关于加强烟草企业档案管理工作的几点思考

2018-11-15舒俐君湖南省邵阳市烟草公司

长江丛刊 2018年11期

■舒俐君／湖南省邵阳市烟草公司

做好档案管理工作，有利于烟草企业了解改革发展记录，认真分析发展实际，以制定正确的发展规划。但在全面深化改革的背景下，对烟草企业档案管理工作提出了更高的要求，需要企业勇于探索、敢于创新，积极借鉴传统管理经验，利用新技术、新思想、新理念来指导档案管理工作，确保档案管理质量和效率。

一、浅析烟草企业档案管理工作存在的不足

（一）缺少档案管理工作的认识

很多烟草企业在运营阶段，没有正确认识到档案管理工作的重要性，片面认为档案管理工作仅是负责收集、整理文件材料，并不能为企业带来实质效益。同时，还需要投入大量的人力、财力、物力，有些“得不偿失”。另外，一些企业未能将档案管理工作落实到基础工作中，难以激发烟草企业档案管理的活力，大多数档案管理人员不知道为什么管理、怎样管理，使得档案管理质量受到了影响。

（二）缺少正确的档案管理观念

现阶段，一些烟草企业仍在使用传统的档案管理方式，过于注重手工管理，包括资料的收集、归档、整理、分类、检索、查阅等工作。这种管理方式存在很多的限制性问题，主要是因为在大数据背景下，企业所产生的数据信息量越来越多，手工管理模式难以满足实际需求，档案管理工作存在滞后性。同时，很多烟草企业缺少足够的资金投入，导致档案管理经费欠缺，未能及时更新设备，影响了档案管理工作的正常开展［1］。

（三）档案管理力量比较薄弱

大多数烟草企业缺少相对稳定、完善的档案管理队伍，主要表现在档案管理工作缺少专职专岗，一般由相关人员兼职管理。同时，档案管理人员岗位调动频繁，使得档案管理质量受到了影响。另外，烟草企业缺少完善的管理制度，导致档案管理人员缺少约束性，工作随意性比较强。

二、关于加强烟草企业档案管理工作的几点措施

（一）加强档案管理工作的认识

档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，有利于企业通过分析档案来了解存在的问题，并及时进行解决，保障企业安全稳定的发展。因此，要求烟草企业提高档案管理工作的重视程度，将其纳入到年度发展战略当中，以引起档案管理人员和领导的重视。同时，要落实基础管理工作，定期对档案管理情况进行检查，实施责任问责制，促使档案管理工作向规模化方向发展。另外，在信息化技术的发展下，对档案管理工作提出了更高的要求，加大了档案管理工作的难度。因此，档案管理部门应及时与上级领导进行沟通，报告工作中存在的困难，并进行相应的研究与探讨，从而形成管理合力，以协调各方力量，摆脱烟草企业档案管理工作中的限制问题，不断提高管理质量和效率。

（二）树立正确的档案管理观念

在大数据时代背景下，烟草企业每天产生的数据信息量越来越多，给档案管理工作带来了很大的难度，传统的手工管理方式难以满足企业的发展需求，对企业的发展造成了一定的影响。因此，需要烟草企业树立正确的档案管理观念，以提升档案管理质量和效率。例如，一是，加大信息化技术利用率，发展档案管理信息化模式。要求烟草企业合理开发与应用档案管理软件，根据企业的实际发展需求来建立档案数据库，能有效提高档案的传输、管理、分类、检索、查询等效率。二是，档案管理人员应做好管理分类工作，对于重特大事件进行特殊管理，并采用全方位、多角度的方式来开发档案资源，确保档案资料的全面性与真实性，为企业制定发展决策提供档案支撑。三是，传统的纸质档案存在易损坏、易丢失、易修改的特点，需要档案管理部门创新档案载体形式，发展电子档案、影像档案、光盘档案等，以保障档案管理的质量和安全性。

烟草企业应加大资金投入力度，以完善信息化设施，实现系统设备改造升级，从而满足现代化企业档案管理的需求。同时，有利于档案管理部门改善档案保管环境和条件，建立办公用房、档案库、阅档室三个空间。并在各个空间内购置防火、防潮、防盗等设备，不断提高档案管理质量。

（三）强化档案管理力量

第一，烟草企业应建立完善的档案管理队伍，配置专人专职来进行档案管理，以保障管理人员的稳定性、专业性。例如，一是，企业应聘请素质过硬、能力过强的专业人员来管理档案，防止出现兼职管理的情况。二是，做好档案业务培训工作，一方面要聘请相关专家入企讲座，引进先进的管理理念与技术，另一方面要做好组织培训工作，不断提高档案管理人员的业务能力，全面提升档案管理人员的素质水平［2］。

第二，烟草企业应强化制度建设工作，建立绩效考核制、岗位责任制、奖惩制等制度，以约束员工的行为，促使其按照制度标准进行档案管理。同时，还要加强法治建设工作，当出现恶意损坏、盗窃、泄露档案行为时，应依法追究其法律责任，从而营造良好的档案管理氛围，确保档案管理效果。