行政档案管理中信息化技术的应用分析

白晓明

摘 要：行政档案的管理从传统的人力操控，到现今的信息化导入，发生了较大的转变，不仅在成本的支出上，极大的缩减了人力物力的耗费，且对于档案管理质量的优化有着积极的进步作用，档案管理做为一项系统的复杂工作，随着社会经济多元化的拓展，管理愈发难以利用传统人力手段施行，信息化的技术渗透是行政档案管理必然发展趋势，其打破了传统档案管理的桎梏空间，拓展了档案的交互渠道，通过网络化资源的虚拟构建，打破信息传递的时间与空间限制，在信息化技术的支持下，行政管理人员应构建全新的信息系统，应用新型技术提高行政档案管理的有效性。

关键词：行政档案管理；信息化技术；应用分析

随着科学技术的日新月异，我国的管理职能部门都如火如荼的展开了变革，想要在竞争激烈的市场上，不被时代发展的脚步抛弃，成为引领潮流浪尖上的精英团队，就必然要了解信息化技术，并懂得应用信息化技术，将技术手段渗透到管理的各个环节当中，尤其是对于档案管理这样的复杂性、系统性问题，更加需要利用信息化技术梳理档案，分门别类的构建档案系统，使得档案管理更加趋于人性化，以云空间的大量存储记录档案，保留原始的档案数据，通过档案的对比与整合， 凸显出管理中的种种问题，实现信息化技术支撑下的行政档案管理高速推进。

1 行政档案管理中信息化技术的应用步骤

1.1 收集整理

传统的信息收集，是采取人工干预的方式，通过手动的收集形式，将资料整合、记录、存储，然而在收录的过程中，往往存在文字信息填补不标准，填补内容不完整，长期的存储中也存在文字模糊、字迹难以辨认的问题，信息化技术的处理模式下，可利用电子化的收集手段，如若出现以上的问题，可通过网络传输的形式将信息后续补充，这就需要档案管理人员与时俱进，充分的了解档案信息收集的技术优势，扬长避短在收集整理中，結合不同的档案类型做好归纳，统一化制定资料的填补电子指引，规范信息内容，同时便于保存与信息的收纳，以自动化的排序形式使得档案管理井然有序。

1.2 归纳和分类

传统的信息归纳方式，需要通过一份份的资料整理，将其提取出不同的信息资源条件，从而利用庞大的人力进行分类与整理，分类中还由于人员工作的疏忽，容易造成归类错误，对后续的查阅带来较大的困难，信息化技术归纳手段可一次性筛选信息，通过关键字的查找，建立不同的文件夹格式，以时间、种类、应用等不同的形式重复归纳，例如某一部分档案本身的用途要归于A类，但属于近期新型填充并随时会查阅到的B类内容，那么就可以分别在两个文件中，重复安排并做好说明，这样的层次化管理使得信息有条不紊，输入的有序化将会缩减后续的管理成本，避免产生不必要的认知误差。

1.3 查询和提取

信息化技术可通过便捷的查询形式，调取有关的信息，且这种信息的提取可以是一个，也可以是多个，通过信息代码的设定，准确的将信息提纯，以免受到同类信息的干扰，造成查阅的杂乱，且信息的查询可进行远途传输，避免工作人员来回走动，利用互联网传输信息，传阅资料，极大的缩减了纸质版的收集空间，也避免在查阅中出现不经意的损坏。

2 行政档案管理应用信息化技术的应用优势

2.1 提高档案案卷质量

信息化可将各类信息以统一化、标准化的格式进行归纳，由于信息的采集是多渠道的最终整合，经过电子化的步骤指引，以模板的形式将信息以整洁、完善的形式搜集起来，网络中可设计字体字样，排版清晰，档案管理更加一目了然。

2.2 提升工作效率，节约人力资源

工作效率从几个层面来分析，从时间的视角出发，信息化的一键式处理能够缩减大量的信息整理时间，且缩减人力物理带来的资源浪费，从管理的效果出发，更是为后续很多的档案问题排除了困扰，能够针对人员问题分工明确，避免在档案管理出现问题后互相推诿。

2.3 时间和地域的优势

信息手段能够打破时间与空间的限制，消除空间的隔膜，并在虚拟的空间中，构建档案的存储份额，可网络预约档案处理，提前做好档案的整理与选择，构建一体化的管理模式，可将文件无限复制备份，这在传统的档案管理中，无疑又加大了档案的管理难度，电子版档案无需增添人力资源，既可以轻松的实现信息的互通。

3 档案管理应用信息化技术需要注意的问题

3.1 把实体管理变为信息管理

信息化技术下的档案管理除了传统的纸质文字类信息外，还可以填充图片、视频等形式使得档案内容更加丰富，借助录音录像等内容进行验证， 加大了档案的可信度，档案的管理应采取系统化的软件，使得各个类型的信息都能够传输与存储在档案空间中，拓展档案的管理平台，结合目前档案管理存在的弊病，采取数据库资料调取的形式，参考其他的档案存放规律，使得档案管理有章可循，当然传统的实体管理也不能放下，应在电子化的管理层面上，将一些重要的文件以纸质版留存，此时应注意信息化技术的导入并不能全部的代替传统管理模式，可两相结合，并以信息化的技术优化管理问题，以为档案管理提供更加优质的服务。

3.2 建立有效的信息系统

档案的管理是一项长期的工程，应构建系统的信息管理系统，应针对档案问题采取信息统筹的处理模式，建立整体的档案管理内部管理模式，并关注电子档案的安全性与真实性，虽然电子档案为信息管理带来了很多的优势，但仍旧存在安全隐患，电子档案在归档的过程中，可能受到操作的不当影响，造成一个数据带动的整体数据紊乱，同时要注意留存空间，避免运行不畅带来的信息管理制约，对于已经固化的信息，暂时不会进行调整与查阅的内容，可进行加密处理，设置仅阅读模式，避免档案在翻阅的过程中，出现信息链的分离。

3.3 提高档案工作者的专业素质

信息化的数据时代，应当构建一批信息化的队伍，有关的档案管理人员应改变守旧的思想，从根本上认识到新技术的未来趋势，进行定期的培训，使得档案管理人员能够按部就班的推进技术的变革，计算机的软件在持续化的更新，那么相对的专业人员的素质与能力也应不断的提高与强化，应建立有序的档案管理目录与搜索引擎，使得排版清晰明确，便于档案信息的咨询与调取，此时有关的管理领导，应关注对员工的培训问题，在电子化的档案模式下，更加需要员工具备较高的专业素养，能够秉持高度的自持能力，避免通过网络途径泄露信息。

4 结束语

综上所述，行政档案管理中导入信息化的处理模式，即是一种新型的技术，也是一种新型的管理办法，应结合现阶段的技术措施，采取科学的监控体系，构建电子化的信息平台，使得档案管理全程都以信息化模式加密，并提高管理的工作效率，以更短的工作时间实现高效益，提供优质的档案服务，使得档案管理在信息化技术的支撑下更好的发展。

参考文献

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