数字化技术在社保档案管理中运用的分析

吴石

摘 要：随着我国社会经济的迅速发展与社保体系的不断健全，社保档案的数量与种类也在日益增多。同时，国家也对社保工作提出了更高的标准，这给社保档案管理工作增加了难度。因此，积极加强社保档案管理中数字化技术的应用非常关键。基于此，本文阐述了社保档案管理的主要特点，分析了当前社保档案管理的突出问题，探讨了社保档案管理中数字化技术的运用策略，也提供了必要的参考。

关键词：数字化技术；社保档案管理；运用策略

实际上，社保档案的有效管理直接关系到我国每位公民的利益，同时，社会保障工作也起到了稳定社会的重要作用。近年来，伴随我国经济的迅速发展，参保人员不断增加，一定程度上扩大了社保档案管理的工作量。目前我国的社保档案信息化管理水平处于起步階段，在社保档案管理中还存在一些问题，因此，加强数字化技术的有效运用是重要的研究课题。

1 社保档案管理的主要特征

第一，我国社保档案服务与管理的对象带有较强的社会性特点。因为社会对社保工作增加了重视程度，推动了我国社保体制的发展，在我国，社保服务对象一般包括事业单位、个体经营者、自谋职业者等，伴随国家社保范围进一步扩大，社保档案的有效管理显得十分重要，且逐渐呈现了社会化的特点。第二，档案信息的来源广泛，内容复杂。 因为社保工作带有极大的社会性，社保服务的对象来源社会中的诸多领域，且参保者的身份呈现多样化特点，因此，社保档案信息的来源广泛。同时，我国社保档案信息主要来自事业单位对相关资料的收集，国家没有对社保档案的管理进行明确的规定，参保者身份不一，导致我国的档案管理显得较为混乱，随着社会的发展，传统的管理模式越来越难以当前时代需求。第三，档案带有较大的流动性。由于参与社保的人员分布于社会各个行业，参保者具有较大的流动性特点，尤其是在经济迅速发展的如今时代，更加剧了社保档案管理的流动性，积极收集与管理社保档案显得非常关键。

2 社保档案管理中的突出问题

2.1 基础性工作不够充分

为了促进我国社保档案管理工作高质、高效地运行，必须确保相关基础设施的标准化管理，尤其当前社会对数字化的档案管理提出了更高的标准的形势下，更加需要积极做好基础性工作。当前，我国有些地区的社保档案管理不够规范，运用的应用软件没有统一，同时，在收集、分析、整理、鉴别、录入、储存档案信息等环节，皆缺少专业的程序进行指导与约束，给社保档案管理工作的数字化建设带来了严重影响。

2.2 缺少科学的统筹规划

社保档案的数字化管理工作是一项复杂的工程，涉及到很多部门，例如：信息技术部、档案管理部、业务部等，从建设相应的档案信息的数字化中心，到数字化技术的有效运用与维护等环节，皆需要相关部门的密切配合与协调发展，事先必须进行合理的规划。在进行档案数字化扫描的时候，不能急功近利，而要坚持循序渐进的原则。然而，我国很多的社保档案管理中普遍缺少长期的统筹规划，例如：硬件、软件环境的建立，以及充分考虑到当前业务系统的兼容性。缺乏对社保业务部实际需求的具体分析，使得扫描结果无法有效地投入应用。

2.3 数据信息的专业维护有待提升

社保档案信息的数字化建设期间，必须确保档案资料的安全性，相关数据受到诸多因素的影响，例如：技术条件、软件系统的性能、硬件设施的完善、维护工作者的技能等。伴随我国高新技术的迅速发展，入侵、反入侵技术之间存在较大的竞争，怎样确保档案信息的安全性、可靠性已发展为社保档案信息化建设的重要任务。

2.4 工作者的综合素质偏低

社保档案的信息化建设对相关的档案工作者能力提出了更高的标准。现阶段，我国社保部门很多档案工作者处于兼职状态，严重缺乏专业的档案管理人员。导致很多档案信息应用传统的管理方式，同时，工作人员大多缺乏信息化概念，还缺少相关的专业知识，增加了档案信息化管理的难度。

3 运用数字化技术进行社保档案管理的策略

3.1 加强档案信息管理的标准化

我国的社保档案管理工作的数字化建设依然处于初起阶段，政府部门虽然也提出了加大对档案数字化管理的要求，可是，没有颂布相应的标准化文件，导致不同区域的的工作者对档案数字化建设的理解难以达成共识，使得各地区的档案数据化管理的程序千差万别。对此，有关机构应当加强制定相应的操作流程与标准规范，确保各个区域的社保单位有章可循，有法可依。档案管理的标准化建设是实现档案数字化的重要前提，同时，数字化建设也会推动我国的档案信息的管理更加规范，因此，二者是辩证统一的关系。

3.2 充分发挥总体的优越性

在社保档案管理工作中有效地应用数字化技术，不要单纯考虑某个方面产生的影响，而应当兼顾整体，充分促进总体机构的优化，确保档案数字化管理系统高质、高效地运行。同时，在档案管理数字化建设期间，还需要注意与当前的办公、业务、财务系统保持有效地衔接，可以确保数字化信息在体系中重复应用，降低档案管理的任务量，提升体系的整体性能的发挥。

3.3 加强采集、统计电子文件

为了促进数字化技术更好地运用在社保档案管理中，最为基本的应用则是档案资料的电子化，例如：纸质的照片、档案、录音等内容，皆要变成电子档案。很多管理机构利用扫描、制作的形式完成档案的数字化。当建立数字化的管理平台时，管理方式就要从传统的单纯储存纸质档案，逐渐过渡到纸制、电子档案共同储存、转交的双归档方式。既推进了数字化档案管理的发展，又降低了档案管理的工作量。在进行数字化期间，应当注意规范操作，以确保档案的质量。正确扫描相应的索引信息，可以按照信息内容迅速查询需要的档案资料；且依据特定的程序完成扫描，促进档案管理中各个环节顺利进行，确保结果准确无误。

3.4 加强档案资料管理的信息化建设

为了提升社保档案信息的管理水平，需要加强档案资料管理的信息化建设。数字化技术的应用显得十分重要，同时，还要提升档案人员的综合素质。唯有档案管理人员具有较强的专业技能，才会更好地实现档案资料的信息化管理。第一，管理人员应当增强自身对信息化的理解，积极更新传统管理思想，加强对档案资料信息化管理的重视。第二，对管理工作者展开应用数字化技术的培训活动，让其更好地适应先进的管理方式与技术。同时，管理人员还需要深入学习信息化管理技术，及时补充新的知识，从而实现社保档案的信息化管理。

4 结束语

总之，社保档案管理工作有序开展与每个社保工作者的切身利益密切相关。为此，相关的档案管理人员应当转化传统的管理思想，增强对数字化技术的认识，不断学习新的知识与技能，部门的管理者也需要对社保档案的管理工作进行科学地规划，逐渐完善管理标准，提升档案资料的标准化管理水平，发挥数学化管理系统的优越性，促进我国社保档案管理可持续发展。

参考文献

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