档案管理的规范化思路

文 /张 颖

档案，历史的痕迹，在人类历史发展中具有举足轻重的作用，大到一个国家，小到一个家族、一个单位，档案都是不可忽视的部分。时至今日，档案管理工作已然是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步和发展的需要，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据，档案管理的重要性不言而喻。

然而，许多单位在实际工作中对档案管理工作不够重视，缺乏对档案的规范化管理，使得档案管理的作用得不到充分发挥。那么，如何有效地推进档案的规范化管理呢？有的认为要切实加强对档案工作的领导，有的认为要实行档案法制化，有的认为要将档案管理工作纳入部门、个人年终成绩考核，各有千秋但又流于片面。作者结合自己的工作实践，认为要有效地推进档案规范化管理，必须从以下几个方面入手。

对档案管理制度进行完善

任何工作的开展，制度是关键，制度的完善可以为工作的落实提供强有力的支撑。因此，在规范档案管理工作过程中，必须从完善档案管理制度入手，对档案管理的职责、具体流程、管理标准等进行量化确定。同时，基于新形势下的档案种类不断增多，档案管理理念也在不断地更新，在制度完善中，还需要充分考虑这些方面的因素，不断地进行制度的创新和更改，以此确保档案管理制度能够符合实际，能够为档案管理人员落实工作提供具体的参考依据。

制订档案管理方案

当前，随着信息技术应用的日益广泛，档案管理工作已经步入信息化时代。在此时代背景下，一些传统的档案管理方式将被逐步淘汰，新时期的档案管理需要不断地创新发展，形成新的管理方案。在档案管理方案制定过程中，工作人员必须要将新时期的档案管理要求和现阶段的档案管理实际情况融合起来，总结出当前档案管理工作的特点，在此基础上，确定档案管理工作的阶段性目标。这样一来，制定出的档案管理方案才是有价值的，档案管理的有效性才能充分体现出来。

采用信息化管理方法

在信息化时代，数字化的工作方式为我们提高了管理效率。因此，信息化的档案管理工作方式将逐步替代传统模式。开展档案管理工作的各单位，应构建档案信息数据库，在此数据库中，将所有的档案资料集中起来，进行分类的存储，以方便今后的查询。过去的档案管理主要是纸质档案管理，纸质档案在存储方面要求较多，不仅需要宽敞的空间，同时需要保证内部环境的适宜，一旦保存不当，档案就容易被损坏。因此，采用电子化管理方式以后，不仅存储方便，而且节约空间，但需要注意网络安全。

开放档案信息利用

档案资料有着较高的利用价值，对其进行合理的利用，可以将其作用最大化地发挥出来，因此开放档案信息利用思路是非常重要的。在档案管理工作实践中，应创新档案资料利用的思路，创新现代化的档案服务方式，使得档案管理工作取得更好的效果。例如，在档案信息快速增长的情况下，面对数量繁多的信息，档案管理部门应采用横向联合、信息资料共享的方式来进行档案信息利用，以此来实现档案信息作用最大化的目标，实现档案管理的规范化开展。

通过上述分析可以看出，在档案管理工作开展中，社会对档案管理的要求是在不断提高的，相对于传统的档案管理工作有着更好的发展机遇，同时也面临着更大的挑战。因此，在新形势下，档案管理部门应深入分析、总结社会对档案管理的期许，并以此为基础，对档案管理规范化工作进行创新，从档案制度完善、档案管理方案重新制定、采用信息化的管理方法以及开放档案管理信息利用思路等方面入手，更好地促进档案管理工作规范化。