浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策

摘 要：我党长期重视干部人事档案工作，事业单位的人事档案管理为干部队伍建设和领导人事决策提供参考依据，是组织人事工作的重要组成部分，同时也是人事管理的基础性工作。党的十九大关于全面从严治党、从严管理干部作出了新的要求和部署，随着事业单位管理体制改革的不断深入，传统的人事档案工作方法自身具有一定的约束性，在一定程度上阻碍了档案管理工作的创新和发展。基于此，本文对事业单位人事档案管理现状进行了初步的研究，找出其在实际管理期间存在的不足，并结合事业单位发展现状提出解决方案，以便于更好的为干部人事工作服务。

关键词：事业单位；人事档案；管理

人事档案作为一项重要的人事制度，是考察了解、选拔使用干部的基本依据，是有效评价事业单位干部职工的重要途径。然而传统的人事档案制度已经跟不上社会发展的脚步，与我国社会经济体制之间也存在着的较大的差距。只有将人事档案管理工作进行不断的创新完善才能改变这一现状，事业单位人事制度改革工作也是人事档案管理在未来发展的必然趋势。

1 事业单位人事档案管理概述

事业单位是保障社会正常运行的服务支持系统，提供公共事业的基础服务产品，是一项特殊的政府组织机构。事业单位在发展过程中主要通过行政机关的形式进行管理，从而提升事业单位的公益性、行政性特点。人事档案管理工作，是事业单位按照《干部档案工作条例》的要求，收集、整理、鉴别、保管、识别、统计、提供和利用干部人事档案的管理工作过程。主要由思想品德、考核鉴定、工作业绩、政治面貌、工作履历、教育培训、奖惩情况、职务任免、职称评聘、工资信息、社会关系及家庭成员信息等多个方面形成的原始书面记录，历史的、真实的、全面客观的反映干部职工个人在参与社会活动的各个方面中的现实表现，是干部人事管理和领导人事决策的重要参考依据。建立和完善保管制度是有效保存人事档案的关键。按照《干部档案整理工作细则》的要求，首先是材料归档系统，人事档案资料应及时收集归档，通过严格的鉴别审查确定材料是否符合档案要求，根据材料的性质和内容进行分类排序，确定档案的具体位置后在目录中填写材料和相关内容的名称。其次是检查验证系统。检查和检验是确保人事档案的完整性和安全性的重要手段。检查的内容是多种多样的，包括人事档案本身的检查，特别是完整性和真实性的鉴别，确保人事档案材料的完整翔实，可信可靠。其次是人事档案存放环境的安全检查，如检查纸质材料腐烂蛀虫、存放库房防火防霉等情况。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案信息安全性较低。安全保密是事业单位档案管理的基本原则，干部人事档案管理本身具有政治性，必须遵从机要保密的要求。部分事业单位在保管、查阅、转递的过程中没有足够重视，一旦信息内容扩散则会产生较大负面影响。随着互联网、智能手机的飞速发展和普及，电脑中储存的人事档案信息极易受到偶然或恶意的破坏、更改和泄露，解决网络安全问题显得尤为迫切。

2.2 人事档案管理规范性较差。干部人事档案管理工作有严格的政治性和政策性，直接关系到组织人事工作的开展，影响着各级单位领导班子和干部队伍建设。部分单位领导对档案管理的不够重视，将人事档案管理与材料存放混为一谈。有的事业单位管理体制漏洞较大，在人事档案查阅、借调、转递等环节中工作制度不够健全，造成干部资料鱼龙混杂、个人信息弄虚作假。再有就是受管理水平的限制，没有掌握现代化档案管理科学手段，没有准确抓住人事档案材料形成的规律和特点，思想观念陈旧，以致影响人事档案的利用效果。

2.3 人事档案信息化建设薄弱。现阶段，很多事业单位对人事档案信息化没有引起足够重视，信息化建设进程相对缓慢。传统的管理方式，人工成本较高，保密性不强，查找利用率低下，影响纸质材料保存寿命。由于硬件设施投入不足，软件功能开发利用欠缺，没有建立起便于查找、动态更新、及时维护的数字档案库和人才数据库。

2.4 档案管理体制相对滞后。受现有事业单位人事管理制度的约束，各事业单位内部的组织人事部门自行管理人事档案，机制相对封闭保守，不利于公众监督。一些事业单位考虑自身发展和其他影响，卡住人事档案关口不放，造成不利于人才合理流动的局面，对人才优化竞争有一定阻碍，制约人力资源配置市场化的发展趋势。

2.5 档案管理人员综合素质有待提高。受人员经费等因素的制约，事业单位很少配备专职的档案管理人员，多数为组织人事部门工作人员兼任，大部分没有经过专业系统的档案管理知识培训，对人事档案的严肃性、重要性认识不足，档案的收集整理、审核鉴别、归档装订等业务不够精通。加之人事档案管理岗位平淡，薪酬待遇得不到体现，干事创业的责任意识不够强烈，对人事档案管理的重视程度不足。

3 事业单位人事档案管理有效措施

3.1 提高档案管理的安全性。首先，应当加强人事档案管理专项经费投入，配套建立干部人事档案专用库房，改善人事档案存放的物理条件，建立完善的档案安全保护措施，达到防火、防虫等“八防”要求，提升办公硬件需要和档案安全管理环境。其次，要提高网络信息系统的安全，健全软硬件多层网络防御体系，通过设定机要权限进行访问控制，加强密级认证，完善监控系统，及时做好信息备份和恢复，做好网络安全防护工作。

3.2 建立干部人事档案长效审核制度。积极落实干部人事档案专项审核工作，将集中排查和专项审查转变为经常性工作，坚持做好日常的规范管理。突出严肃性，强化监督审核机制，严格按照政策规定和程序开展工作，坚持干部人事档案工作长期化、动态化管理，确保干部人事档案材料的真实性和完整性。

3.3 加快事业单位人事档案信息系统建设。随着现代科学技术的迅猛发展，人事档案的信息系统建设更显得尤为重要。建立人事档案管理系统和数据库，一方面可以扩大人事档案的信息利用率，另一方面更长久安全地延长档案保存寿命。特别是在人事檔案的查阅、检索、统计、分析和资料打印等信息输出方面凸显功能强大，以便于更快更好的发挥人事档案的基础作用，为干部人事管理和领导人事决策提供服务。

3.4 试行档案管理工作劳务外包机制。社会主义市场经济的充分发展，专业化分工越来越细，人事档案管理工作尝试建立社会化协作的劳务外包势在必行。专业的人力资源机构在签订保密协议的前提下，可以承担起人事档案管理中材料整理、粘贴、排序、装订等大量繁琐枯燥工作。试行市场化的人事档案托管，或者是整理环节的劳务外包，这样的社会化管理模式可以极大的提高组织人事部门工作效率。

3.5 强化档案管理人才队伍建设。加强干部档案工作队伍建设任重而道远，档案管理工作人员必须具备对党绝对忠诚的政治素质，严守组织工作纪律。事业单位首先应当优选配备思想政治素质过硬的同志专职担任档案工作，同时又要做好充实调整。其次，要加大业务培训力度，培养严谨细致、爱岗敬业的作风，始终保持甘于奉献的精神。最后，单位要在政治上、生活待遇上关心爱护档案工作人员，对履职尽责、严谨务实的人事档案管理人员应适当给与鼓励和表彰，提高工作认同感和参与度。综上所述，新时代和新形势下的事业单位干部人事档案管理，应当坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神武装头脑，牢记“档案工作姓党”的政治使命，坚持以改革创新的精神推动事业单位人事档案管理，更好的为干部人事工作服务。

参考文献

[1]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，05：166-168.

[2]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016，08：173.

[3]倪刘根.我国事业单位档案管理的现状与发展对策研究[J].档案学通讯，2012，05：86-89.

[4]袁黎黎.我国中小事业单位银行信用风险管理研究[D].西南财经大学，2013.

[5]胡亚林.儒家管理思想视角下汽车制造企业档案文化建设研究[D].安徽大学，2015.

作者简介

陶刚（1979-），男，安徽省合肥市人，汉，职称：政工师，本科。研究方向：思想政治工作，干部人事队伍建设。