文书档案管理存在的问题及解决措施

蔡艳丽

【摘要】随着我国社会经济的改革与新的文书档案管理制度的不断加深，传统的、陈旧的文书档案管理制度已经不能满足社会的需求，所以，必须要切合实际改变制度措施和解决方式，进而形成全新的文书档案管理。本文对现代文书档案改革的创新过程中进行了探讨，并针对存在的问题提出解决办法。

【关键词】文书档案；存在的问题；解决措施

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理工作的不足问题。在实际管理工作当中，尽管文书档案的管理工作有了调整和改善，但在具体工作中仍然出现很多新问题。首先文书工作和档案管理工作是有着本质区别的，能够做好这两者是文书管理工作的首要条件。所以，在文书档案管理工作中，必须将两者统一来管理，督促和引导文书档案管理间的相互配合，构建一个新的管理体系。同时我们还要正确处理两个工作间的衔接问题，积极有效、切合实际、科学地进行管理。还由于过分强调了档案的保密性质，使大部分档案不能够被需要的人充分利用，还有具体完整的档案管理制度不能够体现在实际的工作中，很多部门在查阅和输送文书的时候，不按照相关规定和步骤，不在期限内归还档案，更有文书档案管理制度方法不能与时俱进，在整理和装订的时候大部分是人为操控，不仅费时而且还有些困难。

（二）档案管理的流程需改进。在文书档案中应该有完善的管理流程，包括档案的查阅、整理、归档、分发、保管以及其它流程，但在具体的工作中，这些陈旧的管理流程已经达不到现在社会所需。首先，文书档案归类不确定，对文书档案的真伪鉴别落后，对新型的文书档案不能及时跟进，缺失相关的管理和监督力度，使得很多假档案混入其中，达到以假乱真的目的，进而导致档案管理工作的效率低下等。

（三）相关监管部门的管理程度不够。文书的管理工作在我国的出现和实施晚于其它国家，是近年来才逐步出现发展的，很多单位的人员对这种管理认识不清，对文书档案管理工作的认识不全面、不理解、不透彻等有关因素，没能够重视这一工作。大部分工作单位的领导对文书档案管理工作从简落实，抱着可有可无的心态，尽管培养了大量的人才却不尽其才，既不符合工作的目标和利益的最大化，只需要相关的工作人员简单保管好文书，以备不时之需。所以我们从中可以看出，在文书档案管理工作中，领导的不重视，工作人员的效率低下，导致我国的文书管理工作不能够有一个好的发展前景。

（四）工作人员的自身素养不高。由于文书档案管理工作的起步晚，相关部门对其不重视，使得有些单位的档案管理工作者得不到相关的专业培训，无证上岗，没有完全掌握和了解档案管理工作的重要性。所以在具体工作当中，对档案的归类、查阅等技能掌握不熟练，自身素养和个人能力达不到管理工作需要的要求，难以完善文书档案的管理工作。虽然大量投入了人才，但是很多部门单位缺乏一些带领的人员，导致一人兼职多项工作，降低了文书档案工作需要的水准。从而使文书档案归类和收集不明确，不符合规范化工作，此外，由于现代化科技的发展，信息时代已是当今人的需求，如果人员培训不足、自身的素养不能有所提高，就会使我国的文书档案管理工作落后于其它国，最终影响我们的经济发展。

（五）文书档案信息化管理水平低。我国目前的文书档案管理还处于传统的管理模式，大多时候实施还是由人工操作，电子化信息管理落后，不具备信息存档等要求，相关人员需要档案时工作人员查找的效率慢，所耗费的时间长，而且大部分文书档案是以手写纸质的形式存在，缺失大数据，很多需要视频和声音的文书得不到保存，因为这一系列的綜合条件缺乏导致档案的完整性受到了很大影响。

二、如何解决文书档案管理的措施

（一）强化文书管理中的不足。文书档案管理工作的顺利开展与相关领导和工作人员都有重要的联系，所以我们在工作中领导要多重视这一新型工作。给予各个岗位财力、人力、物力的支持，在必须的条件下给予更多的帮助，部门与部门之间相互学习，相互传授经验，为提高管理工作的质量和社会经济的提高就必须要多重视，创建一个共同努力的结果。对于实际出现的事物进行研究，提供强有力的服务，便于社会对文书档案管理工作的认可。

（二）加强相关人员自身的素质培训。我国文书档案管理的新开始，大部分都没有专业的团队去带领和管理，队伍力量不强大，整体的综合素质都参差不齐，进而影响了文书档案管理的发展。因为，想要去做好这一工作，就必须要求管理人员对工作有正确的认识，还要求他们拓展知识面，加强多方面知识的学习，所以需要部门领导对管理团队重视并着重培养，给他们提供一个多学习、多交流的机会，定期安排专业的知识课，借鉴别国优秀的方面，来补足自身的不足之处，不断积累经验，不断更新陈旧的管理方式，并与时代接轨，熟练运用现代化手段，将纸张的文书档案用电子的方式来制作，把需要的视频、音频都录入其中去使用和保护，从而建立一个适合我们的归档策略，为我们建立一个高质量、高素质的管理工作团队。

三、结束语

综上所述，如今社会文书档案管理是经济发展的必然条件，管理层的重视程度和管理队伍的综合素质与档案管理工作的成败是密不可分的，有这样基础的管理团队去切实完成科学化、信息化的全新文书档案管理工作，助力我国文书档案管理工作走向正规化、现代化，并充分发挥档案管理的益处，为实现社会经济效益作出有力的贡献，让管理工作得到人们的认可。

【参考文献】

[1]赵巍.试论文书档案管理的信息化[J].黑龙江史志，2015 （12）.

[2]王少琴.工程项目的文档管理[J].石油化工建设，2015（23）.