高校档案编研工作存在的问题与对策研究

2018-11-25合肥师范学院张成成

办公室业务 2018年17期

文/合肥师范学院张成成

高校档案编研工作是指高校档案部门以高校馆（室）藏档案为主要对象，以满足高校和社会各方面的需求为主要目的，根据一定的选题，进行研究、加工以及输出档案信息的一门专门性研究工作。随着信息技术的高速发展，大量的电子文件和数字档案的生成，使得档案编研在主体、手段、对象、传播以及成品形式等要素发生了变化，给高校档案部门带来了新的机遇和挑战。在这种背景下，我国高校档案编研工作有了一定的发展，但我们在肯定成绩的同时，不能忽略其存在的问题。

一、高校档案编研工作存在的问题

（一）编研意识和力量薄弱，未实现规范化管理。高校档案部门在日常档案管理工作中，重视档案收集整理等基础工作，忽视编研工作的现象普遍存在，编研工作往往被放在空余时间进行，主动性不够，不注重实现编研价值，责任意识不强。编研力量薄弱，目前，高校档案部门并未普遍设置专门的档案编研机构，承担编研工作的人员基本上身兼多职，很少配备专门的编研人员，这些工作人员根本没有较多的时间和精力进行编研工作。同时，作为编研人员必须拥有良好的综合素质，除了需要较高基础业务能力，还需要具备较高的计算机应用技术、文字创作能力和创新意识。但目前高校档案部门中缺乏具备综合素质的编研人才。高校档案编研工作未实现规范化管理，我国尚未建立科学的档案编研体系，也未制定编研相关的规章制度，这些导致在实际的编研工作中随意性和自主性较大。同时，高校档案编研工作缺乏专业的机构进行指导和监督，规范化管理并未实现。

（二）编研质量参差不齐，成果缺乏针对性、实用性和时效性。虽然编研数量越来越多，但质量参差不齐，学术性和深度有待提高。顾名思义，编研应该是编和研的有机结合，目前大部分高校只编不研或编多研少，主要是指档案材料的选编和汇编数量较多，一次文献和二次文献的编研占大部分。如《大事记》《年鉴》等编研成果，主要是基础数据的统计、档案材料的照搬摘录，很少有三次文献的编研，编研的深度较浅。教学和科研是高校的中心工作，而编研工作还停留在文件汇编、大事记等常规性编研材料，并未从学校的教学和科研的实际需要角度来编研，缺乏针对性和实用性。同时编研成果缺乏时效性，主要表现在两个方面：1.编研工作的完成滞后于高校的建设与发展，未能及时服务高校建设。2.大部分研究成果时效性短，一段时间后失去其利用价值。

（三）编研成果利用成效不明显，尚待提高。高校档案编研工作是提高档案利用率的最佳手段。目前档案编研成果主要以纸质载体的书籍形式出版，编研人员在完成编研任务后，并不注重编研成果的利用和编研信息的传播，也未开展相应的宣传，使得大众对编研成果并不知晓。此外，在高校网站上，很少有档案编研电子信息。而且一项调查表明，被调查者对于档案编研成果多局限于纸质版的书籍出版物，很少了解编研成果其他出版形式。另外，许多优秀的编研成果，大部分仅限于高校内部传播，利用范围可进一步扩大，使其更好地体现价值。

二、做好高校档案编研工作的若干对策

（一）树立责任意识，提高自身综合素质和编研能力。作为合格的档案编研人员，必须树立档案编研为高校建设和发展服务的责任意识，认识到编研工作的重要性。责任意识包括三个方面，分别是开放意识、主动参与意识和合作意识。只有树立了责任意识，才能使高校编研人员潜心编研，专心研究，编研出更好的成果。提高自身综合素质和编研能力，主要通过以下三个途径：1.学习档案法律法规和档案基础理论知识，掌握档案工作的基础技能。2.学习历史学、文献学和编辑学等，掌握计算机操作技术，提高档案工作人员的编研水平。3.学习有关高等教育管理等方面的知识。通过学习掌握这些基本知识和技能，才能不断完善自身综合素质，适应高校编研需要，编研出为学校建设和发展的编研成果。

（二）完善相关规章制度，建立健全档案编研管理机制。

我国现有关于高校档案编研规章制度几乎没有。为确保高校档案工作更加规范，应做到有法可依和有章可循，这就要求完善相关的规章制度，国家档案局和教育部可考虑完善档案编研相应的规章制度，各高校可以此为指导，在结合自己学校的实际情况，制定自己的档案编研规章制度，形成一个完善的规范体系，制度上保障高校档案编研工作顺利进行。另外，建立健全档案编研管理体制，高校首先要根据国家档案事业发展规划，根据本校的中心工作，制定档案编研发展规划和年度工作计划，有计划、有步骤地进行编研工作。其次高校应建立健全档案组织领导体系，如学校成立档案编研领导小组，由分管档案工作的校领导任组长，确保档案编研工作有组织地开展。最后，加强对档案编研人员和档案编研工作的管理，加强考核和监督，逐渐实现档案编研规范化。

（三）注意选题的科学性和编研结合，提高档案编研质量。高校档案编研的出发点和最终目的是服务学校建设和发展，编研选题又是档案工作的首要环节，保证选题质量是基础。因此，选题必须围绕学校的中心工作，考虑学校客观需要，并且科学预测到未来的需求，使编研成果为利用者提供优质高效的服务，适应学校发展的需要。这就要求编研人员熟悉学校的发展规划和工作重点，注意选题的科学性，以确保编研成果的针对性、实用性和时效性。确保高校档案编研工作质量的关键是正确处理编和研的关系，避免以编为主，编研结合才能保证成果的质量。要做到编研结合，除了对档案材料进行汇编外，要对档案信息资源进行更深一层的研究开发、编辑和评价，多进行三次文献的编研，提高编研质量。

（四）采用合理的宣传方式，提高编研成果的利用成效。

开展档案编研成果的宣传工作，以各种形式将编研成果传播给公众。传播和宣传的方式有以下五种：1.编撰、出版专题材料。这是档案编研成果宣传传播的主要手段和方式。主要有内部参考、公开出版物等，是由档案编研人员重新整合档案信息，形成档案编研成果。2.建立高校档案网站，通过网络提供信息。随着网络时代的到来，档案网站也成档案编研成果宣传传播的主要方式。通过建立高质量的档案网站，内容上增加编研成果，更有利于其推广和利用。3.举办高校档案展览。主要是按照一定的主题内容对档案原件或者复制件举办档案展览进行传播的方式。4.电视、广播。电视、广播拥有稳定的观众和听众，它们也是宣传档案编研成果的重要平台。5.社交媒体。以QQ、微信、微博等新的社交媒体的出现，给信息传播带来了新的方式，它具有互动性和便捷性、即时性等优点。可以看出，编研成果宣传传播方式丰富多样，高校档案编研人员应该合理利用这些宣传方式，加大编研成果的传播，提高其利用成效。