高等学校收费业务信息化建设探讨

（广东工业大学财务处广东广州510006）

高等学校的收费业务主要包含教育事业性收费，其中以各类学生学费、住宿费收缴为主，又包含各种考试费、报名费、培训费等业务类型，收费具有类型多、缴费时间长、涉及人员多、金额巨大等特点。过去高校收费主要以银行扣款为主、现场收费为辅，随着我国信息化建设的迅猛发展，各项网上支付形式如雨后春笋般兴起，形成了手段多元化、缴费快捷、方便的各种移动支付方式，为了适应经济发展新形势，高校收费业务电子缴费平台的使用已势在必行。

G大学是一所省属重点综合性大学，学生5万多人，学生类型包含本科生、研究生及成教学生。学校从2016年开始启用网上缴费平台，通过和工行、建行、民生银行等银行协作，利用银行高效、安全的网络平台资源，结合学校收费系统共同搭建电子缴费平台，以实现学校收费业务的信息化建设，取得了较好的效果，但同时也出现了一些新问题。

一、高校网上缴费平台的功能、模式及成效

（一）网上缴费平台的功能。

1.收费资料生成功能。包含学生基本信息和收费信息，即姓名、学号、收费类别、年度、应收费标准、应收费金额、实收费金额、欠费金额等内容。

2.执行收费功能。（1）建立在银行收费平台上的收费模块，包含收费项目、学生基本信息（包含姓名、学号）、收费金额。（2）建立在学校收费平台上的收费模块，与财务学生收费系统关联，方便及时上传收费数据。

3.收费数据账务处理功能。实现收费系统数据同财务核算系统的对接，根据收费项目、收费金额生成财务记账凭证。

4.收费资料查询功能。对核实准确的收费数据及时上传至网上综合查询模块，实现学生网上查询缴费数据的功能。

（二）平台实现的缴费模式。以G大学为例，根据收费业务的性质目前采用两种缴费模式。

1.简易缴费模式。即对于零星收费，如：报名费、考试费、上网费等收费项目，不需要进入学生收费系统管理的临时性缴费内容，通过同主办银行签订收费协议，采用银行的网上服务平台，来实现单纯的缴费功能，不需要进行其他业务流程。目前对于这种缴费模式，G大学采用两种方式，一是针对固定缴费群体。对于有缴费信息的用户通过建行的网上收费平台收取各种报名费、考试费等。二是针对不确定缴费群体。对于没有用户信息的缴费通过民生银行的网上收费平台完成，如体育场馆租金费用等，因为该项业务发生频繁、金额小、对象不确定，学校采用现场通过支付宝扫码或银行卡刷卡完成缴费，主管部门和财务处均可通过不同权限的账户登陆银行的网上服务平台，完成当天数据的查询和核对及出账业务，完成收费工作。这种收费模式的特点是收费安全及时，使用方便、操作灵活、管理成本低。

2.学生收费系统网上缴费模式。对于学校常规性的、固定的学费、住宿费等收费项目，因为要纳入学生管理信息系统统一管理，G大学采用天财学生收费系统、校园统一支付平台、校园网上查询系统、票据管理系统综合完成相关业务。通过学生收费系统，按照物价部门核定的收费标准生成当年的学生应收学费、住宿费、代收费金额，系统自动传输到天财校园统一支付平台，学生通过登陆学生统一支付平台，可查询到自己的欠费情况，完成网上缴费。银行支付系统将支付成功的数据上传至学生收费系统，完成收费数据的核对、账务处理及相关收费统计报表，同时将支付成功数据上传至票据系统，完成票据的打印工作。多个系统联动充分体现了网上收费平台在数字化校园中的作用。

（三）高校网上缴费平台的使用成效。

1.网上缴费平台的使用方便了广大学生的缴费行为。通过网上缴费满足了学生实时缴费、实时查询，方便快捷，顺应了信息化发展方向，体现了社会的发展和进步。

2.网上缴费平台的使用提高了财务工作效率和工作质量，保证收费数据快捷、准确地传输到学校收费系统和学生查询系统。过去学费收缴主要采用银行扣款的方式，即在收费期限财务处将收费数据上传至扣款主办银行，银行再定期将收款数据交换给财务，财务核对无误再导入学生收费系统，这种扣款模式的缺点是，因为不是系统直接对接取数，要通过收费管理员导入和导出数据，难免会有人为疏漏，而且学校不能及时掌握收费情况，需要银行定期返回收费数据才能进行核对。而采用学生收费系统缴费，相应经费系统之间是通过对接的方式提取和接收数据，不需要人工导入和导出，保证了数据的准确性，同时缴费明细每天都能显示在平台上，学校由被动变主动，可以及时了解收费情况，及时进行账务处理。

二、高校网上缴费平台使用中存在的问题

（一）收费流程不规范、不统一使得收费信息反馈不及时。由于高校收费项目繁多，收费涉及不同主管部门，财务处作为收费执行部门需要面对全校各种收费项目，各部门提供给财务部门的收费要求有的是电话通知，有的是邮件通知，同一时间段可能会有多种收费项目进行，由于执行收费流程不规范、不统一，造成收费信息无法及时反馈，各部门互相扯皮，信息失真。

（二）平台收费数据财务对账时有错误出现。使用银行网上服务平台进行简易缴费，大大方便了主管部门和财务部门及时核对数据，但也出现平台数据同银行对账单数据不一致的问题，有重复收费和系统反馈延时现象发生。采用学生收费系统网上收费模式也出现了收费数据统计有误和上传查询系统数据不符的现象。

（三）收费票据管理方式落后。目前广东省各项行政事业性收费采用系统在线开票的方式，由于学生人数众多，每年几万名学生学费票据的打印、分发工作耗费了大量人力物力，收费票据保存困难，打印核销工作压力大。对于学费之外的其他代收费，由于是不同的主管部门采用各自账户在线打印，由财务处统一购买领用及核销，票据管理工作任务繁重。

三、对网上缴费平台工作的建议

（一）从内控的角度理顺学校各项收费流程，完善收费工作。由于学校各项收费的主管部门、收费时间、收费内容不同，财务处只是收费执行部门，因此学校需要明确各项收费流程，包括收费依据、收费主管部门、收费执行部门，明确各相关部门的职责，不合理的业务流程要进行业务再造，校内相关收费部门要协调配合。具体流程一般是先由收费执行部门发起收费需求，报收费主管部门批准，经过论证批准后的收费行为交由财务处组织实施，财务处根据批准的收费依据、收费数据、收费时间上传至学校统一收费平台，银行根据协定按时将缴费数据反馈给财务处，财务处进行收费账务处理和收费票据打印，再将核实准确的缴费数据上传至学费管理系统和收费查询系统，合理有效的操作流程可以保障收费工作快捷有效地完成。

（二）完善收费信息系统的建设。要完善银行的缴费平台和学校收费系统及收费平台，保证收费数据安全准确。实际工作中，收费数据在传输过程中会出现信息不对称现象，如收费平台不能完全杜绝重复缴费情况发生等，主要原因是由于各大银行缴费平台都是近两年才发展起来的，在实际运用中会遇到许多新问题，需要业务人员不断根据遇到的新情况及时沟通反馈给银行研发人员，同时学校的收费系统也在不断更新升级，业务人员对系统的熟练程度也在不断提高，只有不断完善各收费平台信息化建设，提高财务核算人员的业务能力，才能真正实现网上缴费的便利准确。

（三）从内控的角度规范收费业务各环节人员的职责分工、岗位权限。根据事业单位内控制度的要求，以及不相容岗位相互分离、相互制衡的原则，高校应科学合理地设置各岗位人员分工、明确各岗位的职责权限。不相容岗位分离，即生成应收费数据和复核岗位分离，收费数据账务处理和对账岗位分离，形成相关岗位制约机制，通过设置相关工作完成时限，包括银行对账时限、收费数据账务处理时限等，保证收费数据核对及时，按时完成收费任务，杜绝财务风险发生，保证学校各项收入。

（四）收费票据问题的解决。目前广东省行政事业性收费票据采用的是在线打印和系统对接导入两种方式。G学校向财政部门申请多个开票账户完成多部门在线打印票据，对于零星收费，各部门使用独立账户在线打印票据，批量学费缴费数据采用学费系统同财政系统对接导入收费数据进行批量打印票据的方式。为减轻票据打印保管的工作量，2018年广东省财政厅拟推行在线电子票据系统，这对收费工作提出了新的要求，学校要积极配合财政部门做好收费系统和票据系统的票据电子化对接工作，确保实现财政部门的电子票据系统投入使用。