。部分档案管理工作人员工作中抱着消极应付的态度，缺乏责任心和岗位自豪感，导致档案无法整齐归类，或是及时更新。又或是，在档案管理人员变动的时候，没有做好交接工作。以上这些都不利于档案的充分利用。

2.机关事业单位内部缺乏科学规范的档案管理和利用制

规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。然而，目前部分机关事业单位档案管理还只是停留在依靠各个部门自己来进行管理的阶段，导致档案分散在各科室，缺乏统一高效利用的制度。此外，在档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难。并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。

3.机关事业单位的档案信息化管理程度

目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封[J].整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。档案工作缺乏信息科学的支撑。信息技术迅速发展，办公自动化、电子文档等新鲜事物就陆续出现了，这些都使得档案的形成方式有了很大的变化。一个文件从起草到修改再到印发都由电脑完成，具有易复制的特性，这样使得最能体现档案原始记录的形式特征不复存在了。相对于电子档案的易损坏等缺点，纸质的档案相对要安全稳定很多。所以，如何通过应用现代信息技术手段，对档案电子文件原始信息进行有效保存，是亟待解决的问题。

二、机关事业单位档案优化管理的实施策略

1.提高档案工作者素质，优化人员结

机关事业单位在聘用档案工作人员时，应提高门槛，在确保其业务功底扎实的基础上，还应具备良好的服务意识及管理能力。机关事业单位应建立高效有序的档案管理团队，尤其是涵纳基层部门档案员、各个科室档案负责人及分管领导等层层递进的管理队伍。对于档案工作者，应具备以下素质要求：第一，能够独立完成档案管理收集工作，确保归档的完整及时和统一。第二，应适应新事物和新形勢，并创新档案业务，打破传统观念及管理模式的框架，应用新思路、新方法解决问题。而机关单位也应加强对档案工作者的培训和再教育，结合新时期下档案工作内涵及趋势，通过培训，使得工作人员迅速熟悉档案业务，并掌握工作要领及流程，促进其专业知识和配套信息技术知识等的全面发展，优化工作效果。

2.应用创新的管理理念开展档案工作

档案工作具备重大意义，保存了大量有价值的资料，能够为单位发展，甚至国家发展提供一定的依据，因此，创新档案工作是非常重要的。首先，创新档案工作理念，以更好地促进档案工作的开展。其次，应创新档案工作服务方式及手段，可以通过服务内容的拓展，进行深层次加工，完善服务机构的建设，以更好地服务于社会及群众。最后，应创新档案工作考核方式，结合工作人员服务态度、创新能力、对制度的执行度等进行综合评价，作为考核、奖励的依据。

3.应用信息科学进行高效档案工作

第一，档案部门可创立档案网站，随时发布允许公开的电子档案信息，以方便用户对档案信息的获取及充分地利用，促进档案自身价值的最大发挥。第二，机关事业单位应将具备存档价值的档案信息文件，以网络的形式整理并发送档案部门，以便应用电脑程序进行快速高效的统计与核对。为了更好进行档案工作的信息化建设，机关事业单位需要从以下几方面进行努力：首先，建立档案信息的安全保障体系，防止信息数据泄密、遗失或损毁，提高数据安全可靠性。同时，还要健全档案信息安全体制，全面落实安全责任制，培训安全管理员，并加强安全应急预案的制订。其次，应提高档案信息化管理的标准化及规范化。根据国家档案局所制订的各种技术标准、电子文件管理的法制法规进行，切实执行，确保数字档案资源具备长期的可用性，规范其数据及资源格式，实现档案资源的共享。最后，应加大资金投入力度和监督力度，逐步推动档案工作的信息化建设，实现其和办公自动化、电子政务建设步伐的协调统一。

4.改善档案管理环境，促进档案工作规范化

为了促进档案工作的规范化，消除档案遗失毁坏等隐患，机关事业单位应进一步改善档案管理环境。首先，应建立完善的档案管理制度，严格按照《国家档案法》所提出的标准进行管理环境的改善。并根据“十防”档案管理标准，一改以往管理杂乱无章、档案管理不规范的现象。其次，应树立科学管理观，坚持刚性、柔性管理相结合的理念，在机关事业单位营造一种良好的档案工作氛围。最后，应建立完善的档案管理网络，实现高效、科学管理。

结束语：总而言之，随着社会的发展进步，机关事业单位的档案管理观念和制度也急需更新。档案管理过程中，工作人员的专业素养和工作态度，档案管理工作的制度和流程，以及档案管理的信息化水平都是机关事业单位档案管理工作的难点所在。针对以上问题，需要从提高人员素养、完善制度规定以及加强信息化建设等方面来完善。

参考文献：

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[2]沈毅骏.事业单位人事档案管理制度存在的问题与对策[D].浙江广播电视大学，2011.

[3]张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技，2011（8）.