浅谈基于“三个体系”建设如何促进高校档案工作开展

摘 要：国家档案局以科学发展观为指导，结合我国档案事业发展的实际，提出了“三个体系”建设的理论， “三个体系” 档案发展观必将成为今后一个时期全国档案工作的指导思想和行动指南，也是高校档案工作发展的思路与指南。如何从三个体系建设出发，进行高校档案工作的改革发展是当前新形势下对高校档案工作的新要求。

关键词： 高校档案；档案工作；“三个体系”建设

国家档案局以科学发展观为指导，结合我国档案事业发展的实际，提出了“三个体系”建设的理论：一是建立覆盖人民群众的档案资源体系；二是建立方便人民群众的档案利用体系。三是建立确保档案安全保密的档案安全体系。“三个体系” 档案发展观必将成为今后一个时期全国档案工作的指导思想和行动指南，也是高校档案工作发展的思路与指南。高校档案馆可以从三个体系建设出发，不断促进本校档案工作的改革发展。

1 档案资源体系建设

档案资源体系建设是档案部门开展各项工作的基础，高校档案工作围绕学校教学、科研、学科建设和人才培养的中心工作开展，为师生和社会需求提供服务。因此档案工作需要准确把握服务对象的需求，既要客观记录学校教育事业的发展，又要完善与利用需求相适应的高校档案资源体系，科学整合优化各类档案资源。

1.1 采取主动服务的工作措施促进重要档案资源的补充

很多高校档案馆都会由于历史上收集整理不及时的原因馆藏部分档案存在断档情况，为尽快的完成重要档案资源的补充收集，需要采取主动服务的工作措施，按类别分小组主动深入教学、行政一线部门，了解历史档案的积存状态，协助相关部门做好历史档案的清理和移交。到部门中去现场查看历史档案资料，动手示范讲解档案的分类立卷和归档程序要求，提供一对一服务。

1.2 根据档案类别不同建立不同的兼职档案人员队伍

高校档案馆管理的档案类别较多，包括党群行政类、教职工人事档案、学生档案等，由此建立了不同的兼职档案员队伍，根据工作内容和时间要求的不同，开展“对症下药”的专题培训。比如针对档案系统著录培训、学生类档案整理培训 、研究生学位档案整理培训、学生个人档案整理培训等。培训可以采取PPT 演示讲解、上机演练操作、实际案例展示等方式，促进兼职档案人员对档案工作的理解与认识，进一步提高各部门档案工作的基本技能，为规范移交档案提供了有利条件。

1.3 档案管理的前期控制及过程化

高校档案中有些特定档案，如科研项目档案、基建项目档案等，需要将档案工作贯穿到项目的整个过程，实现档案工作的管理过程化，可能有效科学地做到档案工作的前期控制，保障了档案收集整理的质量。

以基本建设项目档案为例，建设项目档案有着：周期长，内容复杂，专业性强，涉及的归档单位多等特点。在项目开工之初，通过工作指导会议明确了档案收集的内容与标准。在项目建设期间，项目档案工作纳入档案馆、基建处的部门工作计划，由专人跟踪档案收集整理情况。根据跟踪情况及发现的问题，需要定期组织项目档案中期工作会议（碰头会），及时协调沟通处理参建单位档案收集整理的各种问题，对档案组卷、整理和装订过程进行全程管理，由此保证最终竣工后档案整理质量。

2 档案利用体系建设

档案工作基础在“建设”，核心在“管理” 、重点在“应用”，如何能科学高效地为利用者提供档案利用服务是档案工作者不断探索的一个方向。在新形势下，高校档案工作者应当加大供给侧结构性改革的力度，不断提高档案服务的效率和水平，为师生的日常利用、学校的改革发展提供精准服务。

當前高校档案的需求领域、需求层次、需求方式地不断变化提升，比如学生参加竞赛或求职就业，需要复印录取花名册；个人档案与养老保险挂勾；教职工出国、遗产继承公证，都需要查阅人事档案；全国各地开展的三龄一历核查工作，更是突显了档案的重要性。在这样的形势下，需要充分地利用信息技术来改变我们提供服务的方式，首先要做的，就是把受空间限制的纸质档案转化为不受空间、时间限制的数字化文件。

要开展数字化工作必须要进行设备的配置，借助先进扫描设备加快推进纸质档案数字化进程。需要在学校设备处的大力支持下配置高速扫描仪，才能极大地提高扫描文件的效率。以需求为导向，把握重点，分批次，分项目实施，注重对数字化文件的安全保密和数据备份。对利用率较高和重点档案也有选择的先期进行了数字化。纸质档案数字化工作极大的提高了档案利用服务效率和效果，同时进一步减少利用过程中对纸质档案的损害。特别是在近年大量的学历学位认证工作中，通过利用数字化的招生录取名册及毕业证发放档案，极大程度上避免了人工繁琐的查找翻阅复印操作，可以仅利用1个工作人员就顺利完成了上千次的学历认证工作。档案数字化工作严格按照国家档案行业标准，注重对数字化文件的安全保密和数据备份。采取多种的保存方式：移动硬盘离线保存，服务器保存 ，省市档案馆定期备份。

3 档案安全体系建设

进行档案安全体系建设就要重视档案的安全和管理工作，高校档案馆需要划分卫生、安全责任区，将安全工作责任到人。工作人员严格执行库房管理制度，有台账、有记录、严格落实档案管理“十防”措施。档案安全体系建设可以分以下几个方面：

1）基础设施改造： 全部配置新型档案装具--档案密集架，配有防磁防火保险柜。加强库房的硬件设施维护和修缮，保障档案管理的安全。

2）库房设备配置：配置库房专业加湿设备，提升库房温控设施，优化档案库房环境。 由数字监控设备替代已经老化的模拟监控设备，增加监控点位并联网保卫处监控中心。

3）网络数据保障：将档案馆网站集成到学校统一站群管理平台进行维护管理，档案电子数据进行线上线下三套制同步保存。

4）应急措施：针对档案管理的安全管理要求，完善档案管理制度，进行《档案管理突发事件应急预案》的编制。

当前，高校档案馆要结合“两学一做”的学习和实践，统一思想、提高认识、克服困难、聚焦问题、狠抓落实。一方面继续深入教学和管理一线提供精准服务，加快推进历史档案的收集和整理工作；一方面加强业务学习，探索档案利用和编研的新方式，提高档案服务水平，同时不断探索创新档案管理的信息化模式，实现高校档案智能化管理，是“智慧校园” 建设的一部分。

作者简介

王珊（1986-），女，四川宜宾人，天津商业大学档案管理中心馆员，硕士研究生，主要从事教学档案、科技类档案、电子档案及档案信息化研究。