当代图书馆采编部业务外包的必然性

丁文娜

摘 要：当前，社会处于经济发展的转型期，给各个领域的发展带来了一定的影响，要求各领域要抓住发展的机遇，争取实现跨越式发展。对图书馆管理而言，同样处于不断转型升级的地步，图书馆各部门的职能变化推动着图书馆管理人员在工作重心上改变着传统的管理方式，同时，从外部环境来说，第三产业的不断发展推动着服务业的逐渐成熟，在此背景下，图书馆顺应时代发展的要求，采取采编部业务外包的形式来获得发展，提高图书馆日常的工作效率。本文主要分析图书馆采编部业务外包的必然性，从内部和外部两个方面的因素探讨图书馆采取外包业务的原因。

关键词：当代图书馆；采编部；业务外包；必然性

随着社会经济发展速度不断提升，带动了第三产业的发展，图书馆的服务职能相应发生变化，不断由传统形态下的图书馆转变为具备现代发展理念的图书馆。图书馆内部的各职能部门尤其是采编部开始思考采用何種管理形式更利于图书馆书籍在数量以及质量上有质的飞越，并且现代化信息网络服务技术的发展为业务外包在图书馆的采编部中采用提供了技术上的支持，因此，在此情况下，图书馆只有顺应发展趋势，才能实现图书馆的发展和升级转型。

1 当代图书馆采编部业务外包概述

就现代图书馆说，它是一个由多个职能部门在协调合作的基础上发展起来的整体，要实现其发展，就不得不对其内部的各个职能部门有所了解，而采编部是图书馆的核心职能部门，只有了解采编部的日常工作，才能为打造现代化的图书馆奠定良好的基础。现阶段，图书馆的采编部大多数情况下都实行业务外包的发展策略，业务外包对企业来说是企业实现高效管理的有效方法，企业在发展过程中需要利用外部优秀的专业性资源来为自身的发展寻求机遇，这样企业才能更好的打造核心竞争力。就图书馆采编部业务外包来看，存在两者之间的合作关系，在图书馆与书籍供应商之间，图书馆采编部将图书的管理工作以实行外包的形式交给供应商来处理，包括对图书的检索、分类、编号以及整理等方面的工作，而图书供应商则需要通过互联网等现代化技术手段实现异地或现场处理的一种业务形式[1]。图书馆的采编部实行业务外包的发展策略，有利于节约人力资源，降低物质和金钱的成本，提高图书馆工作的效率，同时还能提升图书馆采编部工作的专业性程度。改善图书馆的日常工作管理方式，带动图书馆加快建设现代化的步伐，提高服务水平。

2 图书馆采编部业务外包的必然性

图书馆要寻求发展，就要不断的进行改革创新，才能找到发展的机遇。图书馆采编部实施业务外包的管理方式是顺应时代发展要求的正确抉择，事实上，探讨图书馆采编部业务外包的必然性可从两个方面出发解释：

2.1 外部网络环境提供发展的技术条件

传统图书馆与现代化图书馆的区别主要在互联网、计算机以及网络联机等技术的使用上。当代图书馆所处的时代背景与传统图书馆所处的时代背景有所不同。现代社会已经步入信息化社会的正轨，智能化、信息化、自动化等特征显著，而现代化网络技术对图书馆采编部实行业务外包提供了技术上的支持，因为业务外包要正常运作，需要依靠互联网的手段，实现便捷的开展工作。毫无疑问，如果没有现代化网络技术的支撑，图书馆采编部的业务外包管理方式将不可能运行，也就不会带动图书馆进行高效率的管理工作。因此，外部环境为采编部业务外包运作创造了条件，同时也是图书馆采编部实行业务外包发展的原因。

2.2 图书馆内部人力资源管理的影响

图书馆内部人力资源管理同样受到来自外部环境的影响，由于现代化图书馆在计算机、互联网等技术的支持下，使得许多工作可以实现自动化操作，直接影响人力资源在数量上的下降，然而却缺乏具有较高专业素养的人员，影响图书馆日常工作的开展。图书馆采编部实行业务外包的原因从人力资源管理来看，主要有两个方面的原因：一为图书馆采编工作范围发生变化，需要引入业务外包的形式帮助采编部的工作。当代图书馆由于使用了大量的现代化网络技术，直接增加了图书馆的工作压力，因此，对采编部来说，其工作性质就变得更为广泛，而人力资源的短缺和工作成本问题始终没有得到很好的解决，无形中加大采编部门的工作压力，而且实行自动化联机服务后，对采编部门的工作专业性有所提升，要求具备分析大量数据的能力，同时还能利用数据生成读者需求，掌握读者阅读的整体走向，这些无疑增加了采编部人力资源管理的压力；二为引入业务外包的管理方式能够有效的降低人力资源的压力。就当代图书馆采编部来说，其日常工作范围增加，专业性提升，因此，需要将不重要的琐碎的事项实行外包，如对图书进行分类、贴标签以及打印条形码等工作，以此来提升工作时的总体效率，同时采编部要将核心的工作保持不变，在保质的基础上降低工作的成本，这是业务外包给图书馆采编部带来的优势。所以图书馆采编部实行业务外包具有必然性[2]。

3 图书馆采编部如何利用业务外包实现发展

尽管图书馆采编部实行业务外包具有必然性，但在具体实行过程中要学会防范风险和发现问题，制定应对措施，更好的将图书馆采编部的业务外包工作落实下来。

3.1 加强对图书馆供应商的把关

图书馆采编部业务外包主要涉及两个方面的关系，一为图书馆采编部；二为供应商。因此，要防范业务外包的风险，促进业务外包工作的开展，就需要对供应书商有一定的了解，包括对外包书商的基本情况、诚信度、有关的业绩方面、人力资源管理概况、服务水平、工作水平以及经营状况形成大致的了解，做好对书商各项情况的把关工作，其中书商的诚信度、工作水平以及经营状况尤为重要，只有与经营状况良好且诚信度高，工作能力强的书商合作，才能达到降低成本，提高工作效率的目的，减少合作风险。

3.2 打造完善的交流机制

图书馆与书商之间要构造沟通的基本桥梁，才能很好的落实工作，减少工作中的失误，提高工作时的效率。沟通是双方及时了解交流信息的有利工具，只有及时的沟通反馈才能提高明白双方的意图，达到相互契合的地步，便于顺利的完成有关工作。采编部实行业务外包后更要做好及时的沟通与交流的工作，如验收图书的方法、转换格式的要求以及查重、编录数据的依据等方面，便于供应商理解采编部工作的意图，同时采编部也能很好的掌握供应商的工作能力。

3.3 制作合同要明确主体责任

业务外包双方要尤其重视合同的签约，因为双方是以合同为外在形式存在的利益共同体，而不是行政隶属的关系，如果不重视合同中的各项事宜，不加强对合同的管理，不明确双方的主题责任，则可能在具体的实行中具备较大的风险，存在合作的问题，因此，需认真制定合同，合同的内容要具备可行性，能够保障双方的权益，明确有关的责任，说明需要履行的义务以及需要遵守的原则等[3]。

3.4 提升工作质量验收的能力

图书馆采编部门要提升对外包业务的验收能力，提高外包业务的质量，因为只有高质量的外包业务才能促进双方的有效合作，而且验收工作也是采编部门必须要做的工作，但业务外包后的验收与传统的验收存在差异，要求不仅对图书的各项信息验收、还要对图书的编目以及条形码、标签等实行检查工作，并且还要提升验收数据的能力，减少图书编号错乱现象的发生。

4 总结

当代图书馆在现代化网络技术的支持下，在采编部门实行业务外包的经营管理模式，而采编部实行业务外包的管理模式主要是因为要顺应时代发展的要求，同时还要环节人力资源紧张带来的问题，同时业务外包给图书馆带来了发展的优势，降低经营管理的成本，提高日常工作的效率，因此，需防范风险，加强业务外包的工作。

参考文献

[1]张华.图书馆采编业务外包风险及控制研究[J].河南图书馆学刊，2016，36（11）：78-80.

[2]李文娟.浅析当代高校图书馆采编部业务外包的必然性[J].科技与生活，2010（4）：205-205.

[3]谢丹阳.浅谈图书馆采编业务外包存在的问题及对策[J].科学技术创新，2017（13）：256-256.