浅谈工程档案资料的有效管理措施

2018-11-25广东省水文地质大队黄楚宜

办公室业务 2018年17期

文/广东省水文地质大队黄楚宜

众所周知，工程施工涉及的领域多，工序复杂，一套完整的工程档案资料能够有效地保障工程施工的安全性、科学性，反映管理者对企业内部控制管理的重视程度。与此同时，国家层面也提高了对工程项目档案建设的重视程度，明确指出要把工程项目档案建设提上议事日程，提高对档案管理的紧迫感和重要性的认识。在相关文件中明确强调“工程建设必须重视档案资料管理，一旦工程档案资料不符合有关规定，那么，该工程就是不合格的”。具体而言，工程档案资料通过对工程建设中出现的问题以及所使用的相关技术进行有效的记录，来为后续的工程建设提供资料依据。另外，工程档案资料中涉及的很多数据信息暴露出工程施工的缺点同时反映出工程施工的优势，这些都能够为日后的工程施工提供一定的借鉴。

一、工程档案资料的特点

（一）真实性。一般情况下，工程档案资料与工程建设相同步，把工程报批、施工、竣工等各个环节的活动真实记录下来，要求所记录的内容与工程建设实际状况高度符合。

（二）实用性。工程档案资料应该具备很强的实用性，常用于工程建设工作的考核。

（三）整体性。工程档案资料以文字记录的方式，把整个工程施工过程完整地记录下来，是反映施工的最原始资料，用于指导施工全过程。从某种意义上而言，工程档案资料体现了领导者的管理水平。

二、工程档案资料管理中存在的问题

由于工程施工的周期较长，在工程施工中涉及的资料内容多且种类复杂，为了保证工程建设后续的维护，需要提高工程档案资料管理的可靠性和完整性，并加大对档案资料管理的力度。然而，我国工程档案资料管理中依然存在着诸多层面的问题：

（一）档案资料管理不到位。缺乏专门的档案资料管理负责人，也没有形成系统的资料管理部门，很容易出现档案资料丢失的现象，使档案资料管理陷入无序状态。

（二）缺乏专业性的档案管理人才。目前，档案管理工作人员大多是从其他岗位调转而来，缺乏对档案资料的归类、保存方面的专业性知识。另外，档案管理人员素质参差不齐，一些人身兼数职，导致档案资料管理缺乏有效性。

（三）工程档案资料不完整。工程档案资料管理人员缺乏职业操守，工作态度不认真，未能对宝贵的施工材料进行妥善管理，缺少对档案的重视，导致资料的分类不及时、不准确。

三、工程档案资料的有效管理措施

（一）从思想层面重视工程档案管理工作。在市场经济体制下，很多施工单位为了实现经济效益的最大化，常常把工作的重心放在技术的提高方面，认为工程档案管理工作琐碎而繁杂，不能给单位带来直接的经济效益，并且浪费了人力资源。在工程验收时常采用敷衍态度，缺乏对工程档案管理的重视，导致工程档案资料收集不完整。因此，施工单位上至领导层下至基层工作人员，都应当重视工程档案管理工作，注重提升档案资料工作人员的业务能力，推动工程档案资料管理朝向规范性方向发展。另外，对于档案归档情况要做好及时的检查，加强工程档案的保密工作，为日后施工单位的工程维护提供原始的资料。

（二）建立健全工程档案管理制度。一个健全的工程档案管理制度能够有效地保障工程档案管理工作的顺利进行，各施工单位应当在遵循国家相关资料管理规定的基础之上，结合单位的实际情况以及单位未来发展规划，制定并完善本单位的规章制度。明确相关的设计单位、监理单位、施工单位以及建设单位职能，确保工程档案资料的存档、整理以及收集各个环节的及时、有效，制定借阅制度以防档案丢失。

（三）做好竣工、验收工作，保障档案资料的质量。充分发挥工程竣工验收档案的凭证作用，在工程竣工验收阶段，要根据《建筑工程档案归档范围》的要求，全面审核、检查工程建设中的文件，以及时发现问题并查缺补漏，确保竣工材料的完整性、准确性、及时性。另外，制定工程竣工验收备案制度和建设工程质量管理条例等条文，重视工程验收工作，并确保档案验收和工程竣工验收同步。对于移交的档案符合要求的，颁发建设工程档案合格证，对于不按规定移交档案的，建设单位可以不予结清尾款。