浅谈当今经济环境下机关档案规范化管理存在的问题及对策

白如雲

【摘要】随着我国经济的快速发展，字当今经济环境下机关档案管理成为人们关注的话题。档案管理工作是机关单位管理工作的一部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史原貌的一项重要工作。档案规范化管理是实现档案管理现代化、标准化、正规化的重要环节。本文通过分析在机关单位实施档案规范化管理工作过程中的问题和不足，提出了机关单位档案规范化管理的相应对策。

【关键词】经济环境 机关 档案 规范化管理 问题 对策

档案管理是机关工作的一项重要内容，涉及事项很多，工作较为繁杂，需要不断提升规范化水平。对此，档案管理人员应尽快转变思想理念，跟上时代发展步伐，创新机关档案管理工作方法，加快信息技术、网络技术、数字化技术的应用，提升机关档案管理工作效率，为今后的查询与利用提供便利，确保真正发挥出机关档案的应有价值。

一、机关档案管理工作

机关档案管理工作难度大主要表现在：机关档案管理的内部性强，主要是为国家行政机关内部各部门所使用，对于保密工作的要求相对较高；业务性较强，机关档案管理工作业务涉及范围广、内容全面、标准要求相对较高；行政特点较强，机关档案管理工作一般是由行政机关的专职档案管理部门负责，具有较强的行政管理职能。

二、档案工作规范化管理存在的问题

（一）机关档案管理制度体系不完善

一些行政机关的档案管理工作缺乏健全完善的制度体系，对于机关档案管理工作的收集、整理以及移交等工作未能明确责任部门、责任岗位以及具体的工作业务流程，造成了行政机关档案管理工作中经常出现一些关键的档案资料未能及时全面归档保存，甚至是出现了档案遗失以及收集不全的问题，制约了档案管理工作的规范化开展。

（二）缺乏专职档案人才队伍

由于受機构编制等制约，有的单位档案工作队伍人数不足，大部分由老同志和临时聘用人员担任。既熟悉档案工作，又懂计算机及网络软件运行维护的复合型人才奇缺，档案信息化建设的技术力量薄弱。有的单位专职档案工作人员很少，且更换又频繁，使档案人才队伍不能保持相对稳定。大部分档案工作人员缺乏相应的专业知识培训，对待档案工作存在得过且过的思想，履行职责的能力弱。由于人才缺乏相应的稳定性，使得查档服务工作质量不高，大部分单位文档人员仅限于查档案，而对档案的利用效果认识不清，使得档案在利用过程中难以产生社会和经济价值。

（三）缺乏领导的重视重度

一些机关单位领导对档案工作的重要性和必要性认识不清，分管档案工作的职责不清。档案工作还停留在简单的档案保管阶段，存在看门守摊思想，对档案规范化管理认识不足，重视不够。

三、抓好机关单位档案规范化管理的相应对策

（一）完善机关档案管理制度建设

加强机关档案合理硬件与制度建设机关档案类型众多，主要包括文书档案、业务档案、纸质档案以及电子档案等，为提升规范化管理水平，应该尽快对档案管理制度予以完善。一是从《中华人民共和国档案法》的相关规定出发，将所需硬件配置齐全，建立专门的库房存放机关档案，同时设置专柜，整齐排列，规范管理，完善检索工具，为今后查找提供便利。库房要常通风，保证整洁卫生，禁止在库房中吸烟，防止出现火灾，切实将防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘及防光等措施做到位，延长档案使用寿命。二是完善机关档案管理网络。要加强领导与规划，制定机关档案管理工作总体要求，建立与之相应的管理制度，为机关档案管理工作提供有效的督促与指导。要安排专人对文书、业务等档案进行管理，并主动深入各个科室，全面掌握其主要业务活动状况，提出统一、规范的立卷要求。这样各业务科室才会主动形成有较高保存与利用价值的文件材料，可以及时立卷与归档。在文件材料归档以后，应加强其历史联系，将保持价值严格区分开来，分类整理，立卷和案卷标题也要确切、简明，为保管与利用提供便利。三是对档案借阅手续提供严格规定，这样可以避免出现机关档案随意借发的情况，为机关档案的完整提供可靠保障。

（二）加强对档案人员的管理与培训

一是要做好档案交接工作。对于更换档案工作频繁的单位，在人员更换时一定要做好传帮带工作，防止出现工作脱节，给档案管理工作带来不便；二是强化培训，因材施教。根据岗位职能，年龄结构，采取不同的培训学习方法，对于老同志来说要学习基础知识，对于年轻同志来说要学习档案信息化建设知识，通过学习和培训，提高档案管理人员的整体素质。三是抓理论学习，认真学习档案法等档案专业知识，还要做好思想教育工作，学习党的方针政策，不断提高档案人员的政治理论水平和素养。

（三）强化领导责任，不断提高思想认识

一是提高思想认识，把做好机关单位档案规范化管理工作摆上重要日程。要按照机关单位档案规范化管理工作要求，逐条对照，逐条分析，认真执行档案规范化管理要求。二是加强组织领导。各单位工强化领导责任，主要领导负总责，分管领导具体抓，主要负责同志要将机关单位档案规范化管理工作作为一项重点工作，拿出时间和精力，确保机关单位档案规范化管理工作顺利进行。三是加强宣传力度。在召开档案工作会议时，多请分管领导、主管负责人参加，通过会议提高领导的思想认识。同时随时宣传档案法精神，增强各级领导重视和支持档案工作的责任感，进一步明确职责，强化措施，确保机关单位档案规范化管理工作工作中取得好成绩。

（四）重视机关档案管理数字化建设

将计算机应用到机关档案管理工作中，能够随时输入与更改，提升存储的密度，避免对空间造成浪费，这样机关档案将得到长期保持，也不容易出现破坏的问题。加快机关档案管理数字化建设，内部局域网能够提供网上查阅功能，让机关档案信息变得更加便捷。利用计算机收集与上传资料的过程中，必须认真进行分辨，提升信息录入的可靠性与准确性，要通过严格审查以后，才能将档案材料进行归档。材料在上传以后，应提升材料的保密性与真实性，对开放性档案而言，应确保只能可读，不能进行下载与修改。此外，还要注重安全性问题，通过配置高效防火墙，防止出现非法入侵的情况。同时，及时对病毒库进行更新，做好数据库加密工作，对重要数据信息进行备份，将用户权限设置好。这样机关档案管理数字化建设才能顺利开展，为实现规范化管理打下基础。