时刻做好档案被利用的准备

张思盈

摘 要：每个档案部门，馆藏丰富，门类众多，即使是普通的一家单位的档案室，馆藏量也是数以万计，由此可见，档案部门最大的优势就是拥有丰富的档案资源。但是丰富的档案资源当中，有多少档案实现在它的利用价值？这其中又有多少档案工作者重藏轻用。故此，本文从多个角度分析了档案利用的对策，旨在实现医院档案的有效应用。

关键词：医院；档案；利用；途径

档案的开放是档案利用工作在档案事业的改革开放形势下的新发展，它是我国档案工作由封闭型转向开放型的重要标志之一。档案来源于社会，含有对社会有利用价值的信息，有被社会利用的内容，因此它必然是要服务于社会。开放档案是实现服务社会的有效途径，只有面向需要开放档案，才能使档案更大范围内被利用，更充分实现档案的信息价值。

有丰富的资源，深刻理解资源被利用的意义重大，如何实现，是作为档案工作者深思的问题——实现档案真正意义上的开放，我们就要时刻做好档案被利用的准备。

1 提高认识为关键

以笔者所在单位为例，虽然档案工作已经在各个部门开展多年，但工作人员档案意识依然淡薄，工作基本为兼职开展，项目结束无自觉收集相关资料并归档的意识，文书档案往往以个人自我保管的形式存在，档案工作者重藏轻用，档案部门因循守旧、被动服务等情况，一切根源在于意识淡薄，很多档案人尚未意识到自己是文化传播者的身份，过度重视档案的保密及保管，忽视了对档案的开放与利用，是导致档案工作停滞不前的根本原因，提高认识是关键，改变观念，切实把“做好档案被利用的准备”的意识贯穿整个过程。

2 把握重点环节

2.1 鉴定

长期以来，档案部门的鉴定工作非常薄弱，大多数档案部门只重视增加馆藏量，而忽视鉴定工作，档案出现了鱼目混珠、归档重复现象，随着时间的推移，还有部分失去了保存价值，并占据大量馆藏资源，如果做好档案鉴定工作的几个环节，可以有效地提升档案价值，提高档案利用率。

2.1.1 价值评估

在整理环节中，要有做好档案被利用的准备，先充分评估档案的价值，对利用价值高的档案要收集完整再行归档，同时对档案的保管年限进行准确界定。

2.1.2 密级评定

对涉及隐私及涉密档案要进行密级评定，很多人对档案的开放，只看到了风险及危机，这显然是错误的，档案管理切忌一味强调它的保密性，应重点承认它的社会价值，因此评定密级要慎重，可由单位保密工作者进行鉴定。

2.1.3 解密评估

鉴定工作中重要的一环，鉴定是否进行降密、解密和确定是否开放，加强此环节的质量控制，可更好地结合实际，进行纠错或者改进，大大改善馆藏档案的质量，同时提高档案的利用率。

2.2 编制目录，丰富检索

编制合适的文件目录和专题目录等，丰富检索工具，并通过现代化手段的运用，建立开放档案数据库、目录数据库，加快档案信息的数据转化，促进开放档案网上检索查询工作，达到用户自主查找所需档案，自行利用档案。通过自助式利用方式能提高借阅者利用兴趣，从而提高档案借阅率。

2.3 利用

2.3.1 减少审批

在提供利用的手续上，目前多数单位采取的做法是由经单位介绍，凭介绍信方可查档，手续复杂，应逐步转为只要有证明个人身份的证件如工作证、身份证等即可查档。减少审批，提高便利，让大众觉得档案并不神秘，查档并不麻烦。

2.3.2 开放面向人群

我们知道，很多单位的档案有借阅情况，借阅登记各方项都管理到位，但是借阅者往往只是归档部门的自身查阅，并未真正实现被其他对象利用。因此在服务对象上，应褪去行政色彩，由过去单向地为机关服务，转为既面向机关，又面向社会各方面服务，即使是一家单位的档案服务也要以开放的心态，随时为社会服务。

3 完善档案利用开发

3.1 提高档案利用意识

在新时期需要积极提高档案信息的利用效率，强化医院档案意识，特别是领导者与决策层需要从本质上认识到醫院档案管理的重要性，对其投入力度，包括人力、物力与财力。从另外一个角度分析，对于档案管理人员则需要解放思想，创新管理理念，做好信息化建设，实现档案检索、存储的自动化，以此增强档案管理水平。

3.2 构建完善制度

其一需要根据实际的发展情况制定档案管理制度，这是前提也是保障，能够从本质上提高档案管理的效率与质量。另外医院还需要严格按照《档案法》以及《医院卫生档案管理办法》的相关规定，并结合实际的发展情况构建完善的档案管理制度，利用制度做好档案管理与使用的考核，以此提高档案管理的有效性，且可以为档案的规范化利用奠定基础；其二是要树立利用理念，之所以进行档案管理最为主要的目的便是进行档案利用，在此发展背景下，每一个管理人员均需要树立正确的利用理念，优化档案管理服务模式，满足档案信息的需求；其三是要制定督查考察机制，可有效保证档案管理的实效性，将考核结果与人员薪酬相互挂钩，提高各个科室对档案的重视，当然，还需要将各个科室档案信息收集、整理、存储等各项机制加以协调处理，做好各个科室档案的协同管理。

3.3 提高档案管理人员素养

在档案管理与利用过程中档案管理人员的综合素养与能力从根本上关系到了档案信息的开发与利用，所以需要结合时代发展的要求不断增强档案管理人员的工作技能，另外医院还需要结合实际的发展情况，制定完善的档案管理培训与再教育，对培训的内容以及目标加以规定，做好理论知识学习，或者通过对外学习的方式，在潜移默化中提高档案管理人员的业务水平。

3.4 加强档案管理的信息化建设

积极做好档案管理信息化建设已经成为了当前的关键所在，这是实现档案信息利用的重要内容，医院在新时期需要投入大量的资金对信息系统的软硬件以及配备加以升级，将原先的档案加以整理，并且利用信息系统对医院档案文本、图像、视频等进行数字化以及网络化处理。尤其在档案信息管理中要紧紧围绕开发与利用，制定完善的档案资源信息共享交流服务平台，形成档案信息共享。

档案是国家部门，社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的各种历史年献，它具有呈现历史的能力，有非常高的参考意义，其对社会的有用性不可小觑。作为档案工作者，无论在整理、归档、编制、还是在借阅管理等各个环节，都要时刻做好档案会被利用的准备，完善每个环节的管理，切实提高其利用价值，并在供与求中实现提升，进而推进档案建设工作。

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