探究大中专毕业生人事档案管理现状及对策

刘山林

摘 要：随着市场就业机制的实行，大中专毕业生择业时间延长。使得人才交流服务中心进一步加强了毕业生档案人事代理工作。本文首先分析大中专毕业生人事档案管理现状，并提出具体的改善对策。

关键词：大中专；人事档案；管理现状；对策

随着社会中毕业人数的不断扩大，人才市场的工作量也逐步增长，因此，档案管理工作中暴露出了许多问题。根据自己多年的经验理解，总结了几点建议，希望可以得到启发。

1 大中专毕业生人事档案管理现状

1.1 毕业生对个人档案管理重视程度不足

随着劳务制度改革变化和人才流动灯光外部环境的逐步宽松，用人单位对毕业生有关资料的审查要求有了新的变化，组织人事政审的工作相对减少，使得部分毕业生对毕业档案的作用产生质疑，许多毕业生仅将档案存放后便不管不顾。其次，许多毕业生为尽快找到工作，往往忽视对档案的管理。很容易在就业的市场中受到非法蛊惑，例如落入到传销分子的手中，给学生的人身安全带来不利影响。再加上入职部门人事部门也同样不重视毕业生档案问题，导致档案管理处在极端发展的状况中。目前许多人才中心通过开展毕业生个人档案管理工作，了解毕业生的就业需求情况，能够针对毕业生的信息资料为其提供一个良好的就业机会，给毕业生提供良好的保障。

1.2 信息化管理的水平较低

在信息时代下，我国经济的发展也促进了信息科技技术的进步，其应用范围较广，可应用于各大领域。然而在对人才市场管理上，档案管理的信息化水平较差，经济的发达状况较低，严重影响着档案管理工作的效率和质量。究其原因，主要包括两方面，其一是资金的问题。目前一套高级的档案管理软件费用很高，而其项目所需的各项费用支出却均有县级财政负担，许多县级人才中心很难支付高额的费用支出。其二，是历史原因。许多学生自小学时就开始填写纸质档案信息，并且一直延续到初、高中，同时大多数学生的档案在小学初中等文化程度上，管理起来非常困难，想要实现档案信息化管理更是困难重重。许多人才中心将要将纸质版的档案材料转换成电子档案，但需要大量的人力、物力及财力，因此给档案管理工作带来了更大的挑战。

1.3 被弃档案管理难度较大

随着经济的快速发展，我国人才的就业流动率也随之不断增大，在一定程度上给人才中心档案管理工作带来了负担。一是，大部分的毕业生在毕业之后没有展道接受档案的单位，便会将档案寄放在人才交流中心，没有人来交流中心报到，导致大量的档案被遗弃在人才中心，所有者都是等到需要档案时采取人才中心索取档案，在这一期间，所有档案都将堆积在人才中心。而这样一来，人才中心的档案管理工作却难以开展。其二，大部分学生在毕业后，其个人档案将由学校统一转至生源地人社局。而许多学生没有持就业通知书到生源地报到，导致档案被弃置。长此以往，许多档案都没有得到很好的更改，甚至大部分的档案将遗失，不仅给档案保管工作增加难度，还将因此损耗大量的人力、物力。

2 大中专毕业生人事档案管理对策

2.1 加强毕业生档案管理意识

毕业生刚迈进社会，没有实践经验，许多人没有意识到档案的重要性。毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活的方方面面都有着重要的影响。同时人事档案也是反应毕业生综合素质的重要依据，有着对毕业生本人进行定位的重要作用，是用人单位十分重视的人才信息。因此，一方面应加强档案管理工作的宣传，另一方面也要强化咨询服务工作。积极向毕业生宣传档案管理工作的重要性，利用多种渠道向毕业生宣传人事档案管理知识。同时辅助做好档案存放和转移工作，将个人档案保管工作的要点和注意事项交代清楚，使得毕业生配合人才中心的档案管理工作。作为用人机构，应向毕业生说明人事档案的实际用途，针对档案不在本地或遗失等情况，人才中心应做好及时的补充工作。

2.2 加快档案管理电子化进度

传统的档案管理手段为手工操作，面对整档工序的复杂性，许多档案管理人员要常年进行大量整理工作，如材料的收集、入袋、装、订等，不仅浪费大量的人力、物力，还难以提升档案管理工作的效率。因此，人才中心需要将管理手段由传统变为现代，应用计算机技术，将个人信息资料录入电脑。實现传统的手工操作流程转化为资料检索、档案目录输入微机、无纸化阅档等。为使毕业生人事档案管理能够在新形势下发挥更大的作用，人才中心应将需要递交的后续档案内容或需要提取的档案都在电脑中做好记录，并规范档案管理流程。同时，档案基础设施建设是档案管理电子化建设的基础，因此，应加大档案管理软件等资金的投入，选择满足实际需求的档案管理软件，提高档案管理工作的效率。

2.3 加强档案管理的人才建设

随着信息化进程的加快，档案管理工作对人才的专业技术能力有了更高的要求。因此，在培养专业档案管理人才时，应对其综合素质提出更高的要求。例如现阶段，新型档案的记录方式及信息储存法方式都需要专业的技术支持。因此对档案管理人员的技术能力及设备的运用能力更为严格。同时需要由专门的工作人员负责管理电子档案，也要有专门人员负责管理纸质档案。因此管理人员的知识更新极为紧迫，人才中心应认识到培养管理人才的重要性，并加强管理人员的培训工作。多方面、多层次地提升管理人员的知识掌握水平及技术应用能力。培养档案管理工作人员的思想意识，规范档案管理工作的流程和标准。在配置配齐专职人事档案管理人员的同时，也应切实加强其对人事档案管理工作的认识，落实档案管理人员待遇。促进复合型人才的引进。并做好岗前培训工作，从整体上提升档案管理人员的管理水平和工作效率。

3 结语

综上所述，人才中心的主管部门及财政部门应重视毕业生档案管理工作，加大经费支持，满足人才中心档案信息化建设的需求，促进档案信息化管理手段的提升，加快信息化建设步伐，以便为广大毕业生提供优质的咨询服务。

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