PDCA管理在缩短全自动配药分包机工作耗时中的应用

黄秋虾 蒋婷婷

全自动配药分包机是根据医院信息系统（Hospital in- formation system，HIS）的医嘱信息，将一次量的口服药品自动分装在同一个药袋内进行药品单剂量调配的设备[1]。近年随着医院药学的快速发展，越来越多的医院在住院药房采用全自动配药分包机（Full-automatic medicine dispensing machine）摆药的工作模式。与传统手工摆药比较，机器摆药缩短了调剂时间，确保患者能及时用药[2]。但是仍存在一些因素，影响该机器的工作效率，导致机器工作耗时延长。为了进一步了解机器在整个工作过程中理论耗时和实际耗时差距的影响因素，现通过PDCA循环管理法对我院全自动配药分包机工作耗时进行统计、分析，并提出改进措施，以优化分包机工作调剂模式，缩短调剂时间。

1 资料来源

分别收集2018年4月1—30日（实施PDCA循环管理前）及2018年6月1—30日（实施PDCA循环管理后），我院住院药房全自动配药分包机工作耗时数据，并进行比较。

2 方法

2018年4月份分包机的工作耗时按照传统方法进行管理，2018年6月实行PDCA循环管理模式，即按照以下步骤实行：计划（P）、执行（D）、检查（C）、处理（A）四个阶段，从而进一步改善医疗质量[3]。

2.1 计划阶段（P）

（1）现状分析：按实际包药速度约每分钟30包计算，理论上我院机器每天完成所有病区的医嘱调剂工作总耗时约为30分钟，实际上机器在运行期间总耗时约为188分钟。通过收集2018年4月1—30日和6月1—30日分包机工作总耗时和运行期间机器停顿耗时数据，以接收第一个病区长期口服医嘱单调配开始到所有病区的长期口服医嘱药品完成调配结束为时间段，记录造成机器停顿的因素和时间并汇总。

（2）现状解析和目标设定：对影响配药分包机工作耗时的各个因素进行分析，发现造成分包机工作耗时的影响因素包括四个方面：异形托盘补药耗时、药盒缺药时补充耗时、界面点击操作时间耗时、更换色带和包装袋耗时。其中异形托盘补药与缺药时装填补充的停顿耗时百分比为55.0%和39.2%，是影响机器停止工作最主要因素，因此提高机器的工作效率关键在于缩短二者的停顿耗时。

2.2 对策拟定及实施（D）

针对上述影响因素进行细化分析，提出相应的解决对策[4]。

2.2.1 异形托盘补药 异形托盘主要用于机器在调配过程中补充一些特殊的药品，如易吸潮黏连、形状特殊（如太大、太小或不规则）、不耐挤压或者非整片的药品。而投放药品次数、种类、剂量所消耗时间直接影响到异形托盘耗时。

对策：（1）在系统上增加一项功能模块和在操作上增加一块模拟的异形托盘。药师可提前将异形托盘的投药明细打印出来，并补充药品，缩短二次投药耗时。（2）将临时投药品种变更为固定药盒储存品种。对易受潮粘连、不适合使用固定药盒调配的药品如骨化三醇丸（商品名罗盖全），可采取控制拆零的数量，并在调配结束后及时转移到有防潮剂的密封瓶子。（3）做好异形托盘药品的预处理。患者的剂量一般取决于体质量、病情等因素。对于装填的非整片药品，可将使用比较频繁的药品按其常用的剂量做好处理，如盐酸丙卡特罗片（商品名美普清，规格：25 μg），常使用1/2片（12.50 μg）、1/3片（8.33 μg），放置机器就近的地方以便使用。

2.2.2 药盒缺药时补充装填 药师在装填药品前，应做到双人核对，核对手中药品与填充的药盒上标示的药品名称、规格、填充药片颜色等是否一致，全部符合后才能填充[5]，在填充药品时根据药品的性质和药盒的位置调整来缩短补充药品的耗时，缺药时药品的预拆零为缺药耗时的主要影响因素。

对策（1）设定拆零周期[6]，保证药品的有效利用。由于摆药机的特性，机内所有药品都必须拆除原包装，以裸药的形式存在，无法掌握药品的保存期限[7]，因此制定以下的拆零原则：对于使用频率高的药品，应重点维护。在完成所有病区医嘱调配后，根据当日药品的消耗量及药盒的容量，以2倍药品消耗量及时补充药盒，保证第二天药品的充足。对于消耗量大，性质稳定的药品可多准备一个药盒，此方法可节省拆零药品的耗时；对于用量小且性质稳定的药品，可将拆零周期延长1周。这样不仅减少拆零的工作量，同时避免药品的积压，保证药品的质量；对于理化性质不稳定的特殊药品，拆零周期设定为1～2天，或者在保证质量的前提下，将药品外包装去掉，并放置机器附近备用。（2）优化药盒的位置。目前，我院配药分包机配备336个固定药盒，由下往上总共6层。在接收到配药系统传来对某种药品的调配指令时，药盒的底部漏出药品，通过T型滑槽垂直通道滚动到包装袋中。因此，药盒的摆放位置与包装袋的距离，直接影响到机器工作时间。对于消耗大、使用频繁的药品，由上层到最底层，将对应的药盒按升序排列，可一定程度的缩短调配时间。此项措施操作比较繁琐，工程量比较大。

2.2.3 界面点击操作 机器系统接收到操作指令时存在4～5秒的响应时间。

对策：此部分操作耗时除了等待供应商改善相关的操作系统外，无法减省。

2.2.4 更换机器色带和包装袋 根据统计更换色带一次54秒，更换包装袋约340秒，每天的平均耗时约占机器停止工作总耗时2.6%。若是更换包装袋操作不当时，可以造成药袋开口、药袋破裂、传送带卡袋、刀头定位错误等问题发生；碳带安装操作不当时，会致药袋标签碳带卷曲、打印缺失和打印字迹模糊[8]，则需要消耗更多的时间和成本来整改。

对策：对操作人员进行操作技能培训以缩短其安装时间，并且将色带、包装袋等耗材放置离机器相对近的地方，以方便取用。

2.3 检查（C）

检查各项措施的执行情况，进一步查找工作环节中存在的问题，检讨各项自拟对策的有效性以及是否哪些方面还需要进一步的改善，再根据有效的对策制定出标准化作业书。并对标准化作业的实施情况进行检查，主要检查自拟对策的实施质量和完成进度，并将实施情况、内部差错上报情况与奖罚考核挂钩。

2.4 总结处理（A）

2.4.1 总结成功经验 熟练掌握全自动配药分包机的构造、功能，优化配药流程包括医嘱审核、药品拆零及补充、更换耗材、故障处理、核对并记录错误、日常保养、人员培训等各个方面内容，确保各项拟定对策的实施，以进一步提高机器的工作效率和准确度，降低差错率。

2.4.2 找出不足之处 总结现阶段尚未彻底解决的问题，如异形托盘补药时非整剂量的损耗、固定药盒缺药时补充裸片的有效期等问题，将此类问题转入下一轮循环，以不断改善配药分包机的调剂质量。

2.5 观察项目

用计时器记录每次分包机运行期间在异形托盘补药、药盒缺药时补充装填、机器界面的点击操作、更换色带和包装袋项目上停顿的时间。观察分包机分别在4月份和6月份各因素引起的停顿耗时的差异。

2.6 统计学处理

采用SPSS 20.0统计软件对改进前后的机器停顿耗时情况进行统计学处理，机器停顿耗时百分比为计数资料，采用χ2检验，P＜0.05表示改进前后的两组数据对比差异存在统计学意义。

3 结果

3.1 实行PDCA前后数据比较

4月分包机工作停顿耗时百分比（各阶段停顿时间/机器工作总耗时）为3.53%，而6月机器停顿耗时百分比降为2.32%，两组数据比较差异具有统计学意义（χ2=286.437，P=0.000＜0.05），这表明随着各项改进措施的实施，机器工作停顿耗时得到了控制。具体详见表1。

3.2 影响机器平均每日工作停顿耗时因素与分析

统计实行PDCA管理前后造成分包机停顿的各因素耗时，并计算各因素停顿耗时下降比例即（改进前停顿耗时-改进后停顿耗时）/改进前停顿耗时×100%。随着各项改进措施的实施后，6月份机器工作停顿耗时与4月份机器工作停顿耗时对比，除了界面点击操作因素因系统自身操作指令无法改变外，其它3项都有下降趋势。具体详见表2。

4 讨论

4.1 PDCA循环管理法成果分析

PDCA在质量管理活动中，要求把各项工作按照做出计划、计划实施、检查实施结果，然后解决一些问题，未解决的留待下一循环，按照阶梯式上升的模式。PDCA循环管理法在缩短机器工作耗时的运用中，通过对异形托盘的改良，做好药品的拆零工作，对操作人员的培训，及将耗材放置就近地方等改进措施，使机器工作停顿耗时百分比下降了1.21%，而在影响机器工作耗时的各项因素中，除了界面上的点击操作因与机器自身系统的操作指令有关，而无法减免外，其它三项因素中的停顿耗时均有不同程度的缩短。其中，缺药时药盒补充装填的停顿耗时下降60.9%，其余依次为异形托盘的补充、更换机器色带和包装袋。而对于异形托盘补充药品的拆零损耗、固定药盒缺药时补充裸片有效期等遗留问题，进入下一轮的PDCA循环，进一步提高调剂质量。

4.2 整改措施标准化，为缩短分包机的工作耗时提供参考

（1）在缺药时的药盒装填中根据机器调配医嘱时每日消耗的药品数量的情况，制定药品的拆零原则，为缩短拆零工作耗时提供参考。（2）做好药品的预处理。异形托盘补充比较频繁的药品按其常用剂量做好处理，并放在防潮剂的密封瓶子里。（3）对操作人员的培训。通过培训方式，使调剂人员熟练掌握分包机的更换色带和包装袋等技能，并能处理机器简单的故障如更换药盒芯片、药盒卡药等。进一步缩短分包机的停顿时间，提高分包机的工作效率。在机械设备与人工双重处理的情况下，最大程度上减少其中存在的差错问题[9]。

表1 两组机器平均每日工作耗时对比情况

表2 影响机器平均每日工作停顿耗时因素与下降比例

4.3 结论

引进全自动配药分包机后，我院住院药房摆药速度提高，而且降低了单剂量药品调配的差错率。据统计，手工摆药的出错率为1%～5%，自动摆药机的出错率为1‰～2‰[10]。该机器具有准确、快捷、避免污染等诸多优点[11]，但仍存在一定的局限性，相应的也要求医院药房改进传统的调剂模式和管理模式，以适应新形势下药房管理的需求[12]。PDCA循环管理是一种科学的医疗质量管理工具，将其积极运用到我院住院药房分包机工作效率的管理中，通过拟定对策并有效执行，总结经验与改进措施，缩短了分包机工作耗时，使全自动配药分包机在运用中更加规范化、智能化。与此同时，提高药师的工作效率，使药师有更多的精力专注于合理用药审核工作中，从而不断提升医院药学服务水平。因此，PDCA循环在提高分包机摆药效率管理中效果较为显著。