浅谈烟草档案管理的信息化建设

2018-11-15舒俐君湖南省邵阳市烟草公司

长江丛刊 2018年11期

■舒俐君／湖南省邵阳市烟草公司

档案记录着企业的发展因此具有一定特殊意义，尤其当前信息化建设的大环境中，更加注重档案的管理工作。于烟草行业而言，其不仅关系到居民日常生活，更是国家民生计划的重要源泉。因此，研究其档案管理的信息化建设于国于民都具有重要意义。

一、烟草档案管理信息化建设的必要性

企业的发展需要档案进行记录，烟草行业的发展全过程也需要档案进行记录。同时，档案管理不仅是企业文化建设的来源，也是其发展的依据与线索。因此，定期对烟草档案进行管理能够帮助企业管理者明确企业发展特点，制定未来发展战略，帮助企业不断站在历史的最高点。烟草企业在发展过程中的重要思想等需要记入史册进而帮助其不断完善与发展，且具有历史借鉴作用。不同时期的文化建设成果对企业而言都是瑰宝，详细分析其文化建设成果有利于企业领导者更好的把握企业发展方向，为企业建设提供良好的借鉴作用［1］。

二、烟草档案管理的信息化建设具体策略

（一）统一管理设备

将传统的纸质信息化管理模式转变为数字化信息管理方式，使得档案信息变为流动的，能够随时查看的资源。因此有必要配备统一的管理设备，依靠互联网技术实现档案的管理与记录。将计算机网络覆盖于档案部门，使得企业在发展过程中能够随时提供准确信息，通过计算机这个强有力的工具实现这一目的。通过档案管理系统，实现档案自动编目，人员在检索栏内将关键词输入进去便能够进行自动检索。在录入时根据相关信息计算机能够做到自动分类，并进行存储。使得档案业务工作管理、自动标引、文档一体化管理等环节都能够通过计算机来实现。因此只有将统一的型号、规格、系统进行全面覆盖才能实现档案信息化建设的基本目标。

随着档案数量的不断增加，当前档案部门应采用高容量的存储载体，避免档案自然老化与人为损害的难题。利用计算机磁盘存储系统或其他大容量存储介质进而解决档案信息存储难题。不仅如此，也能够实现信息的传递与交流，以高速信息网络作为媒介，实现信息的共享，为用户提供全新的服务模式。烟草行业应顺应时代潮流的发展，充分利用信息科技的发展建立统一的网络平台，选用规范化、合理化的管理系统，同时确保其安全与稳定性能达标，实现烟草行业之间信息的传递与共享。此环节不仅适用于同级烟草行业，也适用于省局到市局以及县局之间的信息共享，通过建立内部网络实现仅工作人员能够查阅的信息资源。进而使得全国内部连通，信息快捷使用的目的。

（二）建立完善的规章制度

在信息化建设的过程中必须做到有依据可遵循，明确相关责任，并保证网络数据的安全运行，以实际情况为基础进而规范管理机制。在完善的过程中要根据时代的发展不断创新档案管理制度，根据当前《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，使得烟草行业所建设信息管理制度能够符合相关法律法规。与此同时，健全并完善管理业务流程，根据技术规范细化电子档案工作的具体流程与方式。其次，制定必要的安全措施，确保电子文件与档案在安全稳定的环境中被录入并使用。建立统一的管理标准，并完善规章制度。标准化是档案信息化建设的重要基础，烟草行业档案管理部门要充分利用其体制优势，使得其整体工作能够建立在统一的标准上，实现行业档案管理现代化标准。其中，必须要做到档案整理标准、统计标准、服务标准以及各项技术均标准工作原则，将之作为工作衡量的尺度，确定工作效率的砝码。只有规范并完善规章制度才能确保烟草行业统一标准，信息化建设的实现［2］。

（三）提升工作人员素质

建立完善的规章制度是信息化建设的基础，而提升人员基本工作素质是烟草行业信息化建设不断发展的重要根源，并决定着其档案信息化建设的发展速度以及质量高低。

首先，应提升档案管理人员的工作意识，提升其信息化建设的意识。信息时代迫切需要各行各业工作人员熟悉半自动化工作方式，熟练掌握文件的自动登记、辅助立卷、归档、检索等操作，进而实现网络传递以及信息共享。因此不仅要求档案管理人员不断熟悉电子文件基本特性，以及电子档案的全程规范管理，也要掌握计算机基本操作技能，必要时要熟练操作计算机。同时，网络大环境趋势下，信息的不稳定性成为当前重要问题之一。这便要求档案管理工作人员在熟练掌握计算机操作技术的同时也要掌握计算机系统与网络安全防护知识，随时备份基本信息且在恶意攻击的同时能够熟练应对。确保烟草行业生产经营活动以及管理活动的基本记录完整且安全。

其次，提升工作人员业务素质以及工作水平，不断更新烟草行业有关知识，积极参与信息化工作培训与教育，强化自我学习意识进而以本职工作为基本理念，全心全意为企业付出。

最后，提升管理工作人员的基本技能，尽快实现档案管理模式的转变于建设。