创新档案编研工作之我见

韩中辉

摘 要：档案文书编制工作与档案管理工作是相互联系、相互促进的两项工作，随着现代技术特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”的管理模式悄然兴起，越来越多的工作开始慢慢朝着信息自动化管理的方向发展，信息技术给编制工作与档案管理工作带来了重要的转变。如何实现信息时代下二者的规范衔接，已成为当下编制工作与档案管理工作改革发展的重要议题。本文就强化“文档一体化”的意识、强化“全过程管理”工作、完善电子档案的组织和管理、提高工作人员的专业素质、做好编制部门的立卷工作、建立切实可行的应对策略。结语部分总结了研究内容。

关键词：编制；档案；创新

1 档案编制工作的发展现状

随着信息时代的快速发展，人们对文书工作与档案管理工作的要求比以往更加严格规范，文书工作与档案管理工作面临着前所未有的挑战与机遇，因此必须正确掌握它们的概念并熟悉其发展现状。

因为遭到我国文书与档案分散办理的古代模式的拘束，到现在为止，办公自动化管理系统与计算机档案自动化管理系统是两个彼此单独的体系。如今，档案编制与档案的数量随着各企事业单位的发展逐渐增长；信息时代的快速发展，使原本隐藏在文书工作与档案管理工作深处的一些缺点渐渐显现出来，严重阻碍了各企事业单位的健康发展。因此，需要正确地面对公文与档案管理工作中出现的一些问题，实现各企事业单位部门之间的良好沟通。

2 档案编制工作存在的主要问题

随着社会经济的急速发展，信息时代下对档案编制工作与档案管理工作的要求更加严格了，然而在现实事务中，我国档案编制工作与档案管理工作还处在相互独立的状态，两者之间相互脱节，存在一些不可忽视的问题。

2.1 档案编制存在脱节问题

在当下，企业的经营和运营会促使一批信息资料的出现，从而关联到文书与档案管理工作。其中，档案编制的文书工作负责办理企业生产经营中所产生的一系列文件，包括文件的制定、复印、发放、传播、办理和保存等等，而档案管理工作主要负责文件的搜集、办理、保存、检索、存档、判定、供给利用和调阅，可以说，文书编制工作负责文件的拟定、流传和整理，而档案管理工作负责文件的收集、总结和保管。然而，目前，我国许多企业将文书事务与档案管理事务区别对待，忽略了档案编制与档案管理工作的关联。

2.2 档案编制管理缺乏规范

首先，很多企业档案文书编制工作的操作不严谨，用纸和装订的使用不正规。依据国家对于文书工作的相关规定，我国文书工作的用纸及装订许多仍达不到国家的规定，阻碍了之后档案的保管。其次，档案编制与档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。最后，档案编制工作的类别不具体，易彼此混杂。目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给档案编制工作形成一些麻烦。除此之外，在公文格式、处理办法、文件归档、立卷衔接、档案管理等方面都存在一些不规范。

2.3 档案编制职员的管理意识淡薄

一直以来，事业单位对档案编制工作与档案管理工作都缺乏重视，这也使文书人员与档案管理人员整体水平不高、相关意识淡薄。文书档案管理职员匮乏，留有很大的流动性，这不仅不助于文书档案办理水准的提高，而且还会使文书职员与档案办理职员缺乏职业责任感和专业性。有的单位虽然有专门的文书档案办理职员，但其学识和专业素养并不能顺应档案工作的需求。同时，当前事业单位文书人员与档案管理人员普遍含有年龄偏大的问题，这部分人员虽然在文书事务与档案管理事务中有丰富的经验，但对于信息化知识的掌握较少，这就使其无法与如今迅速发展的档案管理工作要求相适应，拦阻了文件档案信息办理工作更高的发展。在法院书记员大部分都是年轻人，但是档案室的档案管理人员以年长者为主，缺少新鲜的能量，缺少信息传递的渠道。有的档案管理人员也并不熟悉法院卷宗的规定，只是一个劲的催收卷宗，未能考虑到材料收集的实际情况，收到卷宗也只是一味地归档，并不做相关的一系列专业的检查。据相关文献报道，目前，大部分企业例如建筑施工企业在档案办理中受到传统思想的熏陶，只注重固定资产、债务和流动资产等有形资产的办理，而忽略了文书档案这一无形财产，严重阻碍了其在现阶段为企业产生巨大金融效绩。

3 创新档案编制工作的策略

在信息时代这个大背景下，档案编制工作与档案管理工作面临越来越多的挑战与机遇，如何正确处理二者关系，创新档案编制工作，需要从以下三个方面做起。

3.1 强化“文档一体化”的意识

当前，我国电子文档的技术特征和管理体制还未成熟，因而电子档案的处理与编制比纸质文件的处理有更多、更繁杂、更难办的问题。每个档案编制职员和档案管理职员应从自身做起，解放思想、勤于摸索、乐于面对新出现的事物，加强“文档一体化”意识；必须认识到，当前的文件材料不再是仅为现阶段的工作服务，从长远角度来说，现在的文档就是未来的档案，因而必须时刻谨记对历史负责，依据严谨的规定，勇于钻研电子文档办理的规则、方式与体系，引导电子文档的实际办理。

3.2 强化“全过程管理”工作

在档案编制的全部环节中，起初，应该加强每个工作人员对文书工作与档案管理工作岗位的职业思想，只有确保每个工作事务流程的质量合格、责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。其次，企业要拟定有关文件储存规则，依据我国关于档案管理、文档体系和下发规则等相关规定，制定具体的文书处理办公规定，并组织全体档案管理职员和文书职员认真学习我国相关法律规定，掌握文档归纳和办理等事务，提高文书与档案管理事务的可行性和可操作性。最后，要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础；不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。

3.3 完善电子档案的组织和管理

随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。实践证实，在各事业单位内部，制定一项科学有效的制度，有助于提高工作效率，况且，当前我国各企业单位的档案办理工作中的弊端之处，有一部分原因便是电子档案体制不健全，所以制定相应的制度规范是非常有必要的。因此，各企事业单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套成熟的管理体系，并具体落實。惟有如此，才能使各项政策有效地贯彻实施，从而提高工作的质量和效率，推进事业单位的可持续健康发展。文书职员和档案管理职员需要熟练应用计算机技术，并将现代科技大力投入到文档信息资源的处理、保管和治理事务中，提高文档办理水平。所以，企业应组织相关工作人员学习电子信息技术，健全电子档案体系，加强其管理队伍建设。

参考文献

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