高校会计资料无纸化管理研究

□（广东工业大学财务处 广东广州510000）

近年来，高校科研、教学等各项业务蓬勃发展，随之而来的大量的相关经济业务使得财务工作的压力剧增。因此，每年归档的财务资料大幅增加，凭证装订、档案整理人员不堪重负，有限的办公用房也难以承载这些越堆越高、越来越多的档案资料。再加上项目结题、审计查账等要求，凭证翻查、复印取证的工作时有发生，影响了正常的财务工作，传统的会计档案管理模式已不能满足新时期高校财务管理的步伐。财政部于2015年12月发布的《会计档案管理办法》明确了电子会计档案的管理规定，并新增了在一定条件下仅以电子形式归档保存会计档案的管理要求，此项变革将进一步推进财会档案的信息化进程，极大地提高财会档案管理工作的效率。

一、我国会计档案管理现状

《会计档案管理办法》虽已实施近三年，但真正开始实行“在一定条件下，实行会计档案仅以电子形式归档保存”改革的单位恐怕不多，其中高校更是少之又少。迫于审计、巡视检查的压力，大多数高校就连保管期限已过多年的会计档案都不敢轻易销毁，更不用说进行无纸化变革了。但是压在库房的财会资料历经多年岁月的洗礼，可能早已成为脆纸一张，经过多次翻阅后，许多细小的附件已不慎掉落、遗失，仔细核对下常常发现附件不齐。推进高校会计档案信息化改革势在必行。

早在2012年，中国电信广东省分公司、中国联通集团公司主动申请，并经国家档案局会同财政部批复，作为试点开展会计档案电子化管理工作，试点内容为“以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、内部信息系统产生的原始凭证和外部的银行回单”。两家单位一直积极稳妥地推行会计档案电子化管理工作，并取得了不俗的成绩。本文以两家单位的成熟经验为参考，并结合高校会计档案管理的特殊情况，试提出高校会计档案电子化管理实施方案，以期提高高校财会工作效率，为财会人员“减负”。

二、会计档案电子化管理的实施方法

现阶段，大部分高校的电子化管理初具规模，在此基础上稍作加工，即可快速、方便地实现会计档案电子化管理工作。

（一）会计档案电子化管理的前期准备工作

1.整合已有多套系统，不同部门间实现数据共享，以及资源沟通无障碍。高校各部门的信息虽然千差万别，但相互之间还是存在一定的交叉之处（如资产与财务、设备与总务等），因此可以考虑将财务系统与其他系统融合、直接抓取有关信息资料。完善的高校财务核算系统是财会工作信息化的基石；而与之相关的合同管理、资产管理、人力资源管理、招投标采购系统等其他部门的管理系统，应在一定程度上分享端口，以实现整个高校各部门资源的数据对接。此举一来方便教职工办事，就同一件事情不必往返于不同部门之间；二来可以极大地提高校内的工作效率，不同部门间实现数据即时共享，不必经过繁复的文件打印、来往沟通。最终由电子档案系统将分散在各系统内的有关信息抓取归档，实现相关信息全覆盖，以呈现出完全、完备、完整的档案信息。

2.引入电子档案影像系统，及时将纸质资料扫描入库。除了内部生成的单据（如固定资产登记卡、支出审批单）外，高校的日常、科研报销业务仍有大量的外来原始凭证 （如差旅费票、发票等）。虽然部分发票、财政票据已实现电子化，但大部分的票据目前仍以纸质的方式呈现。利用影像系统，及时将纸质附件扫描入库，便于在需要查账时一键查询，无需翻查凭证，只需数秒即可在系统中调阅凭证附件原始材料。这样一来，即使结题、审计、各种检查等需大举查阅会计档案，也不至于影响正常的财务工作，节省了大量的人力、物力。更重要的是，无论历经多少年，附件依旧清晰且不会丢失。目前已有部分高校使用高速扫描机器，将每天的凭证、附件逐张扫描，形成影像文件，从而入库。虽说扫描本身也有一定的工作量，但与审计调阅凭证时的翻查相比，还是省时省力了许多。

（二）会计档案电子化管理的核心内容

根据《会计档案管理办法》，应归档的会计档案包括以下几类：会计凭证、会计账簿、财务会计报告，以及其他会计资料。

1.会计凭证。会计凭证是数量最大、翻阅得最多、整理起来最为耗时的会计档案。结合高校目前的实际情况来看，将纸质与电子会计凭证并存才是更佳的方案。随着电子发票、电子票据的进一步扩围，越来越多的商家、单位不再出具纸质单据，实现完全的“无纸化”操作指日可待。

中国联通集团公司作为试点开展会计档案电子化管理工作时，将凭证数据归档工作进行了一系列变革：对于记账凭证，仅以电子化方式保存，不再存档纸质凭证。对于外部原始凭证及相应报账单以纸质保存，同时扫描原始单据、报账单等文件，由报账单条形码匹配关联原始凭证与记账凭证，后续便可在系统内实现共同调阅，无外部原始凭证的报账单则无须打印。内部信息系统产生的原始凭证以电子化的方式保存，通过相应的记账凭证，即可检索调阅相应信息。这样一来，纸质资料依旧存在，并且归集的每册凭证均附上相应的《归档对照表》，内容包含：记账凭证编号、报账单编号、有无附件、制单人、金额、摘要、来源系统等信息。

对于以上做法，高校的可参考度较高，特别是当全校各管理系统实现数据共享时，一键即可查询相关信息（特别是内部信息系统产生的原始凭证），并抓取信息（如固定资产登记记录、已签订的合同扫描件等材料），作为凭证附件保存，省略了各部门间打印各种材料作为证明的步骤。

对于银行支付，传统的做法是出纳进行汇款且成功后，在众多的银行回单中翻查到对应的回单，并将其黏贴到相应的凭证中。对于汇款业务量较大的高校，此项工作耗时耗力；且银行送单、回单耗时长，往往不能当天取得回单、几日后才能取得附件，容易造成错漏。而今许多高校已实现银校互联、银企互联，能够在账务系统中一键向网银发起自动支付、同时导入银行电子信息作为支付凭证。如此一来，电子回单可以直接并入相应的附件材料，无需再打印、翻查银行回单。一来节省了大量的人力物力，二来可以即时知晓是否汇付成功且自带回单，为银行对账提供了极大的便利。由此可见，实行会计凭证电子化管理后，整个财务工作链可以节省大量的人力物力；从出纳、审核、对账、装订，到事后的查账翻阅，都会方便、高效得多。

2.会计账簿。目前，大多数高校所使用的会计核算系统都能符合 《会计档案管理办法》的相关规定——“准确、完整、有效地输出符合国家标准归档格式的会计账簿，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”。每年下半学年，高校财务人员在财务系统中将账簿按照会计科目或其他方式打印出来、并将其装订成册，数量巨大，可能达数万张、近百册之多。每年仅打印账簿一事，就需要多次更换硒鼓、甚至更换打印机。装订好的会计账簿占地空间大，翻阅则较少。按照《会计档案管理办法》的最新规定，档案部门可直接以电子账簿归档，无须将其打印、装订。此举不但节省了大量的纸张、油墨，而且为库房腾出了不少空间。

3.财务会计报告。与会计凭证、会计账簿不同，财务会计报告篇幅不长，页数相对较少。对于财务会计报告的电子化使用管理，可视使用单位分别处理：若是校内部门要求使用，可以电子方式提供（可通过设置查询权限）；若是对外报送，则视外部单位要求，以纸质或电子的形式提供。

三、会计档案电子化管理的工作难点

（一）数据安全

数据安全是一切信息化管理工作的重中之重，也是会计档案电子化管理的基石。根据《会计档案管理办法》的规定，各单位应“采取有效措施，防止电子会计档案被篡改”，并“建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”，分别对电子会计档案的独立性、持久性作出了相关规定。

根据中国联通的相关经验，首先要建立安全权限控制机制，为电子会计档案设置安全网络。同时要确保档案的完整、不被篡改，在线浏览与档案原文件相互保持独立；而且会计档案电子文件所有展现形式都要一致，强化电子会计档案使用时的安全性保障。

此外，高校内部还需设立强有力的内网信息安全管理体系和技术体系。保障校内各管理系统的安全，为会计档案电子化管理工作奠定良好的信息安全基础。

（二）财务部门与档案部门业务融合

档案部门在梳理电子会计资料时，由于自带其他系统生成的材料，可顺带一并理顺其他部门的相关资料，保证资料齐全；财务部门将资料数据记录、整理，档案部门及时将其归档、存储。两部门间需密切合作，使得财务与档案管理无缝对接。

目前，高校的财务档案管理工作仍然存在不少问题：财务部门重出账核算、轻后续档案整理的现象比比皆是；档案保管不善而导致附件不齐、或是纸张脆弱的情况也时有发生。若是归档不齐、保存不当，前期核算得再好、再规范也无济于事。相关领导层应正视这些问题，重视档案管理工作，才能一步一步做好档案、存好档案，进一步实现财务档案电子化管理工作。