新形势下人力资源和社会保障局的档案管理分析

李雪茹

摘 要：人力资源和社会保障局的档案管理属于一项比较基础的工作，但程序却十分复杂。首先应该收集相关的信息进行一定的整理，然后再鉴定其正确性，同时注意有效的保管，然后在有需要的时候为人们提供便利。本文主要对新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作中存在的问题进行详细的分析，并且给出了相应的解决措施。

关键词：新形势下；人力资源和社会保障局；档案管理

档案包括个人活动、社会组织以及国家机构等各种活动，不论是教育、文化、经济亦或政治活动，只要其具备保存的价值，都可以以声像、图表以及文字的形式记录下来。档案管理则是对这些资料进行保管以及整理，主要就是服务于国家政策的需求，合理的将其利用起来能够为各方面的事业提供极大的便利。

1 新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作中存在的问题

1.1对于劳动保障档案管理工作不够重视

我国人口数量庞大，所以劳动人口的数量也十分的大，并且结构非常复杂，劳动保障档案的数量不仅多并且处理起来十分的繁琐[1]。而在实际的档案管理中，必要的硬件支持十分缺乏，地方上经常会出现没能将档案进行及时归档或是在实际保存的时候出现失误，使得档案丢失或者是出现错误的情况，这些都是因为对劳动保障档案管理工作的重视程度不够所造成的。

1.2管理机制不够完善

社会保障档案管理设计范围比较广，在实际的管理过程中可以将社会保障档案分为多个不同的类型，然后交由不同的部门进行管理，而这种传统的档案管理的模式一直在使用。传统模式具备较强的合理性，不过因为社会保障档案多方分配的管理方式，要想有效的实现档案信息的共同性，则是必须得各个部门相互的配合，并且还得进行高效的沟通。不过实际的情况确是各个部门沟通较少，相互之间比较独立，因此社会保障档案的管理相对比较困难[2]。除此之外，这种模式将一个人的不同档案进行分开管理，极大的增加了工作人员的工作量，同时还对单位的社会保障管理工作带来了较大的影响。

1.3管理模式比较落后

我国一直以来都是使用传统的档案管理方式，将档案按照卷数进行整理，这种方法虽然具备一定的科学性，不过其中存在的问题也比较多。随着档案数量的不断增多，工作量也会随之增加，使得档案管理工作极易出现错误。除此之外，档案经过多人管理，保存卷中的内容不够明确，后期使用起来十分的不便。所以，积极的转变传统的管理模式十分必要。

2 新形势下人力资源和社会保障局加强做好档案管理工作的有效对策

2.1积极的转变观念，加强重视档案管理工作

在新形势的背景下，人力资源和社会保障局要想有效的提升档案管理工作的水平，首先就是应该积极的转变自身的观念，重视这份工作。具体可以加强做好档案管理的宣传工作，努力争取政府相关部门的有效支持，而且在资金以及人力物力方面应该加大投入的力度。然后建设综合档案室，这样不仅能够使得档案信息更好的收集以便后期进行完善，还能够在很大程度上保证档案的完整度，使其能够达到标准要求，同时还利于组织工作的开展，使得档案管理系统更好的形成，促进档案管理工作的规范化。

2.2将机构建设工作贯彻落实

因为人力资源和社会保障局的档案管理工作十分的复杂繁琐，所以对于专业的人才方面需求较大。档案管理部门应该结合实际的需求来进行专业的档案管理人员的配备，让他们专门负责档案管理工作[3]。除此之外，还应该进行分岗分责，分工明确，以免出现因为人手不足而影响到工作的正常开展以及出现失误的情况。同时，人力资源和社会保障局的档案管理工作应该依照档案管理工作的实际需求来进行档案室的设置，一些必需的管理用具以及设备应该配备齐全，将档案管理的物资资源科学合理的进行分配，充分的发挥电子档案的信息系统的作用，最大程度上避免出现人力物力资源的浪费现象。

2.3重视档案管理人员专业素质的提升

在新形势的背景下，计划经济时代一种沿用下来的档案管理方式显然已经很难适应当今社会发展的实际需求。并且档案管理人员的年龄普遍偏大，其知识体系过于陈旧，严重的缺乏先进的管理方式以及管理理念。随着档案管理业务的不断增多以及先进设备的不断引进，他们的专业素质显然很难跟上时代发展的步伐。因此，我国各个地方的人力资源和社会保障局应该加强重视档案管理人员的专业素质的提升，加强他们新的档案法律法规的学习，并且还得加强他们的责任意识方面的提升，更新他们的档案管理的理念，督促他们积极的学习一些先进的管理方法以及管理技术，以便更好的促进档案管理工作的持续发展。而在这个过程中，还应该加强实践和理论的结合，在不断的实践过程中提升档案管理的工作效率。除此之外，还可以招聘一些掌握现代信息技术以及具备现代管理理念的青年人才，为档案管理部门输送新鲜血液。

2.4完善运行机制

人力资源和社会保障局的档案管理体系的建立涉及到很多的领域，例如失业、生育、医疗以及养老等，数量巨大。而要想有效的做好档案管理工作，建立完善的管理机制非常必要。同时还应该加强对档案管理人员的定期培训，保证每一个上岗的人员都经过专业的培训以及学习，这样才能更好的保障档案管理工作的高效、稳定的开展。

2.5强化信息化的管理

信息化时代的到来极大的促进了各行各業的发展，而人力资源和社会保障局的档案管理工作也不例外，通过信息化的管理不仅能够极大的提升档案管理工作的效率，在使用档案信息的时候也会更加的便利，同时电子档案的使用还有效的解决了传统档案不能长久保存以及易磨损的问题。不仅仅在经济上面节能高效，推动档案管理工作的智能化、科技化以及现代化，并且还使其更加的简洁，极大的减轻了档案管理工作人员的负担，并且为档案管理工作现代化打下了扎实的基础。同时在人力资源和社会保障局的档案管理工作的创新方面的时代意义十分重大，更好的促进新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作的持续发展。

3 结语

综上所述，在当前的新形势下，我国的人力资源和社会保障局的档案管理工作作用重大，不过其在实际的运作过程中依旧存在的诸多的问题，例如对劳动保障档案管理工作不重视、管理机制不完善、管理模式落后等。要想在新形势下加强做好档案管理工作，就需要积极的转变观念、提升档案管理人员的专业素质、强化信息化的管理等等，只有这样才能更好的保证新形势下人力资源和社会保障局档案管理工作的系统性以及高效性。

参考文献

[1]张立恒. 新形势下人力资源和社会保障局的档案管理分析[J]. 人才资源开发， 2016（20）：131-131.

[2]贾洪慧. 论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J]. 办公室业务， 2014（1）：181-181.

[3]刘晓卓. 人力资源和社会保障局的档案管理分析[J]. 办公室业务， 2015（23）.