信息化时代机关事业单位档案管理的创新研究

竭雁

【摘要】在现代化信息时代背景下，机关事业单位的档案管理也通过信息化技术的应用，使得档案管理工作的水平得到了很大的提升，但是在实际的发展与应用的过程中，还存在这很多问题，对此文章针对信息化时代机关事业单位档案管理的创新展开了研究。

【关键词】信息化时代 机关事业单位 档案管理 创新 研究

引言：

在机关事业单位当中档案管理工作是飞涨重要的基础保障工作，它是保障机关事业单位所有工作能够正常运行的基础事务。在现代化信息时代飞速发展的推进下，机关事业单位的工作基本都实现了信息化，而档案管理工作也相应的借助了信息化的工作手段，在进行重要档案归类管理的过程中，需要对信息化的档案登记方式进行熟练掌握，并能够完善档案的相关内容，使其能够与机关事业单位在现代化发展需要相适应。

一、信息化技术在机关事业单位档案管理工作中应用有哪些优势

1.1 有效是进档案管理工作效率的提升

在机关事业单位的日常工作当中，档案管理工作是非常繁杂的，工作中所面临的事物与对象也是非常多的，工作的内容与单位各个方面都有着很大的关联，如此纷繁复杂的工作量在缺少信息化技术的帮助下，对于档案管理人員而言是非常繁重的。将贬见代化的信息技术设备应用在档案管理工作当中，能够有效的提升档案管理部门工作人员的工作效率，促使他们在进行档案管理工作的过程中，能够更加节省各方面的资源，比如人力、物力、财力等资源的支出。

1.2 有效是进档案保存稳定性的提升

传统档案是以纸质的形式来进行保存的，在进行档案保存的过程中极易受到自然环境的影响，而在信息化技术下的电子档案在保存时间上相对于纸质档案要长的多，而且不会受到自然环境的影响相对稳定性较高。电子档案在进行档案保存的过程中通常会使用像带话电子文件载体来进行保存，比如移动硬盘、光盘等，并且一般的电子档案都会存有备份，正常都会有二至三份的备份，这对于电子档案在保存工作当中需要的稳定性与安全性都是极为有利的。

二、信息化时代机关事业单位档案管理工作的创新思路

2.1 将管理比质转变为服务性质

现代化信息时代的背景卞，人们的要求越来越高，尤其是对档案管理材料.在使用中的便捷性程度，因此，档案管理部门必须要将原来传统的工作性质进行转变，不在是单纯的管理工作性质，而是更多的以服务作为工作的理念来完成工作任务。由于信息化的进程不断的被推进，人们越来越多的需求使得档案资料以及相关信息内容的种类也不断得到丰富，这对于在档案的获取速度方面也提出了新的标准，在这种情况下，档案管理部门的工作人员，必须要加强自身在管理服务方面的提升力度。

2.2 将被动管理转变为主动管理

过去的档案管理材料采用的是纸质材料，在内容与形式上都是非常枯燥的，而在现代信息化时代背景下的档案管理工作中，所面临的档案管理材料是多样化的电子材料，相关管理人员要想有效的使自身档案管理服务的质量得到提升，使人们在相关领域的各种要求都能够得到满足，必须要转变档案管理工作的被动性，要由原来的被动管理转变为主动管理。与此同时，档案管理部门的工作人员还需要将对档案服务进一步加强，能够针对相关的档案随时随地的进行查询，这样才能更好的将信息化档案管理的便捷性进行体现。

三、信息化时代机关事业单位加强档案管理工作创新的重要措施研究

3.1 加强档案信息系统化水平提升的力度

在当前现代化的信息时代，机关单位的档案管理工作要想得到创新，那么必须要具备足够高的信息系统化的水平。用于档案管理的档案系统在每一个环节上都要与相应的标准要求相符合，只有达到这样的水平，才能够保证各个环节之间形成良好的联系，进而使档案系统应该发挥的作用尽可能的得到发挥，进而使信息化系统的各项功能都能够充分发挥。

3.2 加强档案信息数据库的建设效率

在机关事业单位当中需要建立一个相对完善的数据库，用来完成电子档案信息体系管理的的响应工作任务，数据库的应用对于档案信息管理工作而言是一个非常有利的措施。我国现阶段的电子档案信息体系相比于发达国家还比较落后，要想得到进一步的完善还需要很长一段时间的发展与改进。因此，在这个信息化的新时期，机关单位通过数据库的建立与完善，来进行电子档案工作的进一步优化以及创新，在其中所发挥的作用是至关重要的。所以，在机关单位的档案管理部门加强数据库的建设效率以及对其的分析与研究的力度是极为重要的，它是实现对电子档案工作进行创新的基础保障。

3.3 加强档案管理相关制度的完善性

我国档案信息管理工作在机关单位的实际情况的角度分析，还存在这很多问题，具体主要有信息化技术相比于发达国家较为落后、缺乏规范性、档案分享缺乏及时性、相关档案管理人员缺乏较高的技术水平等四个方面。通过对以上问题的仔细分析，要想实现档案管理工作的创新，管理体系的完善性是非常重要的，它对于电子档案信息工作发挥着重要的规范性作用；针对档案管理人员自身的素质水平，来实施相应的培训工作，以提升其在档案管理信息化的专业技术水平，并对相关部门的工作人员进行定期的考核，以保证相关工作人员的综合素质水平能够满足档案管理工作的要求，从而使档案管理工作的时效性得以提升。

结束语：

综上所述，在机关事业单位当中档案管理工作是非常重要的，我们不紧要加强该工作的重视程度，还应该随着信息化的发展给档案管理工作注入新的发展思路。在信息化资源不断推进下，使得档案管理工作的服务更加具有便捷性，同时也大大的满足了人们对于大量信息的需求。然而在我国档案工作信息化的现状中发现，当前的信息化在各个方面仍然需要进行创新研究，对其不断的进行完善，这样才能更好的使档案管理系统更好的为机关事业单位的档案管理工作服务。

参考文献：

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