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浅谈人事档案管理

2018-11-23武德凤

卷宗 2018年31期
关键词:人事档案管理思考建议

摘 要:在新时期的发展背景下,我国的企业经过了一系列的现代化改革,在人事档案管理方面实现了初步的成效,但是在管理效率方面没有较大的提升,只是完成了从纸质走向电子的转移,在管理、执行以及部门建设方面都存在较大的缺陷,因此,本文主要针对企业的人事档案管理中出现的问题展开讨论,并提出几点建议仅供参考。

关键词:人事档案管理;思考;建议

随着社会的飞速发展,我国的流动人口持续增加,人们的自我权益保护也在不断地增强,这给传统的人事档案管理带来了新的挑战。人们的信用记录也在生存和发展中得到了重视,传统封闭式的人事档案管理中,对于人们的知情权以及隐私权都无法得到有效的保障,容易产生一些法律纠纷。因此,人事档案管理继续变革,通过社会化以及开放化的模式建立人事档案管理中心,保障人们的人身权利,推动我国人事档案管理的发展。

1 人事档案管理的重要性

随着我国经济的不断发展,市场经济体系逐渐趋于完善,人事档案管理也要随着市场的发展进行改革。在人事制度改革的发展形式下,企业如何加强人事档案管理是目前亟待解决的重点。人事档案管理的流程不能太过混乱,传统的人事档案管理已经不能满足时代的发展要求,无法对员工的信息进行及时地掌握,企业领导没有对人事档案管理加以重视,认为档案管理无足轻重,部分企业不将档案当回事,导致材料不齐全。因此,需要深化企业人事档案管理的改革,从改革形式上进行分析,深化人事档案管理是加强企业全面改革的重要举措,坚持劳动人事改革的管理方针,做好档案的收集与完善,使人事档案能够更加的完整,增强企业的管理能力。

2 人事档案管理中存在的问题

2.1 执行力不足,监管不到位

在人事档案管理中,经常出现执行力不足以及监管不到位等问题,究其根本还是集中在职能划分不明确,不能将职能发挥到最大,尤其是在管理执行的过程中,管理制度以及运行机制不完善,不能将评估、竞争等进行有效的连接,就会存在很多的细节问题。比如缺少细化的流程,在进行人事档案管理工作中不能很好的进行一条龙的管理,在入档、存档以及提档、销毁之间无法进行很好的管理,执行的过程中容易出现遗漏、混淆等错误,这都是因为人事档案管理不到位造成的档案丢失和损坏。

2.2 智能化管理水平不足

随着信息化的不断深入,人事档案管理中的信息化改革也基本完善,信息完善也只是表面的完成,就是将企业员工的纸质档案转化为电子档案,在管理模式上没有发生根本性的变化,依然延续了传统人事管理的模式。人事档案管理只是增加了电子录入和办公设备的添置而已,在信息化的发展下,人事管理缺少信息化管理,没有将互联网理念与人事档案管理进行融合,同时也缺少信息技术的支撑,大部分的人事档案管理还没有建立相应的技术支持,在信息化技术的发展背景下,依然存在电子档案向纸质档案转化的问题,造成了资源的

浪费。

2.3 团队建设需加强

人事档案管理走向信息化发展的同时,需要有专业的技术人才作为支撑,对团队理念进行及时的更新,如果只固守一个组织,在管理形式上缺少内容以及技术支持,将对人事档案管理的团队建设非常不利。因此,在信息化的发展背景下,人事档案管理效率过低会影响人才的流失以及团队建设不足,需要建立高素质、高技能的人才档案管理团队。

3 人事档案管理的策略分析

3.1 对人事档案管理加强建设

对人事档案管理工作中的团队建设要加强,重视员工档案管理工作的重要性,将人事档案管理列入到重要的日程安排中,明确部门之间的岗位职责,成立人事档案管理工作领导小组,对人事档案管理的日常工作进行监督和检查,解决干部档案管理中存在的问题,选择有高素质、责任心强的员工专门负责收集和整理人事档案管理工作,并保持人才的相对稳定,避免较大的流动性给人事档案管理造成不利的影响。

3.2 完善人事档案管理制度

按照人事档案管理的工作要求,并结合企业的实际情况,建立健全的员工档案工作职责以及工作管理制度,包括人事档案材料的收集与补充、人事档案的借阅以及查看、人事档案整理、转递、核对以及保密制度等,建立和完善登记簿,推进人事档案管理的制度建设。根据企业的发展现状,建立防火防潮的专用人事档案管理室,配置铁质柜,将人事档案、阅读室以及办公室分开,安装防盗门窗、自动报警装置、防虫灭火装置等设施。

3.3 人事档案管理具体实施措施

对档案管理人员加强培训,主要培训业务的基礎知识以及操作能力,提高档案管理人员的业务素质。按照档案工作管理细则对认识档案管理进行规范化与标准化改革,对认识档案的材料进行及时地收集与整理,做到编排有序、工整、规范。并将日常必备的物品以及设备备齐,防止特殊情况找不到影响工作效率。对人事档案管理严格审核,针对新招聘的员工或者外调的员工,必须对人事档案进行严格的审核,突出档案管理的严肃性,保证人事信息的准确性,将年龄与阅历作为人事档案审核的重点,进行逐条的清查,做到规范性与整洁性,认真登记认识档案专项审核情况,尊重事实,确保档案材料的准确性。突出人事档案的完成性,对缺少的材料限期补齐,对档案审核、信息反馈等同步进行,提高工作效率。

3.4 实现电子化人事档案管理

传统的人事档案管理工作中,审核纸质版的人事档案时,既浪费时间又浪费人力,大型的企业都开始采用信息化的档案管理建设,将传统的纸质档案与现代的电子档案进行了有效的结合,采用信息化的技术手段,运用现代化的服务方式,有效的提高了档案管理的工作效率。针对小型企业,如果暂时没有引进新的技术进行自动化管理,也要通过专项的审核对人员的基本信息,对员工的工作经历、学习经历、家庭背景以及社会背景录入到人力资源管理系统中,或者是电子版的形式将员工的个人情况进行保存,方便查找和审核,使人事档案管理在信息化的管理过程中能够更加的规范性与准确性。

3.5 加强宣传手段

为了让人事档案管理工作能够顺利的进行,应该让各个单位以及员工了解到人事档案管理的重要性,对人事档案管理改革加以重视,配合人力资源部门将确实的材料进行查找,确定人事档案的完整性。对于事业单位有干部人事档案管理人员管理的部门,应该在材料完整后,主动将材料送到干部人事档案管理的人员处进行归档,人事档案不能弄虚作假,不能以任何理由扣留需要归档的材料,员工在进行填写人事信息表的时候必须以端正的态度填写,保证信息的真实性。人事档案的审核工作系统且复杂,不仅是对人事档案的一次重大变革,更对企业管理的建设有重要作用。

4 结束语

人事档案信息化管理是社会发展的必然趋势,将传统的人事档案管理与现代化的电子档案进行有效的结合,建立全新的人事档案管理模式,从信息化管理的角度将人事档案管理变得更加的标准化、自动化。同时需要增强企业人事档案管理人员的创新意识,深化企业人事档案管理工作,让企业在管理上能够更加的完善,发挥出人力资源管理的重要作用,推动企业的发展。

参考文献

[1]马静.加强企业人事档案管理的几点思考[J].中国商论,2016,(21):33-34.

[2]陈曼煜.刍议高校人事档案管理信息化建设[J].山西档案,2017,(1):76-78.

[3]焦银珠,肖红,郝楠等.新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议[J].辽宁农业科学,2017,(2):47-49.

[4]刘美文,王汉华.人事档案管理的“三位一体”模式研究[J].兰台世界,2015,(23):56-57.

作者简介

武德凤(1971-),女,汉族,云南省昆明市安宁市,本科,档案助理馆员,研究方向:档案管理。

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