浅谈如何构建新时期档案管理新模式

2018-11-15日照五莲县劳动就业管理处

长江丛刊 2018年11期

■宋刚／日照五莲县劳动就业管理处

一、创造档案管理服务新模式是社会发展进步的必然

新的电子载体（材料）的出现和应用。20 世纪80年代以来，新型载体大量出现，如磁带、磁盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能使档案信息服务更完善、更快捷。

网络技术的发展和应用。网络技术的产生使档案工作发生了质的变化，一改传统的手工操作为电子文件，变被动工作为主动工作，利用先进的设备、科学的方法和手段、极大地提高了档案信息管理和利用的效率、与传统的档案管理工作相比、电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动，而是直接运用计算机网络来进行电子档案信的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的共存。

计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢，不能适应人们的要求。当今年代，计算机已深入到社会生活各个领域，在档案工作中，计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史，大量简单，重复的手工劳动逐渐由计算机取代，大大提高了工作效率。此外，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。

二、如何构建档案管理新模式

（一）创新服务内容

首先，从档案数量要求转变质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的，档案工作者要充分挖掘自身潜能，通过不断完善、丰富、创新工作内容，推动服务工作向高水平、高层次发展，并使档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作要充分挖掘自身潜能，通过不断完善、丰富、创新的工作内容，推动服务工作向高水平、高层次此发展，并使档案工作也逐步走向了规范化、科学化管理的轨道。其次，档案工作者要实现服务模式的创新，很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节，以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用，适时把相关的信息转化成研编成果，直接为用户工作服务从而使研编成果发挥出更大的社会效益和经济效益。第三，优化传统的服务方式，传统的提供利用是提供档案的一份份原件，或是提供专题汇编，而专题汇编又是一份份文件的汇集；都属于实体性档案信息服务，而对文件的深加工作的很少，随着社会信息化程度的提高，这种服务的有效性和适应性便出现问题，新的服务方式要展开信息的深加工，提供信息资源的范围和载体要比以往广泛得多，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，要主动接近档案用户，并以用户中心形成新的服务体系［1］。

（二）创新服务观念

只有从思想上正确认识档案工作自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的档案管理新模式。积极探索档案管理新路子，提出了档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术性转变，档案服务由单一向综合服务转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和服务工作的开展。

（三）创新服务手段

首先，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等的种形式的信息统一进行处理、存储、实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的研编形式呈现给阅档者。其次，加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提丰富供鲜活的档案信息；按照信息化标准建成的档案馆，提升资源利用方法和效率［2］。

（四）创新服务方式

档案管理者要强化参与意识，在部门领导的重视和支持下，紧紧围绕单位的中心工作，积极参与单位的重大活动，及时了解、掌握行业发展状态，经常深入工作生产第一线，了解和掌握职工对档案信息的利用和需求，有针对性地开展信息服务工作。同时，在档案主管部门的协调下，加强企业档案馆和地方综合档案馆之间的联系与你协作，广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享。