浅谈人事档案管理

摘 要：在新时期的发展背景下，我国的企业经过了一系列的现代化改革，在人事档案管理方面实现了初步的成效，但是在管理效率方面没有较大的提升，只是完成了从纸质走向电子的转移，在管理、执行以及部门建设方面都存在较大的缺陷，因此，本文主要针对企业的人事档案管理中出现的问题展开讨论，并提出几点建议仅供参考。

关键词：人事档案管理；思考；建议

随着社会的飞速发展，我国的流动人口持续增加，人们的自我权益保护也在不断地增强，这给传统的人事档案管理带来了新的挑战。人们的信用记录也在生存和发展中得到了重视，传统封闭式的人事档案管理中，对于人们的知情权以及隐私权都无法得到有效的保障，容易产生一些法律纠纷。因此，人事档案管理继续变革，通过社会化以及开放化的模式建立人事档案管理中心，保障人们的人身权利，推动我国人事档案管理的发展。

1 人事档案管理的重要性

随着我国经济的不断发展，市场经济体系逐渐趋于完善，人事档案管理也要随着市场的发展进行改革。在人事制度改革的发展形式下，企业如何加强人事档案管理是目前亟待解决的重点。人事档案管理的流程不能太过混乱，传统的人事档案管理已经不能满足时代的发展要求，无法对员工的信息进行及时地掌握，企业领导没有对人事档案管理加以重视，认为档案管理无足轻重，部分企业不将档案当回事，导致材料不齐全。因此，需要深化企业人事档案管理的改革，从改革形式上进行分析，深化人事档案管理是加强企业全面改革的重要举措，坚持劳动人事改革的管理方针，做好档案的收集与完善，使人事档案能够更加的完整，增强企业的管理能力。

2 人事档案管理中存在的问题

2.1 执行力不足，监管不到位

在人事档案管理中，经常出现执行力不足以及监管不到位等问题，究其根本还是集中在职能划分不明确，不能将职能发挥到最大，尤其是在管理执行的过程中，管理制度以及运行机制不完善，不能将评估、竞争等进行有效的连接，就会存在很多的细节问题。比如缺少细化的流程，在进行人事档案管理工作中不能很好的进行一条龙的管理，在入档、存档以及提档、销毁之间无法进行很好的管理，执行的过程中容易出现遗漏、混淆等错误，这都是因为人事档案管理不到位造成的档案丢失和损坏。

2.2 智能化管理水平不足

随着信息化的不断深入，人事档案管理中的信息化改革也基本完善，信息完善也只是表面的完成，就是将企业员工的纸质档案转化为电子档案，在管理模式上没有发生根本性的变化，依然延续了传统人事管理的模式。人事档案管理只是增加了电子录入和办公设备的添置而已，在信息化的发展下，人事管理缺少信息化管理，没有将互联网理念与人事档案管理进行融合，同时也缺少信息技术的支撑，大部分的人事档案管理还没有建立相应的技术支持，在信息化技术的发展背景下，依然存在电子档案向纸质档案转化的问题，造成了资源的

浪费。

2.3 团队建设需加强

人事档案管理走向信息化发展的同时，需要有专业的技术人才作为支撑，对团队理念进行及时的更新，如果只固守一个组织，在管理形式上缺少内容以及技术支持，将对人事档案管理的团队建设非常不利。因此，在信息化的发展背景下，人事档案管理效率过低会影响人才的流失以及团队建设不足，需要建立高素质、高技能的人才档案管理团队。

3 人事档案管理的策略分析

3.1 对人事档案管理加强建设

对人事档案管理工作中的团队建设要加强，重视员工档案管理工作的重要性，将人事档案管理列入到重要的日程安排中，明确部门之间的岗位职责，成立人事档案管理工作领导小组，对人事档案管理的日常工作进行监督和检查，解决干部档案管理中存在的问题，选择有高素质、责任心强的员工专门负责收集和整理人事档案管理工作，并保持人才的相对稳定，避免较大的流动性给人事档案管理造成不利的影响。

3.2 完善人事档案管理制度

按照人事档案管理的工作要求，并结合企业的实际情况，建立健全的员工档案工作职责以及工作管理制度，包括人事档案材料的收集与补充、人事档案的借阅以及查看、人事档案整理、转递、核对以及保密制度等，建立和完善登记簿，推进人事档案管理的制度建设。根据企业的发展现状，建立防火防潮的专用人事档案管理室，配置铁质柜，将人事档案、阅读室以及办公室分开，安装防盗门窗、自动报警装置、防虫灭火装置等设施。

3.3 人事档案管理具体实施措施

对档案管理人员加强培训，主要培训业务的基礎知识以及操作能力，提高档案管理人员的业务素质。按照档案工作管理细则对认识档案管理进行规范化与标准化改革，对认识档案的材料进行及时地收集与整理，做到编排有序、工整、规范。并将日常必备的物品以及设备备齐，防止特殊情况找不到影响工作效率。对人事档案管理严格审核，针对新招聘的员工或者外调的员工，必须对人事档案进行严格的审核，突出档案管理的严肃性，保证人事信息的准确性，将年龄与阅历作为人事档案审核的重点，进行逐条的清查，做到规范性与整洁性，认真登记认识档案专项审核情况，尊重事实，确保档案材料的准确性。突出人事档案的完成性，对缺少的材料限期补齐，对档案审核、信息反馈等同步进行，提高工作效率。

3.4 实现电子化人事档案管理

传统的人事档案管理工作中，审核纸质版的人事档案时，既浪费时间又浪费人力，大型的企业都开始采用信息化的档案管理建设，将传统的纸质档案与现代的电子档案进行了有效的结合，采用信息化的技术手段，运用现代化的服务方式，有效的提高了档案管理的工作效率。针对小型企业，如果暂时没有引进新的技术进行自动化管理，也要通过专项的审核对人员的基本信息，对员工的工作经历、学习经历、家庭背景以及社会背景录入到人力资源管理系统中，或者是电子版的形式将员工的个人情况进行保存，方便查找和审核，使人事档案管理在信息化的管理过程中能够更加的规范性与准确性。

3.5 加强宣传手段

为了让人事档案管理工作能够顺利的进行，应该让各个单位以及员工了解到人事档案管理的重要性，对人事档案管理改革加以重视，配合人力资源部门将确实的材料进行查找，确定人事档案的完整性。对于事业单位有干部人事档案管理人员管理的部门，应该在材料完整后，主动将材料送到干部人事档案管理的人员处进行归档，人事档案不能弄虚作假，不能以任何理由扣留需要归档的材料，员工在进行填写人事信息表的时候必须以端正的态度填写，保证信息的真实性。人事档案的审核工作系统且复杂，不仅是对人事档案的一次重大变革，更对企业管理的建设有重要作用。

4 结束语

人事档案信息化管理是社会发展的必然趋势，将传统的人事档案管理与现代化的电子档案进行有效的结合，建立全新的人事档案管理模式，从信息化管理的角度将人事档案管理变得更加的标准化、自动化。同时需要增强企业人事档案管理人员的创新意识，深化企业人事档案管理工作，让企业在管理上能够更加的完善，发挥出人力资源管理的重要作用，推动企业的发展。

参考文献

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作者简介

武德凤（1971-），女，汉族，云南省昆明市安宁市，本科，档案助理馆员，研究方向：档案管理。